Berichten

Hoe kan ik in Exact Globe de Engelse benaming van een artikel, afdrukken op een factuur?

/in /door

Het kan voorkomen dat u een Engelstalige klant heeft, waarbij de Engelse benaming van een artikel op de factuur dient te worden getoond. Aan de hand van de volgende stappen kunt u dit doen.

  1. Ten eerste dient u in te stellen dat er meerdere talen gebruikt kunnen worden in de zoekvensters. Via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene-instellingen, Omschrijvingen in zoekvensters] kan de taal ‘English’ geselecteerd voor de omschrijvingen/omschrijvingen in zoekvensters.
  2. Hierna is het mogelijk om één of meerdere taalomschrijvingen in te voeren in onderhoud van een artikel.
  3. Vervolgens dient er op de factuurlay-out ook nog ingesteld te worden dat de omschrijvingen van de artikelen in het Engels worden getoond. Om de Engelse benamingen weer te geven, is het aan te raden om een nieuwe lay-out aan te maken, op basis van een bestaande lay-out.  Dit kunt u doen via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen]. Klik op het loepje achter de factuurlay-out. Klik de lay-out aan en kies voor ‘Bewerken’. Kies vervolgens voor [Bestand, Bewaren als] en sla de lay-out op onder een nieuwe naam en nieuwe omschrijving.
  4. Daarna gaat u naar [Bewerken, Lay-outinstellingen] en zet de ‘Taal van de omschrijvingen’ op ‘English’.
  5. Vervolgens kunt u het veld ‘Omschrijving artikelbestand’ toevoegen op de lay-out via [Bewerken, Toevoegen, Databaseveld, Artikelblok]. Sleep het veld naar de juiste positie en verplaats of verwijder eventuele onderliggende velden, zodat deze niet samen met dit veld worden afgedrukt.
  6. Klik op ‘Bewaren’ om de lay-out te bewaren.
  7. Vervolgens kunt u deze layout koppelen aan de Engelstalige klant door te klikken op het icoon ‘Lay-outs aan debiteuren koppelen’ , achter het loepje van de factuurlay-out bij [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen]. Klik op de betreffende debiteur en kies voor ‘Wijzigen’. Selecteer de naam van de nieuwe lay-out en kies voor ‘OK’.
  8. Daarna kunt u voor deze debiteur een factuur aanmaken waarbij u het artikel met de Engelse omschrijving gebruikt.
  9. Bij [Factuur, Invoer, Afdrukken/ Verwerken] kunt u op tabblad ‘Geavanceerd’ de optie ‘Debiteurenlay-out koppelingen’ aanvinken, of de nieuwe lay-out selecteren in veld ‘Lay-out’.
  10. Vervolgens toont de (voorbeeld-)factuur de lay-out met de Engelse artikelomschrijving.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe Next een standaard lay-out definiëren

/in /door

In Exact Globe Next kunt u zelf bepalen hoe de lay-out van uw facturen, orderbevestigingen, pakbonnen, bestelbonnen, etc eruit zien. Deze lay-outs kunt u aan uw debiteuren/crediteuren koppelen. Per debiteur/crediteur kunt u aangeven welke lay-out u als standaard voor die debiteur/crediteur wilt gebruiken. Wanneer u een nieuwe lay-out heeft gemaakt kunt u deze aan een aantal debiteuren koppelen door via het onderhoud van die debiteuren de betreffende lay-out te selecteren. U kunt echter ook vanuit [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen] aangeven aan welke debiteur u allemaal een specifieke lay-out wilt koppelen. Via het menupad kiest u achter de betreffende lay-out voor , waarna u de debiteuren kunt selecteren om vervolgens met de knop ‘Wijzigen’ een lay-out aan die debiteuren te koppelen.

Bron: Exact Support Blog

Welke instellingen zijn van belang voor het e-mailen van salarisslips?

/in /door

Wanneer u de salarisstroken wilt e-mailen naar uw medewerkers, dan dient u rekening te houden met de volgende instellingen:

  • Via [Salaris, Personeel, Onderhouden] kunt u de medewerker openen. Zorg ervoor dat er aan de rechterkant, in de sectie ‘Dienstverband’ een e-mailadres ingevuld staat. Het veld voor het e-mailadres aan de linkerkant kan voor een privé e-mailadres gebruikt worden
  • Via [Salaris, personeel, onderhouden, tabblad salaris, salarisgegevens] dient u op het tabblad ‘Algemeen’ bij de regel e-mailadres aangeven naar welk e-mail adres de salarisstroken gemaild dienen te worden. Let hierbij op dat u dit in de juiste periode aanpast.
  • Via [Systeem, Algemeen, Gebruikersinstellingen] kunt u op het tabblad ‘Uitvoer’ kiezen voor het juiste e-mail programma, bijvoorbeeld ‘Outlook’.

Vervolgens kunt u, nadat de boekingen zijn berekend en gefiatteerd, gaan naar [Salaris, Invoer, Afdrukken / Verwerken], hier kiest u bij ‘Verwerken’ voor de optie ‘Definitief’ en bij ‘Uitvoer’ voor ‘E-mail’

Nu zullen de stroken naar de betreffende e-mailadressen worden gestuurd. Indien er geen e-mailadres ingegeven staat bij de medewerker zal de salarisstrook geprint worden.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik in Exact Globe aan een lay-out een tweede en/of vervolgpagina toevoegen?

/in /door

U kunt aan de hand van de volgende stappen een tweede en vervolgpagina toevoegen aan een lay-out:

  • Ga naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen].
  • Klik hier op het vergrootglas achter de betreffende lay-out.
  • Selecteer nu de gewenste lay-outcode.
  • Klik nu op ‘Bewerken’.
  • Via [Bewerken, Lay-outinstellingen] kunt u nu bij aantal pagina’s 2 instellen.

5-11-2013 7-25-45

Wanneer u deze instelling op ’2′ zet kan een lay-out op meerdere pagina’s worden afgedrukt. Er is in dit geval alleen een verschil tussen de eerste en de vervolgpagina’s. De vervolgpagina’s maakt u op, op basis van de tweede pagina.

Om de opmaak vervolgpagina’s te bewerken selecteert u boven in het scherm ‘Pagina 2′.

Bron: Exact Support Blog

Welk e-mail adres wordt er gebruikt in Exact Globe Next

/in /door

Op verschillende plekken in Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om de gegevens per e-mail te versturen. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan het mailen van een factuur of een orderbevestiging. Afhankelijk van welke gegevens u mailt kunnen er verschillende e-mailadressen worden voorgesteld. U kunt per relatie immers op verschillende plekken een e-mailadres definiëren:

  1. Het hoofd e-mail adres van de relatie. Vaak is dit een info adres zoals bijvoorbeeld info@macbeancoffeeworld.com. In de eenvoudige modus van de debiteur of crediteur kunt u het hoofd e-mailadres terugvinden op het tabblad ‘Basis’ in de sectie ‘Algemeen’, na het selecteren van de optie ‘E-mail’ bij ‘Adrestypen’. Vraagt u de debiteur/crediteur in de geavanceerde modus op, dan kunt u het hoofd e-mailadres terugvinden op het tabblad ‘Basis’ in de sectie ‘Adres’ bij het adrestype ‘E-mail’.
  2. Het e-mail adres van de hoofdcontactpersoon. Dit kunt u terugvinden op het tabblad ‘Contact’ bij het onderhoud van de hoofdcontactpersoon. Dit is de contactpersoon waarbij de optie ‘Hoofd’ is aangevinkt.
  3. Het e-mailadres van de financiële contactpersoon. Dit kunt u terugvinden op het tabblad ‘Contact’ bij het onderhoud van de hoofdcontactpersoon. Dit is de contactpersoon waarbij de optie ‘Financiële contactpersoon’ is aangevinkt.
  4. Het e-mailadres van de contactpersoon die is gekoppeld aan het factuuradres. Dit kunt u terugvinden door via het tabblad ‘Contact’ bij het onderhoud van de relatie, het onderhoud van de betreffende contactpersoon te openen. Bij het onderhoud van het factuuradres kunt u de contactpersoon aan het factuuradres koppelen.

In onderstaand overzicht kunt u zien wanneer welk e-mailadres wordt gebruikt:

Hoofd e-mail adres    E-mail adres
Hoofd contactpersoon		 E-mail adres
Financiële contactpersoon		 E-mail adres
Contactpersoon factuuradres
Financieel
Betalingsherinneringen Vinkje*1 Vinkje*1
Debiteurenafschriften Vinkje*1 Vinkje*1 Vinkje*1
Cash Flow
Betalingsspecificatie Vinkje*2 Vinkje*2
Factuur
Factuur Vinkje
Factuurhistorie Vinkje
Order
Verkoopraamcontracten bevestigen Vinkje*3 Vinkje*3
Verkooporders en RMA orders bevestigen Vinkje*3 Vinkje*3
Verkooporders en serviceorders afdrukken / Verwerken Vinkje*3 Vinkje*3
Service
Serviceorders bevestigen Vinkje*3 Vinkje*3
Realisaties verwerken Vinkje*3 Vinkje*3
Inkoop
Bestellingen en RTV orders afdrukken Vinkje*3 Vinkje*3
CRM
Offerte Vinkje*3 Vinkje*3
Document Vinkje*3 Vinkje*3
  • 1 = Bij het afdrukken kunt u een selectie maken op het soort contactpersoon waar naartoe de e-mail verstuurd dient te worden.
  • 2 = In eerste instantie wordt gekeken naar het hoofd e-mail adres van de relatie. Is er geen hoofd e-mail adres opgegeven dan wordt het e-mailadres van de hoofdcontactpersoon gebruikt.
  • 3 = In eerste instantie wordt gekeken naar de hoofd contactpersoon van de relatie. Is er bij de hoofd contactpersoon geen e-mailadres gedefinieerd dan wordt het hoofd e-mail adres van de relatie gebruikt.

Bron: Exact Support Blog