Berichten

Een jaaropgave aanmaken in Exact Globe Next

/in /door

De jaaropgave die u aan uw werknemer dient te verstrekken, kunt u aanmaken via het menupad [Salaris, Aangiften, Jaarlijks, Jaaraangifte werknemer]. Exact Globe Next ondersteunt vijf verschillende jaaropgaven. De voorbedrukte jaaropgave van de Belastingdienst is komen te vervallen. Hoe u de verschillende overzichten kunt uitdraaien wordt in deze blogpost behandeld.

Exact voorbedrukte jaaropgave
In Exact Globe Next kunt u hetzelfde voorbedrukte formulier voor de jaaropgave gebruiken als afgelopen jaren. Als u deze voorbedrukte formulieren gebruikt, kunt u de jaaropgave werknemer al afdrukken voordat u de eindejaarsversie heeft geïnstalleerd. Wettelijk gezien is het niet langer noodzakelijk de code ‘premie volksverzekeringen’ te vermelden op de jaaropgave. Vanuit Exact is echter besloten deze nog steeds te tonen en alleen de toelichting te veranderen. Deze toelichting wordt niet gebruikt om de afgedrukte code te verklaren.

U kunt in het onderhoud van de salarislay-outs via het menupad [Systeem, Instellingen, Algemeen, Documentinstellingen, HRM, Jaaropgaven] de instellingen voor de Exact-jaaropgave opgeven. Hiervoor selecteert u de optie ‘Jaaropgave’ en de regel ‘Voorbedrukt’. Vervolgens kiest u voor ‘Bewerken’. U kunt onder meer de positie van de NAW-gegevens van werknemers opgeven, zodat deze correct voor de vensters van de enveloppen worden afgedrukt.

De voorbedrukte formulieren zijn te bestellen via www.exact.nl/software/salarisslips. Voor vragen over het bestellen kunt u contact opnemen met de afdeling Verkoop, telefoonnummer 015 – 711 51 00.

Jaaropgave werknemer op blanco A4-formaat
U kunt de jaaropgave voor de werknemer op blanco A4-formaat papier afdrukken wanneer u kiest voor type ‘A4’. U kunt aangeven of u de onbelaste onkostenvergoeding, geboekt op het component type ‘Nettotoeslag onkostenvergoeding’, wilt opgeven. Als u de optie ‘Onkostenvergoeding vermelden’ niet aan vinkt, wordt geen bedrag vermeld.

Wettelijk gezien hoeft de ‘Code premie volksverzekeringen’ niet meer afgedrukt te worden op de jaaropgave. Deze wordt echter nog wel op de A4-jaaropgave afgedrukt. De toelichting wordt hierbij niet meer gebruikt om deze code te verklaren.

Document Exact e-Synergy
Een derde optie voor het afdrukken van de jaaropgave is het aanmaken van een document in Exact e-Synergy. In dat geval wordt de jaaropgave direct als HTML-document gekoppeld aan de werknemerskaart van de specifieke werknemer. Deze optie is alleen beschikbaar voor klanten die over Exact e-Synergy beschikken en een koppeling hebben met Exact Globe Next. Als dit niet het geval is, krijgt u de melding ‘Niet gevonden web-adres’.

E-mail
Een vierde optie is het versturen van de jaaropgave per e-mail naar uw medewerkers. Hiervoor wordt de instelling voor het e-mailen uit de salarisgegevens van de medewerker gebruikt. U kunt kiezen om de salarisslip en jaaropgave niet te e-mailen, dan dient de instelling op ‘Niet mailen’ te staan. Om de salarisslip en de jaaropgave te e-mailen naar het e-mailadres dat op tabblad ‘Algemeen’ in de sectie ‘Dienstverband’ van het onderhoud van de medewerker is opgegeven, dient u de optie ‘Dienstverband’ te selecteren. Deze optie is standaard geselecteerd. De salarisslip en jaaropgave werknemer worden verstuurd naar het e-mailadres dat in de sectie ‘Persoonlijk’ van tabblad ‘Algemeen’ in het onderhoud van de medewerker is ingevuld als de optie ‘Persoonlijk’ is geselecteerd. Deze instelling kunt u opvragen via het menupad [Salaris, Personeel, Onderhouden], tabblad ‘Salaris’, knop ‘Salarisgegevens’, ‘Tabblad ‘Algemeen’. Het gaat om de salarisgegevens van de laatste periode in 2014 die bij de medewerker aanwezig is.

Standaard is de optie ‘Dienstverband’ geselecteerd. Wanneer de optie ‘Niet mailen’ is geselecteerd of wanneer er geen e-mailadres aanwezig is wordt de salarisslip op het scherm getoond en kunt u deze afdrukken.

Zorg ervoor dat u ook de instelling in menupad [Systeem, Algemeen, Gebruikersinstellingen, Tabblad Uitvoer] juist heeft staan.

PDF (print) / PDF (E-mail)
Deze opties zijn beschikbaar vanaf loonjaar 2013 en bieden u de mogelijkheid om de jaaraangifte werknemer in PDF formaat af te drukken of per e-mail te versturen aan de werknemers. U kunt deze lay-outs (PDF_MAIL en PDF_PRINT) onderhouden via het veld ‘Jaaropgaven’ in de documentinstellingen. Naar welk e-mailadres de PDF aangifte wordt verstuurd is afhankelijk van de instelling ‘E-mailadres’ zoals gedefinieerd in de salarisgegevens (tabblad ‘Algemeen’). Wanneer de optie ‘Niet mailen’ is geselecteerd of wanneer er geen e-mailadres beschikbaar is wordt de aangifte op het scherm getoond. Dit werkt op dezelfde wijze als bij de salarisslips.

Tip: Voor meer informatie over de eindejaarsverwerking Salaris, kunt u het Stappenplan Eindejaarsverwerking Salaris raadplegen.

Bron: Exact Support Blog

Jaarloonopgaaf 2013 versturen in Exact Globe Next

/in /door

De Belastingdienst kan u uitnodigen om de jaarloonopgaaf over 2013 in te zenden. De jaarloongegevens worden door de Belastingdienst uitgevraagd omdat de polisadministratie, die door het UWV wordt opgebouwd met de werknemersgegevens uit de loonaangiften, voor een deel van de werknemersgegevens niet geschikt is voor de processen van de Belastingdienst. Dit heeft tot gevolg dat de Belastingdienst verschillende processen, als het definitief toekennen van toeslagen, niet of alleen met vertraging kan uitvoeren en aan u zal vragen de jaarloonopgaaf over 2013 aan te maken en in te zenden.

De jaarloonopgaaf moet de gegevens bevatten zoals die bekend zijn op het moment van aanmaak van het bericht, dus inclusief de eventuele correcties die al in 2014 over 2013 zijn ingezonden.
De jaarloonopgaaf kunt u inzenden van 1 april tot en met 1 mei 2014 en hoeft u alleen in te zenden als u hier door de Belastingdienst voor uitgenodigd wordt. U zult van hen dan een brief ontvangen.

Om de eenmalige uitvraag over 2013 te kunnen genereren kunt u in de eindejaarsversie 2013/2014 van uw Exact-pakket de jaarloonopgaaf over 2013 aanmaken.

  • Exact Globe Next: Via menupad [Salaris, Aangiften, Jaarlijks, Jaarloonopgaaf] kunt u rechtsbovenin het loonjaar op 2013 zetten. Met de knop ‘Aanmaken’ kunt u de jaarloonopgaaf aanmaken. Deze moet nog verwerkt en verzonden worden, op dezelfde manier als de reguliere loonaangifte. De jaarloonopgaaf over 2013 is beschikbaar vanaf de eindejaarsversie (product update 407 of product update 406 van 9 januari 2014 of later).
  • Exact Online Salaris: U kunt de jaarloonopgaaf aanmaken via het menupad [Medewerker > Salaris > Loonaangifte]. De knop ‘Jaarloonopgaaf’ is actief nadat u het aangiftejaar op 2013 heeft gezet. Vervolgens kunt u de stappen doorlopen, deze zijn gelijk aan het aanmaken van de loonaangifte.
  • Exact Globe 2000*: De eindejaarsversie, die beschikbaar is gekomen op 18 november 2013, dient geïnstalleerd te zijn en het standaard loonjaar dient op 2013 te staan. Vanuit menupad [Salaris, Aangiften, Jaar, Jaarloonopgaaf] kunt u vervolgens de jaarloonopgaaf aanmaken.
  • Exact (Globe) voor Windows*: Vanuit menupad [Salaris, Aangiften, Jaaraangiftes, Jaarloonopgaaf] kunt u de jaarloonopgaaf aanmaken. Deze kunt u op dezelfde wijze als de loonaangiften verzenden. Aandachtspunten zijn dat de eindejaarsversie geïnstalleerd moet zijn en als standaard loonjaar 2013 ingesteld is. De eindejaarsversie is versie 3.82.2 en is beschikbaar gekomen op 18 november 2013.
  • Exact voor Dos*: Via pad [LJJ] kan de jaarloonopgaaf over 2013 aangemaakt worden als het standaard loonjaar 2013 is. De jaarloonopgaaf kunt u net als een reguliere loonaangifte van 2013 verzenden. Tevens dient de eindejaarsversie geïnstalleerd te zijn, 7.32.10 en deze is sinds 18 november 2013 beschikbaar.

*De ondersteuning op deze drie productlijnen is gestopt, maar u kunt nog wel de jaarloonopgaaf over 2013 aanmaken als u door de Belastingdienst daarvoor uitgenodigd bent.

Bron: Exact Support Blog