Berichten

Tip: Een relatie koppelen aan een intern project in Exact Globe

/in /door

Doorgaans wordt er bij een intern project niet gefactureerd aan een debiteur. Het is echter wel mogelijk om een relatie aan een intern project te koppelen. Deze relatie kan bijvoorbeeld een (toekomstige) klant, leverancier, of medewerker zijn.

Via het menupad [Projecten, Projecten, Projecten onderhouden] kunt u de relatie koppelen door rechts bovenin het scherm te klikken op het icon Project_relatie. Vervolgens kunt u de relatie selecteren die u toe wilt voegen, of een nieuwe aanmaken.

Verkooporder genereren
Op het moment dat de relatie wordt toegevoegd aan een bestaand project, wordt de melding ‘Verkooporders genereren?’ getoond. Indien u op ‘OK’ klikt, wordt er een verkooporder gegenereerd en komt de melding ‘Verkooporders genereren: Gelukt’. De verkooporder zal vervolgens de omschrijving en onze referentie ‘From : Internal project’ krijgen. Dit kan eventueel aangepast worden in de order zelf.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Synergy een document aan een medewerker koppelen zonder dat deze het kan inzien

/in /door

In Exact Synergy kan het nodig zijn een document aan een medewerker te koppelen, waarbij het niet de bedoeling is dat deze het document zelf kan inzien. Betreft het een medewerker-specifiek document, wat normaalgesproken op beveiligingsniveau 100 wordt opgeslagen, dan kan de gekoppelde medewerker het document echter zelf altijd inzien.

Alleen als het beveiligingsniveau van een document hoger is dan het beveiligingsniveau van een medewerker, zal deze het document niet kunnen inzien, ook al is de medewerker aan het document gekoppeld. Dus bijvoorbeeld een document op niveau 11 kan een medewerker die zelf niveau 10 heeft niet inzien, ook al is hij zelf als medewerker aan het document gekoppeld.

Enige uitzondering hierop is beveiligingsniveau 100, medewerker specifiek. Een medewerker kan wel alle documenten van niveau 100 zien waar hij zelf aan gekoppeld is, ook al is dit niveau hoger dan zijn eigen beveiligingsniveau.

Het beveiligingsniveau van het document kunt u definiëren bij het aanmaken of bewerken van het document. Het beveiligingsniveau van de medewerker kan gedefinieerd worden in de sectie ‘Organisatie’ bij het onderhoud van de medewerker.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Synergy bijlagen koppelen aan een verzoek

/in /door

In de definitie van een verzoek kunt u definiëren welke velden in het verzoek worden getoond. Zo kunt u bijvoorbeeld het veld ‘Document’ toevoegen, waarmee u een document kunt koppelen aan een verzoek.

Wanneer u een bestand, bijvoorbeeld een Word document of een PDF document aan een verzoek wilt koppelen, kunt u dit doen door het bestand te koppelen aan een document, en vervolgens dit document te koppelen in het verzoek.

Het is echter ook mogelijk om het bestand rechtstreeks aan het verzoek te koppelen. Hiervoor dient u in de verzoekdefinitie het veld ‘Bijlagen’ toe te voegen.

In een verzoek waarin dit veld aanwezig is kunt u met de knop ‘Bladeren’ meerdere bijlagen één voor één selecteren. Na het bewaren van het verzoek zijn de bijlagen aan het verzoek gekoppeld, en kunt u deze vanuit het verzoek ook openen en bekijken, of indien gewenst verwijderen.

Bron: Exact Support Blog

Meerdere artikelen in één keer aan een leverancier koppelen in Exact Globe

/in /door

Door artikelen aan een leverancier te koppelen bepaalt u welke artikelen beschikbaar zijn bij het aanmaken van een bestelling voor die leverancier.

Via het tabblad ‘Inkoop/Verkoop’ van het artikel kunt u de leverancier aan het artikel koppelen. Wanneer u meerdere artikelen in één keer aan een leverancier wilt koppelen kunt u het volgende uitvoeren:

  • Ga naar het selectiescherm van het artikelonderhoud. Bijvoorbeeld via menupad [Inkoop, Artikelen, Onderhouden].
  • Klik op de knop ‘Batch-updates’.
  • Kies bovenin het scherm ‘Artikelen per leverancier’.
  • Bij ‘Traject’ kunt u een selectie maken op de artikelen waaraan u de leverancier wilt koppelen.
  • Bij ‘Wijziging’ vinkt u de optie ‘Toevoegen: Leverancier’ aan.
  • Achter dat veld selecteert u de leverancier die u aan de artikelen wilt koppelen.
  • Vervolgens klikt u op ‘Toon lijst…’.
  • De voorgestelde wijziging wordt nu getoond in Microsoft Excel.
  • In Microsoft Excel gaat u vervolgens naar het tabblad ‘Add-ins’.
  • Hier klikt u op het icoon met de gele ton .
  • Wanneer gevraagd wordt of u de wijzigingen wilt bewaren kiest u voor ‘Ja’.
  • De wijzigingen worden nu doorgevoerd in de betreffende administratie.

Bron: Exact Support Blog

Automatisch een machtiging koppelen bij het invoeren van een factuur of boeking

/in /door

Wanneer u een verkoopfactuur of verkoopboeking invoert kunt u middels de betalingsconditie aangeven dat het bedrag geïncasseerd dient te worden. Via de knop ‘Condities’ in de factuur/boeking kunt u de betalingsconditie koppelen. Wanneer u een betalingsconditie koppelt waarvan de betaalwijze ‘Incasso’ betreft, krijgt de openstaande post die volgt uit de boeking ook de betaalwijze ‘Incasso’.

Voor een SEPA incasso is het van belang dat er een incassomachtiging is gekoppeld aan de openstaande post (termijn). U kunt deze incassomachtiging handmatig koppelen, maar u heeft ook de mogelijkheid om de machtiging automatisch te laten koppelen. Bij het onderhoud van de incassomachtiging kunt u een betalingsconditie koppelen. Het koppelen van een betalingsconditie zorgt ervoor dat deze machtiging standaard wordt gekoppeld bij het aanmaken van een factuur of boeking met deze betalingsconditie.

Wanneer er slechts één machtiging aanwezig is voor de debiteur wordt deze automatisch gekoppeld, ongeacht of de betalingsconditie gevuld is.

Bron: Exact Support Blog

Mailchimp koppelen aan Exact Online!

/in /door

Een nieuwsbrief of een nieuwjaarswens naar al uw relaties versturen?
Sinds kort is dat mogelijk via het CRM menu in Exact Online. De daadwerkelijke ‘campagne’ wordt verstuurd via Mailchimp. Het is dus van belang dat u daar eerst een (gratis) account aanmaakt.

Nadat u bij Mailchimp een account heeft aangemaakt, kunt u daar direct een marketinglijst aanmaken:

Wanneer de marketinglijst gecreëerd is, kunt u in Exact Online een campagne aan gaan maken.
Hiervoor gaat u naar [CRM, Campagnes, Aanmaken] . Vervolgens maakt u in Exact Online een marketinglijst aan via [CRM, Marketing lijsten, Aanmaken].

Let op! De CRM functionaliteit is niet beschikbaar voor Accountancy licenties.

Bij stap 2 kunt u verschillende filters toepassen. Wanneer u bijvoorbeeld alleen relaties wilt bereiken die een bepaald artikel hebben afgenomen, kunt u bij de ‘Verkoophistorie’ een ‘Artikel’ selecteren.
Zo zijn er nog een aantal opties waarop u kunt filteren:

 

 

Bij de volgende stap worden alle gekozen filters weergegeven, waarna u het proces kunt ‘Afronden’. In deze laatste stap dient u in te loggen bij Mailchimp en uw Mailchimp marketinglijst te koppelen.

Wanneer u eenmaal bent ingelogd, kunt u de volgende keer direct de juiste marketinglijst kiezen door op het vergrootglas achter ‘Mailchimp lijst’ te klikken. Op dat moment wordt er een pop-up geopend met alle reeds aangemaakte Mailchimp lijsten.

Door op ‘Bijwerken’ te klikken, worden de gegevens uit Exact Online gesynchroniseerd met Mailchimp en komen de juiste relatiegegevens in uw Mailchimp lijst te staan.

U kunt uw campagne nu via Mailchimp versturen.

Ten slotte dient u in Exact Online de marketinglijst, die u in Exact Online heeft aangemaakt, nog te koppelen aan uw Exact Online campagne.  Om dit te doen volgt u het volgende menu pad: [CRM, Campagnes, Onderhoud, (open de campagne door op de omschrijving te klikken), Bewerken, Marketing lijst].

Uw campagne is verstuurd en staat nu overzichtelijk in Exact Online!

Wanneer er nog dingen onduidelijk zijn kunt u middels de F1 toets in Exact Online de helpdocumentatie opvragen. Uiteraard kunt u ook altijd contact opnemen met de support afdeling middels het vraagteken rechtsboven in Exact Online. Hier kiest u voor ‘Neem contact op’.

Bron: Exact Support Blog