Berichten

Barcodes gebruiken op alle layouts van Exact Online

/in /door

Barcodes zijn afbeeldingen van data die door machines gelezen kunnen worden. Ze worden tegenwoordig aangebracht op vrijwel elk product en met de hulp van een barcodelezer geven ze ons inzicht in de prijs, garantietermijn, bestemming of vluchtnummer. Elk veld op elke layout kan worden afgedrukt als barcode.

Een klein achtergrondverhaal over barcodes

De originele barcode is een lijnenpatroon. Dit is een voorbeeld van een ééndimensionale barcode. Teneinde meer data per vierkante centimeter te bereiken is de tweedimensionale barcode ontwikkeld. We zien ze de laatste tijd wel vaker, zoals de vierkante patroontjes om een website op te zoeken, of op uw elektronische boardingpas. Hoewel 2D codes niet uit lijntjes bestaan noemen we ze ook barcodes.

Verschillende codes zijn ontwikkeld voor verschillende toepassingen. Sommige codes kunnen snel en accuraat gelezen worden, maar bevatten weinig data (zoals de EAN productcode in de supermarkt), en weer andere codes zijn goed in het dragen van veel data, maar ze moeten voorzichtiger gelezen worden (zoals de vierkante QR codes op een etalage). Standaardisatie binnen branches heeft ervoor gezorgd dat barcodes overal voor gebruikt worden. Alle producten in de detailhandel hebben EAN of UPC codes voor de scankassas. Maar bagagelabels op het vliegveld gebruiken Code 25. Meestal zijn codes niet uitwisselbaar dus moeten we de juiste code voor het juiste doel gebruiken.

Exact Online ondersteunt EAN-13, UPC, Code 39 en Code 128. Deze codes hebben een verschillend gebruik zoals we in het onderstaande diagram kunnen zien:

Hoe gebruiken we barcodes in Exact Online layouts?

Barcodes worden behandeld als fonts. Daaruit moeten we niet afleiden dat een barcode een font is: er zijn barcodes waar een extra controlekarakter wordt toegevoegd (om te controleren of de lezer een geldige code waarneemt), of een start- en stopkarakter (om te controleren of de volledige code gelezen is). Het omvormen van uw data in een geldige barcode gebeurt in Exact Online wanneer u een veld op een layout weergeeft als barcode.

In het layout onderhoud ( Layouts) kunt u Velden toevoegen en dan kunt u een barcode toekennen zoals u een font selecteert. U mag hetzelfde veld meermalen toevoegen, bijvoorbeeld de eerste keer als leesbare tekst (Arial) en de tweede keer als barcode. De grootte van de barcode wordt geregeld met de fontgrootte. Denk ook aan het gebruik van de eigenschap ‘kan groeien’ als de barcode niet volledig zichtbaar blijkt.

(Klik om te vergroten)

En nu gaan we ze ook gebruiken

Het is natuurlijk zinloos om barcodes af te drukken als ze niet gebruikt worden. Barcodes kunnen in bestellingen en pakbonnen gebruikt worden omdat de leverancier of klant daar baat bij heeft. Er zijn partneroplossingen voor magazijnautomatisering of voor werkbonnen die gebruik kunnen maken van barcodes. We kunnen barcodes lezen in de Exact Online app om artikelen op te zoeken. En we kunnen barcodes lezen met Smart Shop Floor.

(Klik om te vergroten)

Deze verbeteringen zijn beschikbaar voor layouts in Exact voor Productie en Handel. We horen graag uw feedback over barcodes. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

Bron: Exact

Artikel extra velden voor de werkbon in Exact Online

/in /door

Eind 2017 hebben we de mogelijkheid geïntroduceerd om zelf velden toe te voegen aan de artikelen. We hebben daarbij ook deze velden beschikbaar gemaakt voor de logistieke lay-outs (bestelling, offerte, verkooporder, pakbon en factuur) voor zowel Exact voor Handel als voor Exact voor Productie. Nu zijn deze extra velden ook beschikbaar voor de werkbon lay-out.

Extra velden voor artikelen

Via [Stamgegevens] Artikelen, Extra velden kunnen we zelf velden toevoegen. De beschikbare velden worden getoond en kunnen worden bewerkt op het artikelscherm:

Extra velden op de werkbon lay-out

De artikel extra velden voor het maakartikel kunnen worden getoond in de header van de werkbon. De artikel extra velden voor de materialen kunnen worden getoond in de materiaalregels van de werkbon:

Deze verbeteringen zijn nu beschikbaar in alle edities van Exact voor Productie. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact voor Productie gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

Bron: Exact Support Blog

Exact voor Productie ease of use: Formulieren voor de werkvloer in Exact Online

/in /door

De gebruikelijke methode in Exact voor Productie om informatie naar de werkvloer te brengen zijn documenten en de Smart Shop Floor app. Toch zijn er vaak ook gegevens nodig die niet gemakkelijk in Exact voor Productie onder te brengen zijn, of er is een behoefte om gegevens te verzamelen op de werkvloer door middel van formulieren. Een recente verbetering maakt het mogelijk om formulieren voor te bedrukken met gegevens uit Exact voor Productie.

Een formulier ontwerpen in Exact voor Productie

We kunnen het formulier zelf ontwerpen in een oplossing zoals Visio en het opslaan als een .jpg bestand. Het is een goed idee als het formulier dezelfde lengte en breedte verhoudingen heeft als de lay-out. Dus, als we een A4 formulier willen zullen we het ontwerp van de .jpg daar op moeten afstemmen.

(Klik om te vergroten)

Als we dan met de lay-out in Exact Online aan de slag gaan slepen we het “Briefpapier” op de lay-out en selecteren we ons .jpg bestand. We kunnen nu velden gaan toevoegen als gebruikelijk:

(Klik om te vergroten)

Tekst aan het formulier toevoegen

We kunnen kiezen of we teksten zoals “Kwaliteitscontrole” in de .jpg opnemen of als “Tekst (label)” in de lay-out:

(Klik om te vergroten)

Deze functionaliteit is origineel ontworpen om briefpapier in lay-outs zoals facturen en bestellingen toe te voegen.

Deze verbeteringen zijn beschikbaar in alle edities van Exact voor Productie. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact voor Productie gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

Meer informatie bij Pieter Hamans, pieter.hamans@exact.com

Bron: Exact Support Blog

Een document afdrukken met of zonder lay-out in Exact Synergy ENterprise

/in /door

Via document lay-outs in uw Exact Synergy Enterprise omgeving kunt de lay-out bepalen van uw documenten. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld een lay-out maken die het bedrijfslogo bevat en bijvoorbeeld een standaard opmaak.

De persoon die het document aanmaakt hoeft zich dan niet bezig te houden met opmaak gerelateerde zaken en hoeft slechts de inhoud van het document te bepalen.

Omdat er een koppeling bestaat tussen het door de medewerker aangemaakte document en de lay-out, wordt deze lay-out automatisch toegepast voor het document.

Wanneer het document wordt afgedrukt kan het echter wenselijk zijn om de gegevens van de lay-out weg te laten en alleen de daadwerkelijk inhoud van het document af te drukken.

Dit kunt u eenvoudig instellen via de voorkeuren.

Om dit aan te passen klikt u rechtsboven op de link ‘Voorkeuren’. Vervolgens kunt u op het tabblad ‘Documenten’ bij ‘Afdrukbaar‘ de optie ‘Lay-out’ aan- of uitvinken. Wanneer u de optie aanvinkt wordt de lay-out afgedrukt. Wanneer u de optie uitvinkt wordt de lay-out niet afgedrukt.

Afdruk met lay-out:

 

Afdruk zonder lay-out:

U kunt deze instelling alleen aanpassen wanneer de optie ‘Verplicht’ in de sectie ‘Document’ op het tabblad ‘Bedrijf (Instellingen)’ is uitgevinkt.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Exact Globe Next lay-out velden op een tiende millimeter nauwkeurig plaatsen

/in /door

Indien u gebruik maakt van voorbedrukte formulieren zoals bijvoorbeeld een acceptgiro, kan het noodzakelijk zijn dat u velden op een tiende millimeter nauwkeurig moet kunnen plaatsen. Om dit te kunnen doen dient u bij het onderhouden van de layout onder het menu beeld de optie raster gebruiken uit te zetten.

bl1

Bron: Exact Support Blog

Exact Online: Aanpassen van de lay-out van bankrekening naar IBAN

/in /door

Bij de overgang van BBAN naar IBAN zijn er een aantal aanpassingen nodig. Als eerste is het belangrijk dat u de IBAN gegevens invoert bij uw relaties. Echter wilt u daarnaast ook dat uw eigen IBAN nummer op uw factuur wordt getoond. In deze blogpost leggen we uit hoe u dit aanpast. U kunt ook gebruik maken van de standaard layout die Exact voor u  beschikbaar heeft gesteld. U treft zowel een model aan voor gewone facturen als voor een incassofactuur als u in het lay-out scherm kiest voor Nieuw. Heeft u uw layout zelf opgebouwd of gewijzigd, dan kunt u beter uw layout aanpassen volgens de onderstaande stappen.

Uw lay-out kunt u openen via [Administratienaam, Stamgegevens, Lay-outs, Onderhoud]. Klik door op Verkoopfactuur en op de naam van uw lay-out. Het rekeningnummer wordt vaak in twee verschillende blokken op uw verkoopfactuur lay-out getoond. Voor beide blokken leest u hieronder hoe u het veld kunt aanpassen.

1. Bovenaan in het blok met uw eigen gegevens:

 

Selecteer het grijze blok dat om de eigen informatie heen staat door het aan te klikken. Het blok wordt dan omstippelt. U ziet nu dat naast Toevoegen de knop Velden verschijnt (hier in het geel aangegeven):

002

Klik op de knop Velden, nu krijgt u meerdere velden te zien die u kunt toevoegen. Eén daarvan is IBAN, klik dit veld aan en kies voor Toevoegen. Nu wordt het veld IBAN toegevoegd aan het blok met uw eigen gegevens. U zult zien dat het veld linksboven in wordt geplaatst, u kunt het nu aanklikken en naar de juiste plek verplaatsen en ervoor zorgen dat het veld de juiste grootte heeft. (let op: een IBAN rekening is kan 34 posities bevatten, in Nederland is het nu standaard 18 posities) Het veld dat u zojuist heeft toegevoegd heeft een blauwe omlijning. Dit betekent dat de informatie die erin komt uit de administratie wordt gehaald (we noemen dit ook wel een database veld). In het voorbeeld ziet u ook groene velden, dat zijn tekstvelden. Om ervoor te zorgen dat u dit tekstveld ook kunt toevoegen klikt u weer het grijze blok aan en kiest u voor Tekst (Label). Er wordt een groen veldje toegevoegd, zet deze weer op de juiste plek. Kies dan voor de knop Bewerken, haal de tekst weg en typ: IBAN.

Het blok met uw eigen gegevens ziet er nu als volgt uit:

003

Klik eventueel op de knop Afdrukvoorbeeld om te zien hoe uw lay-out er nu uit komt te zien.

2. Onderaan in het blok met de betalingsinformatie:

004

U ziet hier het veld Bank account, dit wordt gevuld met het bankrekeningnummer uit uw hoofd bankdagboek. Het blok met deze tekst is groen omlijnd en is dus een tekstveld. Klik het gehele groene blok en aan klik op Bewerken.

U zult nu zien dat het blok kunt bewerken, klik het veld Bank account aan en klik op het zwarte kruisje. Klik daarna op de knop Velden naast Toevoegen (als u dit niet ziet dan dient u het veld wellicht nogmaals te bewerken). Zorg ervoor dat uw cursor achter het woord ‘bankrekeningnummer’ staat als u dit doet.  Verplaats nu het veld IBAN van links naar rechts en klik op OK.

005

Zorg er nu voor dat het veld de juiste lettergrootte etcetera heeft. Klik op de knop Afdrukvoorbeeld om te zien hoe uw factuur eruit komt te zien.

Bron: Exact Support Blog