Berichten

Tip: Dubbele relaties verwijderen in Exact Synergy Enterprise

/in /door

Het is belangrijk dat de informatie in uw klantendatabase volledig up-to-date is. Deze data wordt namelijk gebruikt om te communiceren met uw klanten, om analyses uit te voeren en op basis van die statistieken actie te ondernemen, en uiteraard om offertes, facturen en orders te adresseren. Wanneer u dubbele relaties in uw klantendatabase heeft staan, kan dit tot vervelende situaties leiden. Een e-mail kan bijvoorbeeld twee keer verstuurd worden naar dezelfde relatie of een factuur wordt naar een verkeerd adres verzonden waardoor deze niet op tijd wordt betaald, etc.

Om dit soort situaties te voorkomen, heeft u in Exact Synergy Enterprise de mogelijkheid om relaties te ontdubbelen.

Ontdubbelen

Met de functie Ontdubbelen worden gelijkwaardige of identieke gegevens verwijderd of samengevoegd. Deze functie draagt bij aan het creëren van een ‘schonere’ en kleinere database waarbij doublures zo veel mogelijk worden voorkomen. Om relaties te ontdubbelen gaat u naar [Modules ➔ Klanten ➔ Overzichten ➔ Kwaliteitsanalyse ➔ Ontdubbelen].

Screenshot1

In de sectie Hoofdinstellingen dient u bij Samenvoegen aan te geven welke methode u wilt gebruiken voor het ontdubbelen. Wanneer u kiest voorVoorbeeld, dan worden de relaties nog niet meteen samengevoegd, maar dan krijgt u eerst een rapport te zien met de te verwachten resultaten. Wanneer u voor Werkelijke kiest dan wordt het proces definitief uitgevoerd en worden dubbele relaties samengevoegd.

Tevens is het veld Contactpersonen verplicht. Hier kunt u aangeven of u de contactpersonen van de betreffende relatie(s) wilt Samenvoegen of wiltToevoegen. Nadat u alle andere betreffende velden heeft ingevuld kiest u voor Verwerken.

Rollen en rechten

Om relaties te kunnen ontdubbelen heeft u het functierecht 608 – Allows to perform accounts/contact deduplication tasks nodig. Dit recht is standaard aanwezig in de Administrator rol.

Help document

Voor meer informatie over het ontdubbelen van relaties en over de in te vullen velden etc. kunt u dit document raadplegen.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe meerdere artikelen in één keer selecteren

/in /door

Bij het invoeren van facturen of verkooporders kunt u via de F2 toets of het vergrootglas een artikel selecteren. Vervolgens vult u de rest van de order- of factuurregel in en gaat u verder naar de tweede regel.

Hier selecteert u het volgende artikel, enzovoorts.

Wanneer de verkooporder of factuur betrekking heeft op meerdere artikelen kunt u eenvoudig meerdere artikelen in één keer selecteren.

Nadat u op de eerste regel in het artikel veld op de F2 toets heeft gedrukt of op het vergrootglas heeft geklikt, wordt het artikelscherm getoond. In plaats van hier één artikel te selecteren, selecteert u nu alle artikelen die u wilt toevoegen aan de factuur of order.

fact-nl

Vervolgens klikt u op Selecteren en al de geselecteerde artikelen worden toegevoegd aan de factuur/order.

U hoeft vervolgens alleen nog maar de verschillende regels te controleren en/of aan te vullen en kunt de factuur daarna meteen afdrukken.

Bron: Exact Support Blog

Belangrijk bericht m.b.t. het exporteren van salaris journaalposten van Exact Globe en Exact Compact naar Exact Online

/in /door

n Exact Globe en Exact Compact heeft u de mogelijkheid om salaris journaalposten te exporteren naar Exact Online.

Onlangs is er een verbetering doorgevoerd in de wijze waarop Exact Globe Next en Exact Compact communiceren met de Exact Online omgeving. Als een gevolg van deze verbetering dient u ervoor te zorgen dat u minimaal over product update 410SP14 of 411SP10 beschikt en dient u eenmalig de verificatiegegevens te fiatteren.

Het is belangrijk dat u dit uitvoert vóór 1 augustus 2016. Wanneer u dit niet uitvoert kunt u vanaf 1 augustus geen salaris journaalposten meer exporteren van Exact Globe of Exact Compact naar Exact Online.

Voor de uit te voeren stappen zie De verificatiegegevens fiatteren voor het exporteren van salaris journaalposten naar Exact Online.

Wanneer u de verificatiegegevens al heeft gefiatteerd in verband met het elektronisch factureren en/of de automatische uitwisseling van bankbestanden, en in de administratie-instellingen bij Fiattering status een groen vinkje ziet staan, is het niet noodzakelijk om de verificatiegegevens nogmaals te fiatteren. Wel dient u in dit geval te zorgen dat u minimaal over product update 410SP14 of 411SP10 beschikt wanneer u na 1 augustus 2016 nog gebruik wilt blijven maken van het exporteren van salaris journaalposten naar Exact Online.

Bron: Exact Support Blog

Openstaande posten per e-mail verzenden in Exact Globe Next

/in /door

In sommigen gevallen kan het wenselijk zijn om het overzicht met openstaande posten direct per e-mail te versturen. In Exact Globe kunt u zowel de Te vorderen als de Te betalen overzichten per e-mail verzenden.

De volgende overzichten kunnen worden opgevraagd en per e-mail worden verzonden:

  • Ouderdomsanalyse
  • Openstaande postenlijst
  • Historische saldilijst

Om deze overzichten op te vragen gaat u naar [Financieel, Debiteuren, Te vorderen] of naar [Financieel, Crediteuren, Te betalen]. In het submenu kiest u het gewenste overzicht.

Openstaande posten per e-mail verzenden

In het volgende scherm voert u de betreffende criteria in en klikt u vervolgens op Start. Vervolgens zal in een nieuw scherm het gewenste overzicht getoond worden.

Om dit overzicht per e-mail te verzenden, klikt u onderaan de pagina op Exporteren. In het scherm Exporteren dient u in het veld Bestemming de optieMAPI te selecteren.

Screenshot 2

Nadat u op OK heeft geklikt, kunt u de export opties definiëren. Ten slotte kunt u de gegevens van de ontvanger invoeren en de e-mail Verzenden.

Bron: Exact Support Blog

Met de Salariscockpit loonaangiften verzenden via Digipoort

/in /door

Met het menupad [Accountancy, Klanten Informatie, Salaris] kunt u vanuit een  (standaard) administratie van al uw cliënten (debiteuren) die u binnen Exact  Globe onderhoudt, de salarishandelingen overzichtelijk inzien en kunt u de  verschillende handelingen inplannen of gelijk uitvoeren voor een of meerdere  administraties. Hierdoor fungeert de standaardadministratie als een soort cockpit, vanwaar alle salarishandelingen van cliëntenadministraties kunnen
worden beheerd.

Met de Salariscockpit is dus ook mogelijk om de loonaangifte te verzenden voor meerdere administraties tegelijk. Aangezien het vanaf 1 maart 2017 verplicht is om uw loonaangifte via het Digipoort kanaal te verzenden, is dit vanaf product update 411SP9 mogelijk gemaakt voor de Salariscockpit. Deze product update is beschikbaar vanaf 6-6-2016.

Certificaten kopiëren

Voordat de loonaangiften via Digipoort verzonden kunnen worden, dienen alle gekoppelde administraties te worden voorzien van een PKIoverheid-certificaat. In het verleden kon het kopiëren van certificaten via de Salariscockpit worden uitgevoerd. Aangezien het kopiëren van certificaten via hetDigipoort kanaal reeds is verwerkt in de huidige Digipoort functionaliteit van Exact Globe, hoeft u voor kopiëren van uw PKIoverheid-certificaat deSalariscockpit niet meer te openen. U kunt dit uitvoeren in het Aangiftebeheer van uw bron-administratie. Klik hier om te lezen hoe u het certificaat eenvoudig kunt kopiëren naar andere administraties.

Verzenden via Digipoort

Op het moment dat de loonaangiften in de Salariscockpit klaar staan om verzonden te kunnen worden, kunt u de actie Loonaangiften verzendenuitvoeren voor meerdere administraties tegelijk. Vervolgens zal Exact Globe controleren of er een PKIoverheid-certificaat aanwezig is in de betreffende administratie. Indien dit het geval is, dan zal de aangifte via het Digipoort kanaal verzonden worden. Indien er geen PKIoverheid-certificaat wordt gevonden, wordt er gekeken of er een KPN BAPI certificaat aanwezig is. Indien deze wel aanwezig is, zal Exact Globe de loonaangifte via het BAPI-kanaal verzenden.

Let op: Om gebruik te kunnen maken van de salariscockpit dient de module E-Cliëntenbeheer en E-Payrollcockpit opgenomen te zijn in uw
licentie.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe Next een standaard aantal voor uw facturen definiëren

/in /door

Bij het invoeren van facturen kunt u in factuurregels verschillende gegevens invoeren voor de artikelen die u wilt facturen. Hierbij kunt u denken aan het artikel, de prijs van het artikel, het aantal etc.

Veel van deze gegevens, zoals de prijs of de verkoopeenheid, worden al automatisch gevuld. Wanneer u uw artikelen meestal of altijd per een bepaald aantal verkoopt kan het wenselijk zijn dat ook het aantal al wordt voorgesteld bij het invoeren van een factuur.

Dit kunt u eenvoudig doen door in de factuurinstellingen een standaard aantal te definiëren. Hiervoor is het veld Aantal (Standaard) beschikbaar.

factuur-NL

Na het definiëren van deze instelling, wordt voor iedere factuurregel die u invoert het opgegeven aantal automatisch ingevuld. Indien gewenst kunt u tijdens het invoeren van de factuurregel het voorgestelde aantal nog aanpassen.

Bron: Exact Support Blog

Inzicht in heropende verwerkte boekingen in het verwerkt en heropend register

/in /door

Wanneer u een boeking definitief wilt maken kunt u de boeking verwerken. Het kan echter voorkomen dat u achteraf nog iets wilt aanpassen in die boeking. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door de verwerkte boeking te heropenen en de gegevens te wijzigen.

De boeking is dan weer onverwerkt en dient opnieuw verwerkt te worden. Om inzicht te krijgen in de verwerkte boekingen die zijn heropend, kunt u gebruik maken van het register Verwerkt en heropend.

U kunt dit register opvragen via het menupad [Systeem, Financieel, Register, Verwerkt en heropend].

verwerktNL1

Via het filter kunt u een selectie maken op de criteria waarvoor u het register wilt bekijken.

Vervolgens ziet u per dagboek hoeveel boekingen er zijn verwerkt en heropend, en wat het totale bedrag is van de boekingen

Met de knop Zoomen kunt u de onderliggende boekingen bekijken.

verwerktNL2

U ziet dan het boekstuknummer, de onze referentie, de boekingsdatum, de wijzigingsdatum en de bedragen.

Om te bekijken wat er nou precies is gewijzigd in die boeking, kunt u de boeking selecteren en op de knop Transactie klikken. In het transactie overzicht worden dan de oorspronkelijke gegevens en de nieuwe gegevens van de boeking getoond.

verwerktNL3

In de kolom Status kunt u zien of de regel de oorspronkelijke regel (Vervallen) of de nieuwe regel (Geboekt) betreft.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Synergy eenvoudig uren en kosten invoeren door middel van favorieten

/in /door

Bij het invoeren van uren en kosten kunt u verschillende gegevens opgeven zoals het project en de activiteit.

Wanneer u in een bepaalde periode veel dezelfde werkzaamheden uitvoert voor hetzelfde project of activiteit kunt u deze als favoriet markeren op de Uren en kosten pagina.

De informatie die is opgegeven in de kolommen Project, Relatie, Product, Activiteit, Type en/of Artikel worden dan onthouden en automatisch gevuld wanneer u deze pagina een volgende keer opent.

Om een regel als favoriet te markeren klikt u na het invullen van de regel op fav-nl1 Favoriet aanmaken naast de kolom Project.

fav-nl2

Wanneer een regel als favoriet is gemarkeerd, ziet u voor die regel het pictogram fav-nl3 staan.

fav-nl4

Door op  Favoriet verwijderen te klikken kunt u de favoriet verwijderen. Bij het opnieuw openen van de pagina worden de gegevens van die regel dan niet langer automatisch gevuld.

Bron: Exact Support Blog

Snel documenten uploaden in Exact Globe Next

/in /door

In Exact Globe Next kunt u eenvoudig binnengekomen documenten digitaal opslaan en beheren via menu [Financieel, Invoer, Documenten]. Wanneer u werkt met de module E-CRM, kunt u dit doen via [CRM, Invoer, Documenten]. Echter is het ook mogelijk om documenten direct vanaf uw computer te uploaden naar Exact Globe Next, zonder dat u op dat moment in het programma aan het werk bent.

Documenten uploaden
Om direct vanuit bijvoorbeeld de Windows verkenner of vanaf uw bureaublad een document naar Exact Globe Next te verzenden, klikt u met uw rechtermuisknop op het document. Vervolgens kiest u voor ‘Kopiëren naar’ (of ‘Send to’) en klikt u op ‘Exact Globe Next’. Deze snelkoppeling is tijdens de installatie van Exact Globe Next aangemaakt.

Afbeelding1test

Nadat u op ‘Exact Globe Next’ heeft geklikt, krijgt u een scherm te zien waarin u de juiste administratie kunt selecteren.

Afbeelding2
Nadat u de betreffende administratie heeft geselecteerd en op ‘OK’ heeft geklikt, komt u in het scherm om het document op te slaan in Exact Globe Next. Hier kunt u alle document gerelateerde informatie opgeven. Ten slotte kiest u voor ‘Bewaren’ en staat het document in Exact Globe Next.

Afbeelding3

Bron: Exact Support Blog

Exchange Synchronization in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) algemeen beschikbaar

/in /door

Na een succesvolle Controlled Release periode is Exchange Synchronization in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) nu algemeen beschikbaar.

ELIS is een technisch framework voor de integratie tussen Exact Globe Next en Exact Synergy Enterprise en ondersteunt oplossingen die gegevens uitwisselen tussen deze twee producten en eventuele third-party oplossingen.

Exchange Synchronization zorgt voor de synchronisatie van afspraken en verzoeken tussen Microsoft Exchange en Exact Synergy Enterprise.

Vanaf product update 256SP7 is het nu mogelijk om Exchange Synchronization als oplossing te installeren en beheren in ELIS. U dient hiervoor gebruik te maken van versie 5.256.0.5 of hoger van de Exchange synchronization oplossing in ELIS.

Voor meer informatie zie Installatie Exchange Synchronization in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) en Aan de slag met Exact Lightweight Integration Server (ELIS).

Bron: Exact Support Blog