Berichten

Belangrijk bericht voor klanten die updaten naar Exact Globe product update 411, Exact Synergy Enterprise product update 256 en Exact Lightweight Integration Server (ELIS)

/in /door

Dit bericht is van toepassing op klanten die:

  • updaten naar Exact Globe product update 411 van Exact Globe product update 409 of Exact Globe product update 410, en
  • updaten naar Exact Synergy Enterprise product update 256 van Exact Synergy Enterprise product update 254 of Exact Synergy Enterprise product update 255, en
  • Exact Lightweight Integration Server (ELIS) gebruiken als integratie oplossing tussen Exact Globe en Exact Synergy Enterprise


In deze product update van ELIS is het mogelijk voor Exact partners om hun eigen oplossingen te maken voor ELIS. Als een gevolg hiervan is de update procedure voor ELIS deze keer afwijkend. Voor toekomstige product updates kunt u de reguliere update procedure weer volgen.

Na het uitvoeren van de update van Exact Globe next naar product update 411 en van Exact Synergy Enterprise naar product update 256, dient de update van ELIS te worden uitgevoerd via het installatiebestand in de CAB directory van de Exact Synergy Enterprise installatie. De installatie procedure van ELIS is niet aangepast, alleen de locatie van waar de installatie wordt uitgevoerd is anders voor deze product update.

Nadat u ELIS heeft geüpdate, kunnen de oplossingen in ELIS (zoals Exact Integration) op de gebruikelijke manier worden geïnstalleerd. Zorg ervoor dat de producten worden geüpdate, en dat de product update versie in de clients wordt bijgewerkt, door de verbinding te maken met Exact Globe en Exact Synergy Enterprise vanuit het client configuration scherm en de wijzigingen te bewaren. Zorg er ook voor dat de configuratie wordt bijgewerkt naar de meest recente versie van de oplossing.

In verband met wijzigingen in ELIS in deze product update, is het vanaf versie 1.1.23.132 van ELIS, alléén mogelijk om verbinding te maken met Exact Globe product update 411 en Exact Synergy Enterprise product update 256. Het wordt niet ondersteund om met deze versie van ELIS verbinding te maken van lagere product updates van Exact Globe en Exact Synergy Enterprise.

De controlled release fase van product update 411 en 256 start eind november 2015. Algemene beschikbaarheid is gepland in januari 2016.

Bron: Exact Support Blog

Een e-mail vanuit MS Outlook uploaden in Exact Globe

/in /door

In Exact Globe is het mogelijk om e-mails van uw relatie op te slaan in uw administratie als u beschikt over de module CRM. Met de volgende stappen kunt u een e-mail die u in MS Outlook heeft ontvangen, opslaan in Exact Globe.

In MS Outlook dient de menuoptie ‘Exact Globe Next’ aanwezig te zijn op het tabblad ‘Add-ins’. Indien dit niet het geval is, kunt u in MS Outlook (2013, in dit voorbeeld) de volgende stappen uitvoeren:

  • Ga in MS Outlook naar het menu [Bestand, Opties]
  • Klik aan de linkerzijde van het scherm op ‘Invoegtoepassingen’
  • Selecteer onderin het scherm bij ‘Beheren’ de optie ‘Com-invoegtoepassingen’ en klik op de knop ‘Start’ achter het veld
  • Nu kunt u de optie ‘Exact Globe Next Documents Add-in’ aanvinken

In MS Outlook selecteert u vervolgens het betreffende e-mail bericht. Volg dan deze stappen:

  • Klik in MS Outlook op ‘Add-ins’ en dan op ‘Exact Globe Next’
  • Dan klikt u op ‘Save as document’
  • Kies vervolgens de administratie waarin de e-mail moet worden opgeslagen
  • Daarna komt er een pop-up naar voren waarin u de voortgang van het importeren wordt getoond, opgevolgd door een melding dat het document is gegenereerd.

Het document is nu beschikbaar in Exact Globe via [CRM, Invoer, Documenten]. Door het document (de e-mail) te selecteren via knop ‘Selecteren’ en vervolgens te openen via de knop ‘Open’, kunt u een relatie koppelen. De-mail is vervolgens terug te vinden in het onderhoud van deze relatie, op tabblad ‘Documenten’, via de weergave ‘Geavanceerd’.
Indien u niet beschikt over de CRM module, kunt u het document terugvinden via menupad [Financieel, Invoer, Documenten].

Bron: Exact Support Blog

Het adres van uw relatie bekijken op de kaart in Exact Synergy

/in /door

Op de relatiekaart van uw relaties kunt u onder andere de adresgegevens van uw relatie vastleggen. Via de ‘Kaart’ koppeling heeft u de mogelijkheid om de kaart van het adres van uw relatie te openen.

U opent hiervoor een relatiekaart en u klikt op relatie-NL-0.
Vervolgens vinkt u in de sectie ‘Koppelingen’ de optie ‘Kaart’ aan en klikt op bewaren.
Wanneer u vervolgens de relatiekaart weer opent, ziet u dat achter het adres de hyperlink ‘Kaart aanwezig is.

relatie-NL-1

Wanneer u op deze hyperlink klikt wordt een kaart geopend in de webbrowser met daarop de locatie van uw relatie. Vanuit deze pagina kunt u vervolgens een routebeschrijving opvragen naar deze relatie.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe een parttime rooster definiëren

/in /door

Het komt vaak voor dat medewerkers parttime willen gaan werken. Het is handig om dit goed te kunnen registreren. In Exact Globe Next kunt u dit doen als u over de HR en/of Salarismodule beschikt.

Het bedrijfsrooster
Ten eerste is het van belang om het bedrijfsrooster van de organisatie te definiëren. Dit kunt u doen via [Systeem, Algemeen, Landen, Rooster]. In het onderhoud van het standaard werkschema kunt u de algemene werktijden van het bedrijf invullen. Dit werkschema zal dan voor alle medewerkers van toepassing zijn.

Aanpassingen per medewerker
Indien u een medewerker heeft met een parttime rooster, kan dat geregistreerd worden via [HR/Salaris, Personeel, Onderhouden] knop ‘Rooster’. Als de medewerker één parttime dag heeft, kunt u de velden van die dag in het rooster leeg maken. Klik vervolgens op ‘Bewaren’ en vul de begindatum van het nieuwe rooster in. Dit is erg belangrijk aangezien het systeem standaard de datum van vandaag invult. De einddatum kan op het eind van het jaar worden gezet. Let er wel op dat, indien u ook een salarisadministratie voert in Exact Globe Next, wijzigingen in het rooster van invloed kunnen zijn op de verloning van een medewerker. Klik vervolgens op ‘Genereren’ om de wijziging door te voeren.

Het rooster bekijken
Vervolgens kan het rooster voor het hele jaar bekeken worden via [HR, Planning, MRS] of [Salaris, Personeel, MRS].

Bron: Exact Support Blog

Meerdere leden in één keer toevoegen aan een project in Exact Synergy

/in /door

In de blogpost ‘Leden toevoegen aan een project’ heeft u kunnen lezen hoe u leden kunt toevoegen aan een project. Voor projecten met een beperkt aantal leden is het eenvoudig om deze op deze wijze toe te voegen. Voor projecten met een groot aantal leden is veel werk om ieder lid afzonderlijk toe te voegen.

Een manier om meerdere personen in één keer als lid toe te voegen is beschikbaar in het zoekscherm van de medewerkers.

U gaat hiervoor naar het menupad [Modules, HRM, Overzichten, Medewerkers, Zoeken]. In het zoekscherm van de medewerkers maakt u een selectie op de medewerkers die u als lid wilt toevoegen. Bijvoorbeeld alle medewerkers met een bepaalde kostenplaats of locatie.

Nadat u de gewenste selectie heeft gemaakt klikt u op ‘Tonen’. U ziet nu een overzicht van de medewerkers die aan de zoekopdracht voldoen.

In de eerste kolom kunt u de medewerkers selecteren. Standaard zijn alle medewerkers geselecteerd. Indien gewenst kunt u de medewerkers die u niet wilt toevoegen uitvinken.

Vervolgens klikt u boven in het scherm op ‘Toevoegen aan project’. Daarna selecteert u het project waaraan u de medewerkers wil toevoegen.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Financials alle informatie tonen bij het opvragen van een overzicht

/in /door

Bij het opvragen van diverse overzichten kan het voorkomen dat de informatie die getoond wordt niet volledig is, omdat het overzicht geen indruk geeft van de informatie op regelniveau, of omdat gegevens überhaupt niet getoond worden. Controleer in dit geval onderstaande zaken die te benaderen zijn via het selectiescherm van het betreffende overzicht:

“Groeperen”
Middels de sectie “Groeperen” kunt u aangeven hoe uw overzicht gegroepeerd en/ of gesorteerd dient te worden. De instellingen in deze sectie hebben invloed op de manier waarop de gevraagde informatie wordt weergegeven.

Sorteer/groepeerlijst
Via deze lijst kunt u de velden rangschikken.

Groeperen
De bovenste lijn in de lijst is ten behoeve van het groeperen. Dit houdt in dat de gegevens per geselecteerde entiteit gegroepeerd worden en dat er een totaal per entiteit wordt weergegeven. U dient de entiteiten waarop u wilt groeperen te selecteren en middels de pijltjes naar boven te verplaatsen. De entiteiten dienen onder de lijn “Groeperen”, maar boven de lijn “Sorteren” te staan. Op deze wijze kunt u de bedragen in het overzicht op verschillende niveaus totaliseren.

Sorteren
Door entiteiten te verplaatsen tot onder de lijn ‘Sorteren’ bepaald u de sortering van het overzicht. Het bovenste veld bepaalt het eerste sorteerniveau. Het tweede veld bepaalt het tweede sorteerniveau enz. De sorteervolgorde bepaalt de presentatie van de waarden binnen de gepresenteerde lijst. De lijst wordt op het eerste sorteerniveau oplopend gesorteerd, vervolgens op de tweede enz. Het verdient voorkeur om de sorteervolgorde van een entiteit gelijk te laten lopen met de voor de desbetreffende entiteit gedefinieerde indexen. Dit om de snelheid van de rapporten te optimaliseren.

Tonen details/Niveau pagina-einde
De velden ‘Tonen details’ en ‘Niveau pagina-einde’ zijn beschikbaar zodra er op de desbetreffende entiteit een getotaliseerd veld op een numerieke waarde aanwezig is, zoals bijvoorbeeld een bedrag. Geef in het veld ‘Tonen details’ aan of u in het overzicht de getoonde informatie alleen verdicht wilt zien of dat u ook de onderliggende regels (details) wenst te zien die resulteren in het getoonde totaal.

Indien nog steeds niet alle gegevens getoond worden, kunt u in het overzicht zelf kiezen voor “Standaardwaarden herstellen”. Voor meer informatie over deze optie, klik hier (inloggegevens benodigd).

Bron: Exact Support Blog

Tijd om feest te vieren!

/in /door

Het kan handig zijn om te weten wanneer uw medewerkers een bepaald aantal dienstjaren hebben bereikt, zodat u de nodige voorbereidingen kan treffen om dit jubileum te vieren.

In Exact Globe heeft u via het verslag ‘Jubileumlijst’ de mogelijkheid een overzicht te genereren van de dienstjaren van uw medewerkers Ook kunt u een verjaardagenlijst genereren of de jaren dat uw medewerkers zijn getrouwd. Deze verslagen zijn te benaderen via menu [HR, Overzichten, Jubileumlijst] en [Salaris, Verslagen, Medewerkers, Jubileumlijst].

Jubileumlijst_NL3

Als u het verslag heeft opgevraagd, kunt u dit verslag exporteren of afdrukken.

Bron: Exact Support Blog

In Synergy eigenschappen van meerdere documenten in één keer wijzigen

/in /door

Bij het aanmaken van documenten kunt u verschillende eigenschappen van de documenten definiëren. Hierbij kunt u denken aan het beveiligingsniveau, het gekoppelde project, de bewerk rechten etc.

De gedefinieerde eigenschappen kunnen naderhand nog aangepast worden door het betreffende document te bewerken. Wanneer bij veel documenten dezelfde eigenschap aangepast dient te worden kunt u dit doen door ieder document afzonderlijk te bewerken. Het is echter ook mogelijk om dit voor meerdere documenten in één keer te doen.

Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer u de bewerkrechten van alle documenten die aan een specifiek project gekoppeld zijn wilt aanpassen zodat alle projectleden de documenten mogen bewerken.

Belangrijk is dat u eerst de juiste selectie maakt. Op de documenten zoekpagina definieert u de gewenste criteria en klikt vervolgens op ‘Tonen’. Op de pagina met de zoekresultaten controleert u of alle gewenste documenten naar voren komen en dit uitsluitend de documenten zijn die aangepast dienen te worden.

Als dit het geval is klikt u boven op de pagina de knop ‘Onderhoud’. U komt nu op de pagina waar u de nieuwe eigenschappen kunt definiëren. U past hier alléén de eigenschap(pen) aan die u wilt wijzigen.

In dit voorbeeld willen we alle projectleden bewerkrechten geven, dus passen we alleen de bewerkrechten aan. Wanneer er vervolgens op ‘Bijwerken’ wordt geklikt worden de nieuwe eigenschappen (in dit voorbeeld de bewerkrechten) toegepast op al de documenten uit de selectie.

Afhankelijk van het aantal documenten in de selectie kan dit enige tijd in beslag nemen.

Hou er rekening mee dat alleen de documenten waarvoor u bewerkrechten heeft worden aangepast. Hou er verder rekening mee dat deze actie niet ongedaan kan worden gemaakt. Controleer dus goed of u de juiste selectie heeft gemaakt.

Bron: Exact Support Blog

Bij welke rol hoort een functierecht in Exact Synergy Enterprise?

/in /door

In de blogpost ‘Rollen per medewerker zien’ heeft u kunnen lezen hoe u kunt zien welke rollen een medewerker heeft.

Rollen zijn gekoppeld aan functierechten die bepalen welke functies uitgevoerd mogen worden. Naast een aantal standaard aanwezige rollen kunt u ook zelf rollen aanmaken. Zo kunt u bijvoorbeeld een aparte rol aanmaken voor een specifieke functie, of een aparte rol voor een stagiair.

Omdat er verschillende rollen aanwezig zijn kan het voorkomen dat bepaalde functierechten in meerdere rollen zijn opgenomen. Via het overzicht van de functierechten kunt u eenvoudig zien in welke rollen een bepaald functierecht is opgenomen.

Via het menupad [Modules, Systeem, Inrichting, Beveiliging, Functierechten] kunt u dit overzicht opvragen. U maakt hier eerst een selectie op de module waarvoor u de functierechten wilt bekijken, of u kiest voor ‘Alle’ om alle functierechten te bekijken.

Vervolgens opent u het betreffende functierecht. In de sectie ‘Rollen’ kunt u zien welke rollen aan dit functierecht zijn gekoppeld.

Bron: Exact Support Blog

Inzicht in het betalingsgedrag van uw debiteuren binnen Exact Globe

/in /door

In Exact Globe kunt u een overzicht opvragen van het betalingsgedrag van uzelf of van uw debiteuren via [Cash flow, Statistieken, Betalingsdatum]. Dit ouderdomsoverzicht is gebaseerd op de vervaldatum van de factuur. Op basis van de vervaldatum en de datum van betaling kunnen de betalingen worden verdeeld in verschillende categorieën.

Voordat het overzicht wordt getoond, kunt u een aantal selectiecriteria opgeven. Zo kunt u bijvoorbeeld via het veld ‘Ouderdom’ de ouderdom van de betaling opgeven. Als u bijvoorbeeld 0 tot 30 invult, worden betalingen die tussen 0 en 30 dagen na het verstrijken van de vervaldatum zijn uitgevoerd, in één kolom weergegeven. Betalingen die buiten dat traject vallen, worden in een aparte kolom getoond.

Tevens kunt u aangeven via de velden ‘Betaald’ en ‘Ontvangen’ of u alleen ontvangen bedragen wilt opvragen (door alleen ‘Ontvangen’ aan te vinken), alleen betalingen (door alleen ‘Betaald’ aan te vinken) of beide (door beide velden aan te vinken).

Betalingsdatum_NL

Bron: Exact Support Blog