Berichten

Bevestigen van een bestelling in Exact Globe Next

/in /door

Om planners meer inzicht te geven in de verwachte doorlooptijd van een bestelling is de status van een bestelling erg belangrijk. In Exact Globe is het reeds mogelijk om bij het onderhoud van de crediteur en in de condities van de bestelling aan te geven dat u voor een bestelling een bevestiging wilt ontvangen van de leverancier. Door het toevoegen van het betreffende veld op de lay-out van de bestelbon was het dan mogelijk om uw leverancier hierover te informeren.

In deze blogpost kunt u lezen hoe u de bevestiging in de bestelling vast kunt leggen op het moment dat de leverancier de bevestiging naar u verstuurt. Er is een status ‘Bevestigd’ beschikbaar voor de bestellingen. Hierdoor kan de juiste actie worden ondernomen op basis van de status van de bestelling.

Bij de crediteur
In het onderhoud van de leveranciers is de optie ‘Bevestig bestelling’ beschikbaar op het tabblad ‘Financieel’. Door deze optie aan te vinken geeft u aan dat bij het invoeren van een bestelling voor deze crediteur, de betreffende optie in de bestelling standaard is aangevinkt.

Bij de condities
In de condities van de bestelling is dezelfde instelling aanwezig. Deze bepaalt of de bestelling bevestigd dient te worden. Standaard is deze optie in de bestelling aangevinkt of uitgevinkt afhankelijk van de instellingen bij de betreffende crediteur.

Bij de bestelling
In de bestellingen zelf is het proces-icoon ‘Bevestigd’ aanwezig. Door erop te klikken kunt u de bestelling bevestigen. Tevens kunt u zien wanneer en door wie de bestelling is bevestigd door op het groene vinkje in het icoon te klikken. Wanneer de instelling in de condities van de bestelling is uitgevinkt wordt de bestelling automatisch bevestigd wanneer deze wordt verwerkt.

Menupad
Tevens is het menupad [Inkoop, Invoer, Bevestigen] beschikbaar. Vanuit dit menupad kunt u één of meerdere bestellingen tegelijkertijd bevestigen. Middels de filtercriteria in het scherm kunt u een selectie maken op de bestellingen, waarna u deze met de knop ‘Bevestigen’ kunt bevestigen. Verder zijn er verschillende knoppen aanwezig waarmee u kunt doorzoomen naar de bestelling, de crediteurenkaart en notities en bijlagen kunt bekijken en toevoegen.

Let op: Bestellingen kunnen alleen bevestigd worden nadat ze zijn verwerkt. Wanneer de bestelde artikelen echter al binnen komen terwijl de bestelling nog niet is bevestigd, is het gewoon mogelijk om de ontvangst te registeren.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Financials Enterprise een logboek bijhouden van wijzigingen in de stamgegevens

/in /door

De stamgegevens vormen in Exact Financials Enterprise de basis van uw administratie, wijzigingen in deze gegevens kunnen van grote invloed zijn op de prestaties van uw administratie in Exact Financials Enterprise. Het is mogelijk om wijzigingen in stamgegevens vast te leggen, zodat u altijd weet wie op welk moment de stamgegevens heeft gewijzigd.

In Exact Financials Enterprise is het mogelijk om een logboek bij te houden van wijzigingen van stamgegevens in de verschillende administraties. Om dit logboek bij te kunnen houden, dient u eerst te definiëren van welke gegevens u de wijzigingen wilt bijhouden. Daarna zullen de wijzigingen in de geselecteerde tabellen worden opgeslagen. Om een rapport te kunnen opvragen van de wijzigingen, moeten de wijzigingen verwerkt worden. Om het logboek overzichtelijk te houden, is het mogelijk om data te verwijderen uit het logboek. Nadat de wijzigingen zijn verwijderd uit het logboek, zijn de details verdwenen. Het is dan echter nog wel mogelijk om te zien wie de data heeft verwijderd.

Instellingen logboek definiëren

Het loggen van wijzigingen in de stamgegevens is niet automatisch geactiveerd in Exact Financials Enterprise. In de logboek instellingen kunt u aangeven van welke stamgegevens u de wijzigingen wilt vastleggen. Logboekinstellingen kunnen worden gedefinieerd in [System: Beveiliging, Logboek, Instellingen].

Gelogde data verwerken

Om een overzicht te kunnen opvragen van alle wijzigingen, zullen de gegevens eerst moeten worden verwerkt in [System: Beveiliging, Logboek, Verwerken gelogde gegevens]. Omdat de gegevens moeten worden verwerkt in een rapport kan dit enige tijd in beslag nemen. We adviseren u dan ook om de gegevens batch-gewijs te verwerken.

Gelogde data verwerken (alle administraties)

Om een overzicht te kunnen opvragen van alle wijzigingen in alle administraties, zullen de gegevens eerst moeten worden verwerkt in [System: Beveiliging, Logboek, Verwerken gelogde gegevens (alle)]. Omdat de gegevens moeten worden verwerkt in een rapport kan dit enige tijd in beslag nemen.

Overzicht logboek

Na het verwerken toont dit overzicht, te benaderen via [System: Beveiliging, Logboek, Logboekoverzicht], alle wijzigingen die in de geselecteerde tabellen zijn gemaakt, inclusief de gebruiker die de wijzigingen aanbracht en de tijd waarop dat werd gedaan.

Gegevens uit logboek verwijderen

Afhankelijk van de grootte van uw administratie, zullen er veel wijzigingen worden aangebracht in Exact Financials Enterprise. Als er teveel wijzigingen in het logboek terecht komen, bestaat de kans dat het logboek onoverzichtelijk wordt. Daarom is er de mogelijkheid om gegevens uit het logboek te verwijderen. Gegevens kunnen worden verwijderd in [System: Beveiliging, Logboek, Verwijderen gegevens uit logboek].

Overzicht verwijderingen logboek

In dit overzicht ziet u welke gebruiker gegevens heeft verwijderd uit het logboek en op welke tijd op welke dag. Dit overzicht is handig als u zich afvraagt welke gebruiker de gegevens heeft verwijderd. Na het verwijderen van de gegevens is het niet meer mogelijk om te zien welke gegevens zijn verwijderd. Het overzicht verwijderingen logboek, is beschikbaar in [System: Beveiliging, Logboek, Overzicht verwijderingen logboek].

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Synergy leden toevoegen aan een project

/in /door

Wanneer u werkt met projecten kunt u per project aangeven welke personen lid zijn van het project. Afhankelijk van de instellingen kan het project zelf alléén voor leden zichtbaar zijn (hiervoor vinkt u de optie ‘ Alleen voor leden’ op de project kaart aan), of voor alle medewerkers.

Het koppelen van personen als lid van het project biedt u verschillen voordelen. Zo kunt u bijvoorbeeld bij documenten aangeven dat die documenten alléén inzichtelijk zijn voor projectleden, of dat alle projectleden een document mogen bewerken. Naast het project specifiek maken van documenten is dit ook mogelijk voor verzoeken.

Op de projectkaart kunt u eenvoudig zien welke personen lid zijn van het project en wat de begin- en einddatum is van hun lidmaatschap.

Via de knop ‘Nieuw’ kunt u nieuwe leden toevoegen aan het project. Hierbij heeft u tevens de mogelijkheid om de persoon te informeren over het lidmaatschap middels een taak in zijn of haar werkstroom. Wanneer u het lidmaatschap van een lid wilt beëindigen kunt u op het rode kruis achter de betreffende persoon klikken. Om de begin- of einddatum van het lidmaatschap te wijzigen kunt u gebruik maken van de hyperlink ‘Bewerken’.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Financials een logboek bijhouden van wijzigingen in de stamgegevens

/in /door

De stamgegevens vormen in Exact Financials Enterprise de basis van uw administratie, wijzigingen in deze gegevens kunnen van grote invloed zijn op de prestaties van uw administratie in Exact Financials Enterprise. Het is mogelijk om wijzigingen in stamgegevens vast te leggen, zodat u altijd weet wie op welk moment de stamgegevens heeft gewijzigd.

In Exact Financials Enterprise is het mogelijk om een logboek bij te houden van wijzigingen van stamgegevens in de verschillende administraties. Om dit logboek bij te kunnen houden, dient u eerst te definiëren van welke gegevens u de wijzigingen wilt bijhouden. Daarna zullen de wijzigingen in de geselecteerde tabellen worden opgeslagen. Om een rapport te kunnen opvragen van de wijzigingen, moeten de wijzigingen verwerkt worden. Om het logboek overzichtelijk te houden, is het mogelijk om data te verwijderen uit het logboek. Nadat de wijzigingen zijn verwijderd uit het logboek, zijn de details verdwenen. Het is dan echter nog wel mogelijk om te zien wie de data heeft verwijderd.

Instellingen logboek definiëren

Het loggen van wijzigingen in de stamgegevens is niet automatisch geactiveerd in Exact Financials Enterprise. In de logboek instellingen kunt u aangeven van welke stamgegevens u de wijzigingen wilt vastleggen. Logboekinstellingen kunnen worden gedefinieerd in [System: Beveiliging, Logboek, Instellingen].

Gelogde data verwerken

Om een overzicht te kunnen opvragen van alle wijzigingen, zullen de gegevens eerst moeten worden verwerkt in [System: Beveiliging, Logboek, Verwerken gelogde gegevens]. Omdat de gegevens moeten worden verwerkt in een rapport kan dit enige tijd in beslag nemen. We adviseren u dan ook om de gegevens batch-gewijs te verwerken.

Gelogde data verwerken (alle administraties)

Om een overzicht te kunnen opvragen van alle wijzigingen in alle administraties, zullen de gegevens eerst moeten worden verwerkt in [System: Beveiliging, Logboek, Verwerken gelogde gegevens (alle)]. Omdat de gegevens moeten worden verwerkt in een rapport kan dit enige tijd in beslag nemen.

Overzicht logboek

Na het verwerken toont dit overzicht, te benaderen via [System: Beveiliging, Logboek, Logboekoverzicht], alle wijzigingen die in de geselecteerde tabellen zijn gemaakt, inclusief de gebruiker die de wijzigingen aanbracht en de tijd waarop dat werd gedaan.

Gegevens uit logboek verwijderen

Afhankelijk van de grootte van uw administratie, zullen er veel wijzigingen worden aangebracht in Exact Financials Enterprise. Als er teveel wijzigingen in het logboek terecht komen, bestaat de kans dat het logboek onoverzichtelijk wordt. Daarom is er de mogelijkheid om gegevens uit het logboek te verwijderen. Gegevens kunnen worden verwijderd in [System: Beveiliging, Logboek, Verwijderen gegevens uit logboek].

Overzicht verwijderingen logboek

In dit overzicht ziet u welke gebruiker gegevens heeft verwijderd uit het logboek en op welke tijd op welke dag. Dit overzicht is handig als u zich afvraagt welke gebruiker de gegevens heeft verwijderd. Na het verwijderen van de gegevens is het niet meer mogelijk om te zien welke gegevens zijn verwijderd. Het overzicht verwijderingen logboek, is beschikbaar in [System: Beveiliging, Logboek, Overzicht verwijderingen logboek].

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe meerdere facturen van verschillende debiteuren afletteren in het bankboek

/in /door

Stel, u ontvangt op de bank een batch betaling van meerdere openstaande posten van verschillende debiteuren. U wilt het bedrag afletteren, zodat de posten niet meer open staan. Daarentegen wilt u het batch bedrag niet splitsen.

Allereerst is het raadzaam in het debiteuren onderhoud een nieuwe debiteur aan te maken, bijvoorbeeld met de naam Pin debiteur, of Batch debiteur. Deze algemene debiteur komt van pas bij het afletteren. Hiervoor gaat u naar [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] en u klikt op ‘Nieuw’. U vult een naam en code in en bewaart de instellingen.

In uw bankboeking gaat u naar de enkele regel met de batch ontvangst en u klikt in het veld ‘Onze ref’ op F2. U krijgt een afletterscherm te zien. Rechts onder de knop ‘Zoeken’ klikt u op ‘Meerd.’  wat staat voor ‘Meerdere’. U krijgt nu een scherm te zien waarin u eventueel handmatig factuurnummers zou kunnen invoeren. Dat betreft de ‘onze ref.’ nummers van de facturen. Dat is handig wanneer u bijvoorbeeld een lijst met openstaande factuurnummers voor u heeft.

Maar u kunt ook kiezen voor de knop ‘Factuur zoeken’. U krijgt dan een nieuw scherm te zien waarin u bij ‘Relatie’ een debiteur invult. U krijgt daaronder de openstaande facturen te zien. U selecteert de juiste en klikt op ‘Selecteren’.

Zo herhaalt u dat voor alle relevante openstaande debiteuren. Daarna klikt u onder op ‘Sluiten’. U komt terug in het afletterscherm en klikt op de knop ‘Zoeken’. De facturen staan nu in het afletterscherm en deze kunt u afletteren.

Op dat moment krijgt u een dialoogvenster:

“Meerdere – Debiteuren
U dient eerst aan een debiteur/crediteur toe te wijzen”.

U selecteert een debiteur waaraan u de posten toekent, bijvoorbeeld de eerder aangemaakte ‘Batch debiteur’. De posten worden namelijk op één relatie afgeboekt: zowel de bankboeking als alle openstaande posten. U klikt op ‘Verwerken’. Zodoende is er één regel afgeboekt met alle betreffende verkoopfacturen en u kunt de boeking sluiten.

Bron: Exact Support Blog

De tag cloud bekijken in documenten Exact Synergy Enterprise

/in /door

Zoals u in de blogpost ‘Hoe kan ik werken met tags in documenten’ heeft kunnen lezen kunt u gebruik maken van tags in documenten.

Via de medewerkerkaart en projectkaart kunt u snel inzicht krijgen in de 40 meest gebruikte persoonlijke tags in documenten die zijn aangemaakt door de betreffende medewerker of zijn gekoppeld aan het betreffende project.

Om deze tag cloud te bekijken klikt u in de monitor van de project kaart of medewerkerkaart op de hyperlink ‘Labels’. Wanneer deze hyperlink niet aanwezig is, kunt u deze toevoegen via  ‘Aanpassen’ rechtsboven in het scherm.

Nadat u op de hyperlink ‘Labels’ heeft geklikt ziet u de tag cloud.

De grootte van de letters is afhankelijk van het aantal maal de betreffende tag voorkomt in de documenten. Des te vaker de tag voorkomt des te groter de letters zijn.

Door in de tag cloud op de betreffende tag te klikken opent u een overzicht van documenten waarin deze tag is gebruikt.

Bron: Exact Support Blog

Exact Self Service app is uitgebreid met Postvak-in functionaliteit en medewerkerlijst

/in /door

Met de Exact Self Service app hadden medewerkers al inzicht in hun vakantiedagen, loonstrookjes, ziekmeldingen en persoonlijke dossiers. Ook is het mogelijk een ziekmelding of vakantie aanvraag te doen via de app.

Met de nieuwste versie van de Self Service app (1.3 iOS of 1.3 Android), kunt u ook uw werkstroom bekijken en de contactgegevens van uw opvragen.

U kunt de app downloaden via Google Play en iTunes.

Bron: Exact Support Blog

De stap ‘Fiatteren’ overslaan in Exact Globe Next

/in /door

In verschillende modules van Exact Globe, zoals Factuur, Order, Voorraad, Inkoop, Projecten en Salaris, is er een optie om te fiatteren. Deze optie geeft u de mogelijkheid om bepaalde handeling die worden uitgevoerd door gebruiker A eerst goed te laten keuren (fiatteren) door gebruiker B. Hier wordt vaak gebruik van gemaakt in grotere organisaties.

Het is mogelijk om deze stap over te slaan, waardoor het niet meer verplicht is om de uitgevoerde handeling eerst te fiatteren voordat men verder kan gaan in het proces.

U kunt de optie ‘Fiatteren’ uitschakelen door naar [Systeem, Algemeen, Instellingen] te gaan. Kies vervolgens voor de instelling die u aan wilt passen, bijvoorbeeld ‘Salarisinstellingen’. Als hier een vinkje staat bij ‘Fiatteren’, betekent dit dat ‘Fiatteren’ een verplichte stap is. Dus om het fiatteren uit te schakelen, dient u het vinkje bij ‘Fiatteren’ te verwijderen en dan voor ‘Bewaren’ te kiezen. Herstart de programmatuur. Vervolgens is ‘Fiatteren’ geen verplichte stap meer.

Let op: Als u deze instelling uitschakelt terwijl er nog posten bij de stap ‘Fiatteren’ aanwezig zijn, dienen deze posten alsnog gefiatteerd te worden. Zodra er geheel nieuwe posten worden ingevoerd, zal de stap ‘Fiatteren’ niet meer verplicht zijn.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik in Exact Globe zien met welke facturen een ontvangst is afgeletterd?

/in /door

Als u facturen verstuurt naar uw klanten kan het voorkomen dat uw klanten meerdere facturen in één keer betalen. Een ontvangst die via de bank binnenkomt, kan dus betrekking hebben op meerdere verkoopfacturen. Naderhand kan het voorkomen dat u terug wilt kijken op welke facturen die ontvangst betrekking heeft. Er zijn een aantal manieren hoe u kunt zien met welke facturen de betreffende ontvangst is afgeletterd.

In de drie eerdere blog posts in de serie over dit onderwerp hebben we laten zien hoe u dit uit kunt zoeken aan de hand van het ‘Onze ref’ (transactiescherm), via het Afletterscherm en via het Cash flow scherm. Dit is de vierde en laatste blog post over dit onderwerp en laten we zien hoe u kunt zien met welke facturen een ontvangst is afgeletterd via de knop ‘Overeenstemmende transacties’ op de debiteurenkaart.

Via de knop ‘Overeenstemmende transacties’ op de debiteurenkaart
Een van de mogelijkheden om te bekijken met welke facturen de ontvangst is afgeletterd is middels de knop ‘Overeenstemmende transacties’ op de debiteurenkaart. Op de debiteurenkaart van de betreffende debiteur selecteert u de optie ‘Te vorderen’ en ‘Tonen: Afgeletterd en Niet afgeletterd’.

Vervolgens selecteert u de regel van de ontvangst en middels de knop ‘Overeenstemmende transacties’ ziet u vervolgens een overzicht van alle transacties die met die ontvangst zijn afgeletterd.

Bron: Exact Support Blog

Drie nieuwe stylesheets beschikbaar in Exact Synergy

/in /door

Zoals u in eerdere blogposts heeft kunnen lezen is de user interface van Exact Synergy in product update 255 aangepast en hebben verschillende kaarten en pagina’s een nieuwe lay-out gekregen.

In product update 255 zijn de bestaande stijlen uit voorgaande product updates niet meer aanwezig en zijn deze vervangen door drie nieuwe stijlen. Dit betreft de stijlen Default, Green Sea en Exact. Iedere stijl heeft een eigen kleur en u kunt kiezen welke van deze stijlen u wilt gebruiken voor Exact Synergy.

In de voorkeuren op het tabblad ‘Stijl’ kan de gebruiker de gewenste stijl kiezen.

Hieronder ziet u voorbeelden van enkele schermen in deze drie nieuwe stijlen:

Voorkeuren in stijl Default, Green Sea en Exact:

Menu in stijl Default, Green Sea en Exact:

Modules menu in stijl Exact, Green Sea en Default:

Net zoals in voorgaande releases heeft de administrator de mogelijkheid om een standaard stijl te selecteren voor alle gebruikers. Eventueel kan de administrator deze stijl als ‘Verplicht’ instellen zodat de gebruikers zelf niet de mogelijkheid hebben om een eigen stijl te kiezen. Dit kan door in de voorkeuren op het tabblad ‘Bedrijf (Instellingen)’ de gewenste stijl te selecteren en de optie ‘verplicht’ aan te vinken.

NL5

Bron: Exact Support Blog