Berichten

De betaalmethode van een factuur wijzigen in Exact Globe Next

/in /door

Wanneer u een factuur heeft aangemaakt die in eerste instantie als incasso verwerkt zou worden, maar achteraf handmatig betaald zal worden kunt u de betalingswijze als volgt wijzigen:

  • Ga naar [Financieel, Debiteuren, Kaarten] open de debiteurenkaart
  • Selecteer de desbetreffende factuur en klik onderin op ‘Details’

  • In dit venster ziet u de specificaties van de factuur en kunt u de ‘Methode’ wijzigen van ‘Incasso’ naar ‘Op krediet’. Dit veld is alleen te wijzigen als de boeking nog niet is afgeletterd.

Deze handeling is ook te verrichten voor andere betaalmethodes en tevens voor crediteuren.

Bron: Exact Support Blog

Het opschonen van debiteuren of crediteuren in Exact Globe Next

/in /door

Het is mogelijk om een relatie te verwijderen via menupad [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] of [Financieel, Crediteuren, Onderhouden] knop ‘Verwijderen’.  Het is alleen mogelijk om de debiteur of crediteur te verwijderen als de relatie nog nooit gebruikt is in een transactie. Indien u uw relatiebestand op wilt schonen, en de relatie wel reeds gebruikt is, dan zijn er verschillende opties.

Status wijzigen
Via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kunt u al uw relaties met de status ‘Actief’ tonen, door alleen het vinkje ‘Actief’ aan te zetten.

Via het onderhoud van de relatie, kan de optie ‘Non-actief’ worden gebruikt bij ‘Status’, zodat deze niet naar voren komt in de lijst van actieve relaties bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden]. Deze optie is alleen aanwezig wanneer u geen gebruik maakt van de module E-CRM.

Wanneer u wel gebruik maakt van E-CRM, kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Ga naar [Systeem, Algemeen, CRM, Activiteitsoorten]. Hier kunt u een nieuwe activiteitsoort invoeren.
  • Vervolgens kunt u gaan naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen] en het veld ‘Aanvraag inactief’ vult u met de zojuist aangemaakte activiteit.
  • Hierna kunt u via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] de debiteur of crediteur  openen en op  , naast de status, om de relatie inactief te maken. Het systeem zal hier een activiteit voor aanmaken.

Vernummeren/Samenvoegen
Via de knop ‘Vernummeren’ bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kan er in het veld ‘Nieuwe waarde’ een nieuwe waarde ingevuld worden om de relatie een ander nummer te geven.  Via het veld Samenvoegen kunt de relatie invullen waarmee er moet worden samengevoegd.

Bron: Exact Support Blog

Meerdere artikelen in één keer aan een leverancier koppelen in Exact Globe

/in /door

Door artikelen aan een leverancier te koppelen bepaalt u welke artikelen beschikbaar zijn bij het aanmaken van een bestelling voor die leverancier.

Via het tabblad ‘Inkoop/Verkoop’ van het artikel kunt u de leverancier aan het artikel koppelen. Wanneer u meerdere artikelen in één keer aan een leverancier wilt koppelen kunt u het volgende uitvoeren:

  • Ga naar het selectiescherm van het artikelonderhoud. Bijvoorbeeld via menupad [Inkoop, Artikelen, Onderhouden].
  • Klik op de knop ‘Batch-updates’.
  • Kies bovenin het scherm ‘Artikelen per leverancier’.
  • Bij ‘Traject’ kunt u een selectie maken op de artikelen waaraan u de leverancier wilt koppelen.
  • Bij ‘Wijziging’ vinkt u de optie ‘Toevoegen: Leverancier’ aan.
  • Achter dat veld selecteert u de leverancier die u aan de artikelen wilt koppelen.
  • Vervolgens klikt u op ‘Toon lijst…’.
  • De voorgestelde wijziging wordt nu getoond in Microsoft Excel.
  • In Microsoft Excel gaat u vervolgens naar het tabblad ‘Add-ins’.
  • Hier klikt u op het icoon met de gele ton .
  • Wanneer gevraagd wordt of u de wijzigingen wilt bewaren kiest u voor ‘Ja’.
  • De wijzigingen worden nu doorgevoerd in de betreffende administratie.

Bron: Exact Support Blog

Linker menu van Exact Synergy Enterprise handmatig inklappen

/in /door

Het linker menu van Exact Synergy bestaat uit drie groepen. ‘Mijn Werk’, ‘Aanmaken’ en ‘Zoeken’. Wanneer u gebruik maakt van de tekstuele menu opbouw, klapt u het betreffende menu uit en klikt vervolgens op de actie die u wilt uitvoeren.

Standaard worden de groepen automatisch ingeklapt. Wanneer u bijvoorbeeld de groep ‘Mijn Werk’ uitklapt, worden de andere twee groepen automatisch ingeklapt.

Wanneer dit niet gewenst is, kunt u dit in de voorkeuren instellen.

  • Klik op de hyperlink ‘Voorkeuren’ rechtsboven in het scherm
  • Open het tabblad ‘Algemeen’
  • Vink de optie ‘Inklappen: Handmatig’ aan

Bron: Exact Support Blog

Bepalen welke medewerkers worden getoond in het Service Management planbord in Synergy

/in /door

Het plannen van medewerkers in het planbord van Service Management gebeurt op basis van plan groepen. In het planbord worden de medewerkers getoond die aan de geselecteerde plangroep gekoppeld zijn. Door middel het keuze menu rechts bovenin het planbord is het mogelijk om één van de plangroepen te selecteren, het planbord wordt vervolgens getoond voor die plangroep.

Deze plangroepen zijn samen te stellen en te onderhouden via planbord rechts bovenin het planbord.

Door hierop de klikken, opent u het menu voor het aanpassen van de plangroep. Aan de rechterzijde staan de medewerkers die lid zijn van de plangroep. Aan de linkerzijde kunt u medewerkers selecteren en via plangroep2 toevoegen als lid aan de plangroep.

Vervolgens is het mogelijk om verschillende plangroepen naast elkaar te onderhouden. Hiervoor kunt u in de sectie ‘Plangroep’ rechts bovenin een plangroep selecteren of een nieuwe plangroep aanmaken. Voor elke plangroep kunt u apart instellen welke medewerkers hierin opgenomen zijn.

Bron: Exact Support Blog

Gebruik extra artikelomschrijvingen in Exact Globe Next

/in /door

Binnen uw logistieke administratie gebruikt u artikelcodes en omschrijvingen. Vaak is het voldoende om per artikelcode een omschrijving te hebben. In bepaalde gevallen kan het echter wenselijk zijn om per klantengroep een aparte omschrijving te gebruiken. Dit kunt u doen met behulp van een extra artikelomschrijving.

In deze blogpost vindt u een voorbeeld van het gebruik van extra artikelomschrijvingen. In dit voorbeeld gebruiken we de extra artikelomschrijvingen voor het tonen van de artikelomschrijving in een andere taal.

Om de extra artikelomschrijving toe te voegen opent u het onderhoud van het artikel. Via  achter het veld ‘Extra omschrijving’ kunt u extra artikelomschrijvingen toevoegen en bewerken. Om een extra artikelomschrijving toe te voegen klikt u op  ‘Nieuw’ aan de linkerzijde.

Bij ‘Extra artikelomschrijvingscode’ selecteert u de code waarvoor u de omschrijvingen wilt toevoegen. In dit voorbeeld hebben we reeds twee codes aangemaakt. Een code voor Engelse omschrijvingen (EN) en een code Duitse Omschrijvingen (DE). Wanneer u nog geen codes heeft aangemaakt klikt u op het vergrootglas om vervolgens de gewenste codes aan te maken.

Nadat u de gewenste code heeft geselecteerd geeft u bij omschrijving de extra artikelomschrijving op die u wilt gebruiken. Dit zelfde doet u voor de andere extra artikelomschrijvingscodes.

De extra artikelomschrijvingen zij nu gekoppeld aan het artikel.

Om deze te gebruiken dient de extra artikelomschrijvingscode ook gekoppeld te worden aan de order of factuur. Dit kunt u doen bij het veld ‘Extra omschrijving’ dat u kunt vinden onder de knop ‘Condities’ in de order/factuur.

Het is ook mogelijk om dit veld standaard te vullen in de order/factuur. In dat geval kunt u de extra artikelomschrijvingscode koppelen aan de debiteur. Dit kunt u doen bij het veld ‘Extra omschrijving’ op het tabblad ‘Logistiek’ van de debiteur. In dit voorbeeld kunt u bijvoorbeeld de extra artikelomschrijvingscode ‘DE’ koppelen aan uw Duitse debiteuren, terwijl u aan de Engelse debiteuren de extra artikelomschrijvingscode ‘EN koppelt.

Om de juiste omschrijving ook bij het afdrukken weer te geven, moet het veld ‘Extra artikelomschrijving’ worden opgenomen in het artikelblok van de lay-out.

In dit voorbeeld is de extra artikelomschrijving gebruikt voor het weergeven van de omschrijving in verschillende talen. U kunt dit echter ook in andere situaties toepassen. Bijvoorbeeld wanneer u voor klanten in een bepaalde sector andere omschrijvingen wilt gebruiken voor klanten in een andere sector. Of wanneer u verschillende omschrijvingen wilt gebruiken voor particuliere en zakelijke klanten. In dat geval maakt u aparte extra artikelomschrijvingscodes aan voor die sectoren, en koppelt deze aan de debiteuren in die sector.

Bron: Exact Support Blog

Overzicht van debiteuren waarbij getoond wordt of er betalingsherinneringen verstuurd worden?

/in /door

In het onderhoud van een debiteur is er een aanvinkmogelijkheid voor ‘Stuur herinneringen’. Indien u een overzicht wilt creëren waarbij de informatie wordt getoond of deze instelling wel of niet geactiveerd is, dan kunt u dit volgens de onderstaande stappen uitvoeren:

  1. Navigeer naar [Financieel, Debiteuren, Etiketten], pas indien gewenst de criteria aan en kies voor ‘Tonen’.
  2. In het nieuw verschenen overzicht voegt u de kolom ‘Relaties.Bet.herinnering’ toe. Dit kunt u doen door met de rechter muisknop op de kopregel te klikken en te kiezen voor ‘Kolom toevoegen’.
  3. U kunt vervolgens in het overzicht dubbelklikken op deze kolomnaam om de regels hierop te sorteren.
  4. Indien gewenst kunt u nog andere kolommen toevoegen of juist verwijderen.

Kies vervolgens voor ‘Alles selecteren’ en hierna voor ‘Exporteren’ om dit overzicht naar bijvoorbeeld MS Excel te exporteren, waar u het overzicht, indien gewenst, nog verder kunt bewerken.

Bron: Exact Support Blog

Inzicht in de WMS voorraad reserveringen in Exact Globe

/in /door

Bij het genereren van een pickadvies of het valideren van de voorraad binnen E-WMS wordt rekening gehouden met de voorraadreserveringen.

Om inzicht te krijgen in deze reserveringen is het Overzicht WMS voorraad reserveringen beschikbaar. U kunt dit overzicht opvragen in het menupad [WMS, Verslagen, WMS voorraad reserveringen]

Op basis van verschillende criteria kunt u een selectie maken op de voorraad reserveringen die u wilt zien. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven dat u transacties met een bepaalde status wilt uitsluiten, en kunt u aangeven of u reserveringen op basis van uitgiften, ontvangsten, etc. wel of niet wilt tonen.

Het overzicht zelf biedt inzicht in de reserveringen en toont verschillende details van de E-WMS voorraad reserveringen, zoals het ordernummer, de scanner ID en E-WMS module.

Bron: Exact Support Blog

Een jaaropgave aanmaken in Exact Globe Next

/in /door

De jaaropgave die u aan uw werknemer dient te verstrekken, kunt u aanmaken via het menupad [Salaris, Aangiften, Jaarlijks, Jaaraangifte werknemer]. Exact Globe Next ondersteunt vijf verschillende jaaropgaven. De voorbedrukte jaaropgave van de Belastingdienst is komen te vervallen. Hoe u de verschillende overzichten kunt uitdraaien wordt in deze blogpost behandeld.

Exact voorbedrukte jaaropgave
In Exact Globe Next kunt u hetzelfde voorbedrukte formulier voor de jaaropgave gebruiken als afgelopen jaren. Als u deze voorbedrukte formulieren gebruikt, kunt u de jaaropgave werknemer al afdrukken voordat u de eindejaarsversie heeft geïnstalleerd. Wettelijk gezien is het niet langer noodzakelijk de code ‘premie volksverzekeringen’ te vermelden op de jaaropgave. Vanuit Exact is echter besloten deze nog steeds te tonen en alleen de toelichting te veranderen. Deze toelichting wordt niet gebruikt om de afgedrukte code te verklaren.

U kunt in het onderhoud van de salarislay-outs via het menupad [Systeem, Instellingen, Algemeen, Documentinstellingen, HRM, Jaaropgaven] de instellingen voor de Exact-jaaropgave opgeven. Hiervoor selecteert u de optie ‘Jaaropgave’ en de regel ‘Voorbedrukt’. Vervolgens kiest u voor ‘Bewerken’. U kunt onder meer de positie van de NAW-gegevens van werknemers opgeven, zodat deze correct voor de vensters van de enveloppen worden afgedrukt.

De voorbedrukte formulieren zijn te bestellen via www.exact.nl/software/salarisslips. Voor vragen over het bestellen kunt u contact opnemen met de afdeling Verkoop, telefoonnummer 015 – 711 51 00.

Jaaropgave werknemer op blanco A4-formaat
U kunt de jaaropgave voor de werknemer op blanco A4-formaat papier afdrukken wanneer u kiest voor type ‘A4’. U kunt aangeven of u de onbelaste onkostenvergoeding, geboekt op het component type ‘Nettotoeslag onkostenvergoeding’, wilt opgeven. Als u de optie ‘Onkostenvergoeding vermelden’ niet aan vinkt, wordt geen bedrag vermeld.

Wettelijk gezien hoeft de ‘Code premie volksverzekeringen’ niet meer afgedrukt te worden op de jaaropgave. Deze wordt echter nog wel op de A4-jaaropgave afgedrukt. De toelichting wordt hierbij niet meer gebruikt om deze code te verklaren.

Document Exact e-Synergy
Een derde optie voor het afdrukken van de jaaropgave is het aanmaken van een document in Exact e-Synergy. In dat geval wordt de jaaropgave direct als HTML-document gekoppeld aan de werknemerskaart van de specifieke werknemer. Deze optie is alleen beschikbaar voor klanten die over Exact e-Synergy beschikken en een koppeling hebben met Exact Globe Next. Als dit niet het geval is, krijgt u de melding ‘Niet gevonden web-adres’.

E-mail
Een vierde optie is het versturen van de jaaropgave per e-mail naar uw medewerkers. Hiervoor wordt de instelling voor het e-mailen uit de salarisgegevens van de medewerker gebruikt. U kunt kiezen om de salarisslip en jaaropgave niet te e-mailen, dan dient de instelling op ‘Niet mailen’ te staan. Om de salarisslip en de jaaropgave te e-mailen naar het e-mailadres dat op tabblad ‘Algemeen’ in de sectie ‘Dienstverband’ van het onderhoud van de medewerker is opgegeven, dient u de optie ‘Dienstverband’ te selecteren. Deze optie is standaard geselecteerd. De salarisslip en jaaropgave werknemer worden verstuurd naar het e-mailadres dat in de sectie ‘Persoonlijk’ van tabblad ‘Algemeen’ in het onderhoud van de medewerker is ingevuld als de optie ‘Persoonlijk’ is geselecteerd. Deze instelling kunt u opvragen via het menupad [Salaris, Personeel, Onderhouden], tabblad ‘Salaris’, knop ‘Salarisgegevens’, ‘Tabblad ‘Algemeen’. Het gaat om de salarisgegevens van de laatste periode in 2014 die bij de medewerker aanwezig is.

Standaard is de optie ‘Dienstverband’ geselecteerd. Wanneer de optie ‘Niet mailen’ is geselecteerd of wanneer er geen e-mailadres aanwezig is wordt de salarisslip op het scherm getoond en kunt u deze afdrukken.

Zorg ervoor dat u ook de instelling in menupad [Systeem, Algemeen, Gebruikersinstellingen, Tabblad Uitvoer] juist heeft staan.

PDF (print) / PDF (E-mail)
Deze opties zijn beschikbaar vanaf loonjaar 2013 en bieden u de mogelijkheid om de jaaraangifte werknemer in PDF formaat af te drukken of per e-mail te versturen aan de werknemers. U kunt deze lay-outs (PDF_MAIL en PDF_PRINT) onderhouden via het veld ‘Jaaropgaven’ in de documentinstellingen. Naar welk e-mailadres de PDF aangifte wordt verstuurd is afhankelijk van de instelling ‘E-mailadres’ zoals gedefinieerd in de salarisgegevens (tabblad ‘Algemeen’). Wanneer de optie ‘Niet mailen’ is geselecteerd of wanneer er geen e-mailadres beschikbaar is wordt de aangifte op het scherm getoond. Dit werkt op dezelfde wijze als bij de salarisslips.

Tip: Voor meer informatie over de eindejaarsverwerking Salaris, kunt u het Stappenplan Eindejaarsverwerking Salaris raadplegen.

Bron: Exact Support Blog

De menu-layout en voorkeuren in Exact Synergy kopiëren naar andere medewerkers

/in /door

In Exact Synergy Enterprise is het mogelijk om de menustructuur en -voorkeuren voor één medewerker in te richten en vervolgens deze instellingen in één keer te kopiëren naar alle andere medewerkers.

Dit kunt u als volgt uitvoeren:

  • Via menupad [HRM, Overzichten, Medewerkers, Zoeken] kunt u zoeken naar medewerkers. U stelt hier de zoekcriteria zo in dat alle medewerkers die de nieuwe voorkeuren moeten krijgen naar voren komen.
  • In het scherm met de zoekresultaten vinkt u de medewerkers aan die de nieuwe voorkeuren moeten krijgen.
  • Vervolgens klikt u bovenaan de pagina op ‘Voorkeuren kopiëren’.

  • Bovenaan de pagina bij ‘Persoon’ selecteert u de medewerker waarvan u de voorkeuren wilt kopiëren.
  • In de sectie ‘Instelling’ selecteert u de optie ‘Menu’.
  • Vervolgens klikt u op ‘Kopie’.
  • Nadat u de melding heeft gekregen dat het kopiëren succesvol is uitgevoerd kunt u het scherm sluiten.

Bron: Exact Support Blog