Berichten

Het opschonen van debiteuren of crediteuren in Exact Globe Next

/in /door

Het is mogelijk om een relatie te verwijderen via menupad [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] of [Financieel, Crediteuren, Onderhouden] knop ‘Verwijderen’.  Het is alleen mogelijk om de debiteur of crediteur te verwijderen als de relatie nog nooit gebruikt is in een transactie. Indien u uw relatiebestand op wilt schonen, en de relatie wel reeds gebruikt is, dan zijn er verschillende opties.

Status wijzigen
Via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kunt u al uw relaties met de status ‘Actief’ tonen, door alleen het vinkje ‘Actief’ aan te zetten.

Via het onderhoud van de relatie, kan de optie ‘Non-actief’ worden gebruikt bij ‘Status’, zodat deze niet naar voren komt in de lijst van actieve relaties bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden]. Deze optie is alleen aanwezig wanneer u geen gebruik maakt van de module E-CRM.

Wanneer u wel gebruik maakt van E-CRM, kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Ga naar [Systeem, Algemeen, CRM, Activiteitsoorten]. Hier kunt u een nieuwe activiteitsoort invoeren.
  • Vervolgens kunt u gaan naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen] en het veld ‘Aanvraag inactief’ vult u met de zojuist aangemaakte activiteit.
  • Hierna kunt u via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] de debiteur of crediteur  openen en op  , naast de status, om de relatie inactief te maken. Het systeem zal hier een activiteit voor aanmaken.

Vernummeren/Samenvoegen
Via de knop ‘Vernummeren’ bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kan er in het veld ‘Nieuwe waarde’ een nieuwe waarde ingevuld worden om de relatie een ander nummer te geven.  Via het veld Samenvoegen kunt de relatie invullen waarmee er moet worden samengevoegd.

Bron: Exact Support Blog

Het opschonen van debiteuren of crediteuren in Exact Globe Next

/in /door

Het is mogelijk om een relatie te verwijderen via menupad [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] of [Financieel, Crediteuren, Onderhouden] knop ‘Verwijderen’.  Het is alleen mogelijk om de debiteur of crediteur te verwijderen als de relatie nog nooit gebruikt is in een transactie. Indien u uw relatiebestand op wilt schonen, en de relatie wel reeds gebruikt is, dan zijn er verschillende opties.

Status wijzigen
Via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kunt u al uw relaties met de status ‘Actief’ tonen, door alleen het vinkje ‘Actief’ aan te zetten.

Via het onderhoud van de relatie, kan de optie ‘Non-actief’ worden gebruikt bij ‘Status’, zodat deze niet naar voren komt in de lijst van actieve relaties bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden]. Deze optie is alleen aanwezig wanneer u geen gebruik maakt van de module E-CRM.

Wanneer u wel gebruik maakt van E-CRM, kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Ga naar [Systeem, Algemeen, CRM, Activiteitsoorten]. Hier kunt u een nieuwe activiteitsoort invoeren.
  • Vervolgens kunt u gaan naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen] en het veld ‘Aanvraag inactief’ vult u met de zojuist aangemaakte activiteit.
  • Hierna kunt u via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] de debiteur of crediteur  openen en op  , naast de status, om de relatie inactief te maken. Het systeem zal hier een activiteit voor aanmaken.

Vernummeren/Samenvoegen
Via de knop ‘Vernummeren’ bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kan er in het veld ‘Nieuwe waarde’ een nieuwe waarde ingevuld worden om de relatie een ander nummer te geven.  Via het veld Samenvoegen kunt de relatie invullen waarmee er moet worden samengevoegd.

Bron: Exact Support Blog

Snel en eenvoudig zoeken in Exact Globe Next

/in /door

Exact Globe Next biedt de mogelijkheid om zaken snel en eenvoudig op te zoeken in de administratie, zonder het een menupad eerst via het betreffende tabblad te hoeven openen. Dit kunt u doen via de knop ‘Zoeken’ bovenaan in de knoppenbalk.

Door op de knop ‘Zoeken’ te klikken, ziet u aan de linkerkant van uw beeldscherm verschillende opties om te kunnen zoeken naar medewerkers, debiteuren, artikelen en projecten (afhankelijk van uw licentie).

Afhankelijk van uw licentie kunt u voor de vier bovenstaande stamgegevens vijf verschillende handelingen uitvoeren. Welke opties aanwezig zijn, is tevens afhankelijk van de rechten. U beschikt alleen over de opties waarbij u ook rechten heeft op het betreffende menupad en functie.

Zo heeft u de mogelijkheden om direct te zoeken via het invoerveld. U kunt bijvoorbeeld bij het stamgegeven ‘Projecten’ een projectcode invullen in het invoerveld. Als u dan kiest voor F5, wordt het menupad [Projecten, Projecten, Projecten onderhouden] geopend en worden de mogelijke projecten getoond.

Rechts van het invoerveld is een vergrootglas, waar u op kunt klikken om het menupad van het onderhoud van het betreffende stamgegeven te openen, zoals [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] bij ‘Debiteuren’. Vervolgens kunt via het filter van dat scherm verder zoeken.

Via het icoon linksboven het invoerveld van het stamgegeven wordt direct een nieuw onderhoudsscherm geopend, waarmee u direct een nieuw stamgegeven aan kunt maken.

Via de knop, waar de tekst van het stamgegeven op staat, kunt u doorklikken naar de zaken waar u als gebruiker aan gekoppeld bent. Als u bijvoorbeeld gekoppeld bent aan bepaalde projecten, zult u die projecten zien bij het klikken op de knop ‘Projecten’.

Als u klikt op het verrekijker icoon rechtsboven het invoerveld, wordt het zoekscherm voor het betreffende stamgegeven geopend. U kunt hier aan de hand van uitgebreide zoekcriteria zoeken.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Globe Next rollen kopiëren

/in /door

De functies die een medewerker kan gebruiken, zijn afhankelijk van zijn of haar rechten. Deze rechten worden aan rollen gekoppeld. U geeft een medewerker rechten door een rol toe te kennen.

Via [Systeem, HR & Beveiliging, Beveiligingsrollen, Onderhouden] kunt u bestaande rollen toekennen aan een medewerker of nieuwe rollen aanmaken. Het kan handig zijn om bepaalde rollen te kopiëren naar andere administraties. Dit kunt u als volgt doen:

  • Open de administratie waar u de rol naar toe wilt kopiëren
  • Ga dan naar menupad [Systeem, HR & Beveiliging, Beveiligingsrollen, Onderhouden] en klik op de knop ‘Kopiëren’
  • Er wordt dan een scherm geopend waar u de administratie selecteren waarvan u de rol wilt kopiëren naar de geopende administratie
  • Als u op ‘OK’ klikt, dan ziet u de rollen die beschikbaar zijn in de andere administratie:
  • In dit scherm kunt u één of meerdere rollen selecteren. Klik dan op ‘OK’
  • Een resultaatscherm zal worden getoond om het kopieerproces te voltooien:
  • Als een rol al bestaat in de geopende administratie, wordt dit in de onderste sectie van het scherm getoond. Als u nu op ‘Sluiten’ klikt, worden deze rollen in het onderstaande veld niet naar de huidige administratie gekopieerd. Als u de rollen toch naar de huidige administratie wilt kopiëren, bijvoorbeeld omdat de rechten van de huidige rol en de te kopiëren rol van elkaar verschillen, klikt u op ‘Overschrijven’.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Globe de omzetrekening van de debiteur of het artikel

/in /door

Bij het onderhoud van uw debiteuren via [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] kunt u op het tabblad ‘Financieel’ een ‘Tegenrekening’ vullen. Hier heeft u de mogelijkheid om een omzetrekening in te vullen die gebruikt wordt om de omzet op te boeken bij het definitief afdrukken van een factuur. Bij het onderhoud van een artikel via [Factuur, Artikelen, Onderhouden] kunt u op het tabblad ‘ Financieel’ ook een omzetrekening koppelen.

U kunt zelf aangeven of bij het definitief afdrukken van een factuur de omzetrekening gekoppeld aan de debiteur, of de omzetrekening gekoppeld aan het artikel wordt gebruikt. Via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Factuurinstellingen] kunt u bij de instelling ‘Omzet’ bepalen welke omzetrekening gebruikt dient te worden.

Bron: Exact Support Blog

De rollenbalk koppelen aan rollen in Exact Globe Next

/in /door

In de eerdere blogposts ‘Tip: De rollenbalk‘ en ‘Groepen maken in de rollenbalk‘ heeft u al kunnen lezen over gebruiken van de rollenbalk en het aanmaken van groepen in de rollenbalk.

In deze blogpost gaan we verder in het op koppelen van rollen aan de rollenbalk. Naast het aanmaken van persoonlijke rollenbalk kan de administrator een rollenbalk aanmaken die van toepassing is op de betreffende rol. Dit is mogelijk via het tabblad ‘Rollenbalk’ bij het onderhoud van de rollen [Systeem, HR & Beveiliging, Beveiligingsrollen, Onderhouden].

Aan de linkerzijde van het scherm kunnen de beschikbare menupaden worden geselecteerd en naar de rollenbalk aan de rechterzijde worden gesleept. Alleen de menupaden waarvoor de betreffende rol rechten heeft worden getoond.
Als de gebruiker met de betreffende rol inlogt in Exact Globe Next verschijnt onderin de ‘Standaardrol’. Door op ‘Standaard Rol’ te klikken kan de gebruiker een andere rol aannemen, en verschijnt de bijbehorende rollenbalk.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe een overzicht tonen van relaties met bijbehorende (IBAN) bankrekeningnummers

/in /door

Het kan handig zijn om in één overzicht te zien aan welke relatie welke bankrekening gekoppeld is. Dit overzicht kunt u opvragen door te gaan naar [Financieel, Debiteuren, Onderhouden]  of [Financieel, Crediteuren, Onderhouden].  Middels het klikken met de rechter muisknop op de kolomnamen, kunt u kiezen voor de optie ‘Kolom toevoegen’.

Om de bankrekening te in het overzicht te tonen, kunt u de kolom ‘Bankrekeningen.Bankrekeningnummer’ selecteren. Voor de IBAN-bankrekeningnummers geldt de kolom ‘Bankrekeningen.IBAN bankrekeningnummer’. U kunt de kolommen één voor één toevoegen aan het overzicht.

Door middel van het aanklikken van de kolomnaam in menupad [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] en het slepen van de kolomnaam naar een andere positie, kunt u de kolommen verplaatsen naar een andere plek in het overzicht.

Let op: Dit overzicht geeft alleen de bankrekening gekoppeld als hoofdrekening weer uit het relatieonderhoud. Mocht een relatie meerdere bankrekeningen hebben, worden de overige bankrekeningen hier dus niet weergegeven.

Bron: Exact Support Blog

Welke instellingen zijn van belang voor het e-mailen van salarisslips?

/in /door

Wanneer u de salarisstroken wilt e-mailen naar uw medewerkers, dan dient u rekening te houden met de volgende instellingen:

  • Via [Salaris, Personeel, Onderhouden] kunt u de medewerker openen. Zorg ervoor dat er aan de rechterkant, in de sectie ‘Dienstverband’ een e-mailadres ingevuld staat. Het veld voor het e-mailadres aan de linkerkant kan voor een privé e-mailadres gebruikt worden
  • Via [Salaris, personeel, onderhouden, tabblad salaris, salarisgegevens] dient u op het tabblad ‘Algemeen’ bij de regel e-mailadres aangeven naar welk e-mail adres de salarisstroken gemaild dienen te worden. Let hierbij op dat u dit in de juiste periode aanpast.
  • Via [Systeem, Algemeen, Gebruikersinstellingen] kunt u op het tabblad ‘Uitvoer’ kiezen voor het juiste e-mail programma, bijvoorbeeld ‘Outlook’.

Vervolgens kunt u, nadat de boekingen zijn berekend en gefiatteerd, gaan naar [Salaris, Invoer, Afdrukken / Verwerken], hier kiest u bij ‘Verwerken’ voor de optie ‘Definitief’ en bij ‘Uitvoer’ voor ‘E-mail’

Nu zullen de stroken naar de betreffende e-mailadressen worden gestuurd. Indien er geen e-mailadres ingegeven staat bij de medewerker zal de salarisstrook geprint worden.

Bron: Exact Support Blog

Waarom wordt bij herberekening mijn salaris negatief geboekt?

/in /door

Een herberekening kan worden uitgevoerd, als na de verwerking van het salaris een correctie dient te worden uitgevoerd. Voordat een herberekening kan worden uitgevoerd, dienen de gegevens correct te worden ingegeven. De huidige inrichting van de salarisgegevens en -componenten wordt gebruikt voor de herberekening. Indien bij een herberekening het salaris negatief wordt geboekt, dan is het salariscomponent niet meer actief in deze periode.

Een mogelijke oorzaak hiervan kan zijn dat er voor het salariscomponent geen opvolger is aangemaakt.

U kunt dit op de volgende wijze controleren:

  • Ga naar het menu [Salaris, Personeel, Onderhouden] en open de medewerker.
  • Ga naar tabblad Salaris.
  • Dubbelklik op het salariscomponent en controleer de data.
  • De datum zal buiten het datumtraject van de herberekende periode liggen.
  • Om dit op te lossen dient u op het tabblad Salaris via de knop ‘Nieuw’ (linkerzijde van het scherm) het component nogmaals toe te voegen met de oorspronkelijke begindatum en een einddatum één dag voor het huidige component.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik een debiteur tijdelijk uitsluiten voor herinneringen?

/in /door

Binnen Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om een herinnering af te drukken voor debiteuren die het openstaande bedrag nog niet hebben voldaan. Echter soms kan het handig zijn om voor een specifieke debiteur een uitzondering te maken. Bijvoorbeeld wanneer er een afspraak met de debiteur is gemaakt.

Uitsluiten zonder reden
Om voor een specifieke debiteur geen herinneringen af te drukken, kunt u de optie ‘stuur herinneringen’ uitvinken in het debiteurenonderhoud via het menu [Financieel, Debiteuren, Onderhouden]. Het uitzetten van deze optie zorgt ervoor dat de debiteur geen herinneringen ontvangt, maar geeft geen inzicht in de reden hiervoor.

Uitsluiten met reden
Wanneer u wel inzicht wilt in de reden of wanneer u een debiteur tijdelijk of eenmalig wilt uitsluiten, is er nog een alternatief om specifieke debiteuren automatisch uit te sluiten bij het afdrukken van herinneringen. U kunt in dat geval in het onderhoud van de debiteur een scenario voor herinneringen meegeven. Standaard staat dit scenario op ‘Normaal’, maar u heeft hier ook de opties ‘Betalingsovereenkomst’, ‘Klachten’ en ‘Overgedragen’. Bij het afdrukken van de betalingsherinneringen kunt u in de geavanceerde modus via een filter op scenario er iedere keer bewust voor kiezen om debiteuren met een afwijkend scenario wel of juist niet mee te nemen.

Bron: Exact Support Blog