Berichten

2FA wordt verplicht in ImageCapture Online: heb jij het al ingesteld?

/in /door

In een tijdperk waarin digitale veiligheid een steeds prominentere rol speelt, is het essentieel om de bescherming van onze online accounts serieus te nemen. Met de voortdurende dreiging van cyberaanvallen en de toenemende complexiteit van digitale bedreigingen, is het implementeren van robuuste beveiligingsmaatregelen zoals tweestapsverificatie (2FA) van cruciaal belang geworden.

Two-factor authenticatie in ImageCapture

Een van de meest effectieve methoden om de beveiliging van online accounts te versterken, is het implementeren van 2FA, ook bekend als meervoudige authenticatie (MFA). Deze aanpak vereist niet alleen het invoeren van een wachtwoord, maar ook een tweede verificatiestap, zoals een unieke code die naar een vertrouwd apparaat wordt gestuurd. Dit extra beveiligingsniveau maakt het voor cybercriminelen aanzienlijk moeilijker om ongeautoriseerde toegang tot accounts te verkrijgen, zelfs als ze het wachtwoord bemachtigen. 

Om deze redenen hebben wij besloten om later dit jaar 2FA verplicht te maken voor klanten op ons ImageCapture Online platform.

In deze handleiding zullen we stap voor stap uitleggen hoe je 2FA kunt instellen en gebruiken in ImageCapture, een essentiële stap om de veiligheid van je account te waarborgen en je gegevens te beschermen tegen mogelijke dreigingen.

Volg de onderstaande stappen nauwkeurig om je digitale veiligheid te versterken en met vertrouwen gebruik te maken van ImageCapture.
Nu ook te volgen in de vorm van een ImageCapture Instructievideo!

Stap 1: Inloggen in ImageCapture

Om te beginnen, log in op ImageCapture met je eigen unieke link.

Log je wel al in met een tweefactor authenticatie? Gefeliciteerd! Jouw ImageCapture omgeving is zo veilig mogelijk ingesteld. Deze blog is niet van toepassing voor jou.

  1. Ga naar de ImageCapture inlogpagina en voer je inloggegevens in.
  2. Je bent nu ingelogd zonder 2FA ImageCapture

 

Stap 2: Twee-factorauthenticatie instellen

  1. Ga naar de gebruikersinstellingen van het account. In de gebruikersinstellingen zie je de optie om 2FA in te schakelen.
  2. Vink deze aan en volg de instructies.
  3. Er volgt nu een pop-up om 2FA in te stellen, hiervoor is een authenticatie-app voor nodig. 

Stap 3: Download een authenticatie-app en autoriseer ImageCapture

Heb je al een authenticatie-app op je telefoon? Ga door naar stap 3.2.

  1. Zorg ervoor dat je een authenticatie-app op je mobiele telefoon installeert. Bijvoorbeeld de Microsoft authenticatie-app; Microsoft Authenticator.
  2. Volg de instructies van je authenticatie-app om ImageCapture te registreren. Dit omvat meestal het scannen van een QR-code of het invoeren van de geheime sleutel.

 

Stap 4: In ImageCapture 2FA instellen

  1. Nadat je ImageCapture hebt geregistreerd in je authenticatie-app, genereert de app een tijdgebonden code.
  2. Vul deze code in het daarvoor bestemde veld op de ImageCapture website in.

Gefeliciteerd! Je hebt 2FA succesvol ingesteld.

Jouw ImageCapture omgeving is nu aanzienlijk sterker beschermd. Jouw 2FA-reis eindigt hier niet. Hoe werkt inloggen met een ingestelde 2FA in ImageCapture en hoe beheer ik mijn 2FA-instellingen? In de volgende vervolgstappen vind je de antwoorden.

Stap 5: De eerstvolgende log-in

  1. Bij de eerst volgende keer inloggen zal je 2FA in ImageCapture treffen in de vorm van een pop-up.
  2. Gebruik je authenticatie-app om de tijdgebonden 6-cijferige code te achterhalen.
  3. Vul deze 6 cijferige-code in, in het pop-up scherm van ImageCapture 2FA.

Optioneel: Je kunt ervoor kiezen om het apparaat als betrouwbaar te registreren. Hierdoor zal er bij volgende inlogpogingen vanaf hetzelfde apparaat geen 2FA-code worden gevraagd.

Stap 6: Beheer van opgeslagen logins

Mogelijk is er behoefte om de 2FA instellingen te beheren en apparaten los te koppelen. Dat gaat op de volgende manier:

  1. Na het inloggen kun je onder je gebruikersinstellingen de opgeslagen logins bekijken.
  2. Hier kun je ook opgeslagen logins intrekken, zodat bij de volgende inlog een 2FA-code vereist is.

KORTE FAQ

Q: Ik heb een nieuwe telefoon, wat nu?
A: Als je met met de Microsoft Authenticator app werkt, vind je hier de informatie waar je naar zoekt.
Kom je er niet uit, Scan Sys support helpt je graag verder.

Q: Ik wil mijn 2FA opnieuw instellen.
A: Scan Sys support kan jouw 2FA instellingen resetten. Bij de volgende inlog zal dan opnieuw de 2FA geregistreerd kunnen worden.

Q: Ik kom er niet uit! Kunnen jullie mij helpen?
A: Uiteraard. Neem contact op met support! Wij helpen je graag verder.

ALTIJD OP DE HOOGTE BLIJVEN VAN SCAN SYS?

Benieuwd naar alle Scan Sys-ontwikkelingen en nieuwe ImageCapture functionaliteiten? 

We raden je sterk aan om dan Scan Sys op LinkedIn te volgen, zo blijf je zo goed mogelijk op de hoogte van alle updates!

Bron: https://www.scansys.eu/

Volg Scan Sys op LinkedIn!

Exact voor Productie Ease of Use: Ondersteuning van barcodes in lay-outs

/in /door

Exact voor Productie heeft een zeer beperkte mogelijkheid om barcodes op lay-outs af te drukken. Zo kunnen op de werkbon het werkordernummer en de regelnummers van materiaal en routing als barcode worden afgedrukt. Inmiddels hebben we het fundament gelegd voor een bredere ondersteuning van barcodes op lay-outs en we vragen nu feedback over welke velden op welke lay-outs met welk type barcode behoefte bestaat.

Werken met barcodes

Klanten vragen vaak of Exact Online “kan werken met barcodes”, of “barcodes kan scannen”. Om dit onderwerp wat toe te lichten het volgende: Het afdrukken van barcodes op een document (een picklijst, een werkorder, een bestelbon etc.) is een beperktere behoefte dan de ondersteuning van processen met barcode scanners. Voor het laatste zijn apps nodig die voor elk proces (bestelling ontvangen, levering picken, voorraad tellen, etc.) een aan het lezen van barcodes aangepaste werkstroom kennen. Een voorbeeld van zo’n app is Smart Shop Floor, waar bijvoorbeeld het werkordernummer gescand kan worden ten behoeve van de materiaaluitgifte en de productontvangst. Ook een aantal partners hebben scanapplicaties voor magazijnprocessen.

 

Exact gaat nu barcodes toevoegen aan lay-outs. Belangrijk om te weten is dat we specifieke velden moeten benoemen die met barcodes ondersteund gaan worden. Dat heeft te maken met het feit dat de meest gevraagde barcodes aan de veldwaarde (Artikel: 12345) een extra karakter moeten toevoegen (Barcode van artikel 12345: 123458) dat gebruikt wordt om te valideren dat de code goed gelezen is (het zogenaamde controlekarakter). Ook bestaan er verschillende types barcodes zoals EAN, UPC, Code 39, Code 128 en nog veel meer:

INDUBAR002

(Klik om te vergroten)

 

We zouden het liefst voor elk veld elk type barcode beschikbaar stellen. Dat is echter een omvangrijk doel dat waarschijnlijk ook veel velden zou omvatten waar geen barcode behoefte bestaat. Wij roepen onze klanten dan ook op om te reageren op welke lay-out welk veld in welk type barcode ondersteund zou moeten worden. We willen ook graag weten hoe U dat dan gaat gebruiken. Op basis van uw feedback zullen we dan keuzes maken. We hadden deze feedback al van een aantal klanten ontvangen voor de werkorderbon. Dat zal dan ook de eerste lay-out zijn waar we mee aan de slag gaan (werkordernummer, artikelcode van het maakartikel, artikelcode van de materialen, bewerkingscode, hulpbron).

 

Deze verbeteringen komen beschikbaar in alle edities van Exact voor Productie. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact voor Productie gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

 

Meer informatie bij en uw feedback naar Pieter Hamans, pieter.hamans@exact.com

Bron: Exact Support Blog

Exact voor Productie Ease of Use: Verbeteringen aan de werkorder afhandeling Exact Online

/in /door

Als we alle materialen hebben uitgegeven, het product ontvangen, de tijd hebben geregistreerd en de inkoopfacturen hebben geboekt kunnen we de werkorder afhandelen. Het afhandelen blokkeert de werkorder voor nieuwe transacties en maakt een boeking aan. Soms vindt het afhandelen in een periode plaats na de ontvangst, of hebben we een transactie vergeten. Twee verbeteringen maken het makkelijker om de werkorder correct af te handelen.

Wat gebeurt er als we een werkorder afhandelen?

We moeten ons bedenken dat we een werkorder kunnen gereedmelden en kunnen afhandelen. Als we deze termen verwarrend vinden: Een werkorder wordt gereed gemeld als er product ontvangen wordt in de voorraad, of als er product gereed is om te verzenden. Gereedmelden is een taak voor de werkvloer. Als we een werkorder afhandelen dan betekent dat dat we alle goederenbewegingen (uitgaven, ontvangsten) geregistreerd hebben, alle tijdregistraties hebben goedgekeurd en alle inkoopfacturen voor die werkorder hebben ingeboekt. Het is nu het moment om het verschil tussen de voorcalculatie en de nacalculatie naar de winst en verlies rekening te boeken. Dit is een taak voor de productieboekhouder. We bevelen aan dat de rechten om een werkorder af te handelen alleen aan een boekhouder worden toegekend, en we bevelen aan om werkorders tijdig af te handelen. Werkorders kunnen worden afgehandeld met een knop op het werkorder scherm of via het menu [Productie] Werkorders, Afhandelen.

 

Werkorder datum van afhandeling

Als we een werkorder niet afhandelen dan blijft het resultaat (het verschil tussen de kostprijs van het product en de verwachte kostprijs van de werkorder) op de balans, in het onderhanden werk. Als we de werkorder afhandelen wordt het resultaat uit het onderhanden werk genomen en naar de productievariantie rekening op de winst en verlies rekening geboekt. Eerder werd deze boeking gemaakt op de dag dat de werkorder werd afgehandeld.  Een verbetering aan [Productie] Werkorder, Afhandelen maakt het nu mogelijk om een boekingsdatum voor het afhandelen in te voeren. Op deze manier kan het resultaat worden gerealiseerd in dezelfde periode (of financieel jaar) als de ontvangst van de werkorder. Als we afhandelen via de knop op het werkorder scherm kunnen we geen datum invoeren.

COMPLETE-001-NL

(Klik om te vergroten)

 

Afhandelen ongedaan maken

Soms handelen we de verkeerde werkorder af, of we vinden nog een factuur die we graag willen koppelen aan een werkorder. Tot nu toe was de status van afgehandeld voor eeuwig. Een verbetering maakt het nu mogelijk om de status van afhandelen ongedaan te maken.

COMPLETE-002-NL

(Klik om te vergroten)

 

Deze verbeteringen zijn beschikbaar in alle edities van Exact voor Productie. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact voor Productie gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

Bron: Exact Support Blog

Exact voor Productie Ease of Use: Kostenoverzicht in de stuklijst Exact Online

/in /door

De stuklijst in Exact voor Productie heeft afzonderlijke schermen om de materialen en de bewerkingsvolgorde te onderhouden. Om de bijdrage van materialen en bewerkingen in de totale geraamde kostprijs te zien moeten we beide schermen raadplegen. Een recente verbetering toont de totalen van materiaalkosten, bewerkingskosten en de kosten van uitbesteed werk op één scherm, als bedrag en als percentage van de totale kostprijs.

Kostenoverzicht in de stuklijst

In het onderhoud van de stuklijstversie, [Voorraad] Artikelen, Stuklijsten, tab General hebben we twee kolommen toegevoegd voor Kostenramingen per [eenheid], eentje in bedrag, en eentje in percentage. De getoonde waardes zijn respectievelijk voor Bewerkingsvolgorde binnen, Bewerkingsvolgorde buiten, Materiaal en Bijproduct.

BREAK-001-NL

(Klik om te vergroten)

 

Deze verbeteringen zijn beschikbaar in alle edities van Exact voor Productie. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact voor Productie gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

Bron: Exact Support Blog

Exact voor Productie Innovatie: Link naar Cloud-CAD

/in /door

Productiebedrijven die metaal- of kunststofproducten vervaardigen en machinebouwers maken vaak gebruik van grafische ontwerpsoftware (Computer Aided Design, CAD). De tekeningen kunnen worden uitgewisseld tussen klant en leverancier, en ook zal het productiebedrijf de tekening ter beschikking stellen van de werkvoorbereider en de werkvloer. De laatste jaren is er veel geïnnoveerd in het ontwerpproces en Exact speelt daar nu op in.

Industrie 3.0: De opmars van de computer

In het begin van de tachtigerjaren is de opmars van CAD software begonnen met oplossingen zoals AutoCAD van Autodesk. Dit type ontwerpsoftware automatiseerde het tot dan handmatige proces van het trekken van lijntjes op een tekentafel. De resulterende tweedimensionale tekeningen vereisten veel ervaring om er een driedimensionale voorstelling van het object van te maken. Begin negentigerjaren kwam daar een innovatie met de oplossing SolidWorks, die niet langer uitging van lijntjes, maar van massieve objecten als staven en bollen die op de computer konden worden bewerkt (gaten erin, doorzagen, aan elkaar plakken) en geroteerd worden op het scherm. Op die manier ontstond een beter inzicht in de objecten. Deze methode wordt 3D-CAD genoemd.

cad-blog-000-1

 

Industrie 4.0: Collaboratief ontwerpen en de cloud

Met de opmars van het lokale netwerk en het Internet kwam de mogelijkheid om collaboratief te ontwerpen. Aan tekeningen kon gewerkt worden door meerdere ontwerpers, klant en leverancier, alsook derden zoals ontwerpbureaus. Het werd mogelijk om tekeningen te bekijken door een browser, en nu zelfs ook om te ontwerpen in de cloud. Een zeer innovatieve startup genaamd Onshape is een van de aanbieders van cloud-CAD.

 

URL naar de CAD tekening in Exact voor Productie

Vanaf heden is het mogelijk om de URL van een cloud-CAD tekening vast te leggen in Exact voor productie. De gebruiksmogelijkheden zijn niet beperkt tot aanbieder Onshape, aangezien alle CAD spelers nu de innovator volgen. We kunnen de URL aar de CAD tekening vastleggen in de stuklijst versie:

cad-blog-001

(Klik om te vergroten)

 

De URL wordt getoond als hyperlink op de tab Algemeen van de stuklijst versie, en onder de afbeelding van het artikel:

cad-blog-002

(Klik om te vergroten)

 

Tonen van de CAD tekening

Door op de hyperlink te klikken opent zich de browser met de tekening. Uiteraard wordt daarbij de gebruiker gevraagd om in te loggen op zijn cloud-CAD account. Eenmaal ingelogd wordt niet opnieuw voor een inlog gevraagd.

cad-blog-003

(Klik om te vergroten)

 

De hyperlink wordt ook getoond op het werkorderscherm. Er zijn plannen om deze hyperlink ook te ondersteunen in Smart Shop Floor.

cad-blog-004

(Klik om te vergroten)

 

Deze innovatie is vanaf heden beschikbaar voor alle edities van Exact voor Productie.

Bron: Exact Support Blog

Hoe maak ik een offerte met veel tekst in Exact Online?

/in /door

TEKST-000

Vaak moet er veel tekst in een offerte worden opgenomen. Standaard artikelvelden zoals de artikelomschrijving en de extra omschrijving lijken te kort voor dit doel. Bovendien is het vaak nodig om de standaardtekst te wijzigen of te verduidelijken bij elke nieuwe offerte. Hoe doen we dit in Exact Online Productie?

Het onderhouden van standaardtekst

Op de artikelkaart is een veld Opmerkingen aanwezig. Als dat niet zichtbaar is, kunt u het toevoegen via de (rechterbovenhoek van het scherm) optie Aanpassen. Als u dan ook nog de optie Kopieer opmerkingen aanvinkt, wordt deze opmerking automatisch gekopieerd naar het opmerkingenveld in de offerteregel. Het veld Opmerkingen staat een lange tekst toe, en deze tekst mag opgemaakt zijn (gebruik van vet en inspringen).

TEKST-004

 

Het inrichten van de offertelay-out

De standaard offertelay-out in Exact Online gaat er van uit dat u gebruik maakt van artikelcodes, de artikelomschrijving, een aantal en een kostprijs die getotaliseerd moet worden. Een behoefte die bij gebruikers vaak bestaat is om een aantal opties te presenteren (die dus meestal niet getotaliseerd moeten worden), en om elk van die opties te verduidelijken met een klant specifieke toelichting. In het onderstaande voorbeeld hebben we de code voor de Kostendrager gebruikt voor het aanduiden van de hoofdstukken (Optie), en we hebben de velden Omschrijving (dat is NIET het veld Artikelomschrijving!) en Opmerkingen (Notes) opgenomen. Van de prijsinformatie wordt alleen het regeltotaal vermeld.

TEKST-001

 

Het invoeren van de offerte

Bij het invoeren van de offerte is gebruik gemaakt van een klant specifieke Omschrijving (in plaats van de artikelomschrijving), te Opmerkingen tekst kan desgewenst nog gewijzigd worden via het icoon, en merk ook op het gebruik van de Kostendrager voor de scheiding van de opties:

TEKST-002

 

Het afdrukken van de offerte

Wanneer we deze offerte afdrukken krijgen we het volgende resultaat:

TEKST-005

Bron: Exact Support Blog

Eindejaar handleidingen Exact Salaris beschikbaar

/in /door

De eindejaar handleidingen salaris voor de jaarovergang 2015/2016 zijn beschikbaar. De handleiding bevat informatie over het afsluiten van loonjaar 2015, de wetswijzigingen die ingaan per loonjaar 2016 en het openen van loonjaar 2016. De handleidingen zijn als stappenplan beschikbaar:

Tip! Bekijk ook de video’s voor eindejaarsverwerking salaris in Exact Globe Next.

 

U kunt de handleiding voor elke productlijn ook raadplegen via de Startpagina Salaris.

Bron: Exact Support Blog

Bij welke rol hoort een functierecht in Exact Synergy Enterprise?

/in /door

In de blogpost ‘Rollen per medewerker zien’ heeft u kunnen lezen hoe u kunt zien welke rollen een medewerker heeft.

Rollen zijn gekoppeld aan functierechten die bepalen welke functies uitgevoerd mogen worden. Naast een aantal standaard aanwezige rollen kunt u ook zelf rollen aanmaken. Zo kunt u bijvoorbeeld een aparte rol aanmaken voor een specifieke functie, of een aparte rol voor een stagiair.

Omdat er verschillende rollen aanwezig zijn kan het voorkomen dat bepaalde functierechten in meerdere rollen zijn opgenomen. Via het overzicht van de functierechten kunt u eenvoudig zien in welke rollen een bepaald functierecht is opgenomen.

Via het menupad [Modules, Systeem, Inrichting, Beveiliging, Functierechten] kunt u dit overzicht opvragen. U maakt hier eerst een selectie op de module waarvoor u de functierechten wilt bekijken, of u kiest voor ‘Alle’ om alle functierechten te bekijken.

Vervolgens opent u het betreffende functierecht. In de sectie ‘Rollen’ kunt u zien welke rollen aan dit functierecht zijn gekoppeld.

Bron: Exact Support Blog

Inzicht in het betalingsgedrag van uw debiteuren binnen Exact Globe

/in /door

In Exact Globe kunt u een overzicht opvragen van het betalingsgedrag van uzelf of van uw debiteuren via [Cash flow, Statistieken, Betalingsdatum]. Dit ouderdomsoverzicht is gebaseerd op de vervaldatum van de factuur. Op basis van de vervaldatum en de datum van betaling kunnen de betalingen worden verdeeld in verschillende categorieën.

Voordat het overzicht wordt getoond, kunt u een aantal selectiecriteria opgeven. Zo kunt u bijvoorbeeld via het veld ‘Ouderdom’ de ouderdom van de betaling opgeven. Als u bijvoorbeeld 0 tot 30 invult, worden betalingen die tussen 0 en 30 dagen na het verstrijken van de vervaldatum zijn uitgevoerd, in één kolom weergegeven. Betalingen die buiten dat traject vallen, worden in een aparte kolom getoond.

Tevens kunt u aangeven via de velden ‘Betaald’ en ‘Ontvangen’ of u alleen ontvangen bedragen wilt opvragen (door alleen ‘Ontvangen’ aan te vinken), alleen betalingen (door alleen ‘Betaald’ aan te vinken) of beide (door beide velden aan te vinken).

Betalingsdatum_NL

Bron: Exact Support Blog

Bevestigen van een bestelling in Exact Globe Next

/in /door

Om planners meer inzicht te geven in de verwachte doorlooptijd van een bestelling is de status van een bestelling erg belangrijk. In Exact Globe is het reeds mogelijk om bij het onderhoud van de crediteur en in de condities van de bestelling aan te geven dat u voor een bestelling een bevestiging wilt ontvangen van de leverancier. Door het toevoegen van het betreffende veld op de lay-out van de bestelbon was het dan mogelijk om uw leverancier hierover te informeren.

In deze blogpost kunt u lezen hoe u de bevestiging in de bestelling vast kunt leggen op het moment dat de leverancier de bevestiging naar u verstuurt. Er is een status ‘Bevestigd’ beschikbaar voor de bestellingen. Hierdoor kan de juiste actie worden ondernomen op basis van de status van de bestelling.

Bij de crediteur
In het onderhoud van de leveranciers is de optie ‘Bevestig bestelling’ beschikbaar op het tabblad ‘Financieel’. Door deze optie aan te vinken geeft u aan dat bij het invoeren van een bestelling voor deze crediteur, de betreffende optie in de bestelling standaard is aangevinkt.

Bij de condities
In de condities van de bestelling is dezelfde instelling aanwezig. Deze bepaalt of de bestelling bevestigd dient te worden. Standaard is deze optie in de bestelling aangevinkt of uitgevinkt afhankelijk van de instellingen bij de betreffende crediteur.

Bij de bestelling
In de bestellingen zelf is het proces-icoon ‘Bevestigd’ aanwezig. Door erop te klikken kunt u de bestelling bevestigen. Tevens kunt u zien wanneer en door wie de bestelling is bevestigd door op het groene vinkje in het icoon te klikken. Wanneer de instelling in de condities van de bestelling is uitgevinkt wordt de bestelling automatisch bevestigd wanneer deze wordt verwerkt.

Menupad
Tevens is het menupad [Inkoop, Invoer, Bevestigen] beschikbaar. Vanuit dit menupad kunt u één of meerdere bestellingen tegelijkertijd bevestigen. Middels de filtercriteria in het scherm kunt u een selectie maken op de bestellingen, waarna u deze met de knop ‘Bevestigen’ kunt bevestigen. Verder zijn er verschillende knoppen aanwezig waarmee u kunt doorzoomen naar de bestelling, de crediteurenkaart en notities en bijlagen kunt bekijken en toevoegen.

Let op: Bestellingen kunnen alleen bevestigd worden nadat ze zijn verwerkt. Wanneer de bestelde artikelen echter al binnen komen terwijl de bestelling nog niet is bevestigd, is het gewoon mogelijk om de ontvangst te registeren.

Bron: Exact Support Blog