Berichten

Eindejaarsverwerking in Exact Online

/in /door

Het einde van 2013 nadert en dit is voor velen het moment om het resultaat van het afgelopen boekjaar te verwerken. Hierbij verplaatst u dit resultaat van de Winst & Verliesrekening naar de rechterzijde van de balans (de sectie Eigen Vermogen). Hierdoor kunt u het boekjaar 2014 ‘schoon’ beginnen. In Exact Online is het afsluiten van uw boekjaar en het verwerken van het resultaat op elk moment mogelijk. Daardoor is een ‘traditionele’ jaarafsluiting niet meer nodig.

Gemak
We proberen dit soort processen voor u altijd zo gemakkelijk mogelijk te maken. Zo is het niet nodig om een beginbalans aan te maken voor het nieuwe jaar. Voor uw balansrekeningen is uw balans op 31 december van het oude boekjaar automatisch uw beginbalans voor het nieuwe boekjaar.
Verder is het ook niet meer noodzakelijk om vooraf alle transacties van het oude boekjaar te boeken en te verwerken voordat u in het nieuwe jaar kunt beginnen met boeken.

Jaarafsluiting in een notendop
U bereid de jaarafsluiting voor door een back-up en (eventueel) correctieboekingen te maken. Hierna kunt u een consistentiecontrole uitvoeren.
Verwerk vervolgens uw boekingen, alleen verwerkte boekingen worden meegenomen bij het verwerken van het resultaat. Sluit desgewenst het boekjaar af om ervoor te zorgen dat u niet per ongeluk in het oude boekjaar kunt boeken. De volgende stap is het daadwerkelijk verwerken van het resultaat. De Winst & Verliesrekening wordt leeg geboekt, bij de Balansrekeningen is de eindbalans van 2013 automatisch de nieuwe beginbalans van 2014.
Na het verwerken van het resultaat kunt u het boekjaar 2014 aanmaken. Handig is om daarbij direct de nieuwe boekstuknummering te bepalen.

Voor het uitgebreide stappenplan en antwoord op de meest gestelde vragen verwijzen we u graag naar dit document.

Belangrijke wijzigingen: SEPA en SBR
Hierna bent u klaar om te starten met 2014. Een jaar waarin we beginnen met twee belangrijke wijzigingen, de overgang op SEPA en op SBR. We raden u aan tijdig aan de slag te gaan met aanpassingen in uw Exact Online omgeving die hier eventueel voor nodig zijn.
Graag verwijzen we u dus nog naar onze startpagina’s over deze onderwerpen:

Bij verdere vragen over deze onderwerpen horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog

Globe & Synergy overzicht eindejaarsupdates 2013/2014

/in /door

Vanaf loonjaar 2014 vinden er wijzigingen plaats die betrekking hebben op uw salarisadministratie, zoals de modernisering ziektewet. Er gelden ook nieuwe rekenregels voor het nieuwe loonjaar. Deze nieuwe rekenregels en aanpassingen worden uitgeleverd in de zogenaamde eindejaars updates.

De planning van de beschikbaarheid van de eindejaars updates kunt u vinden in onderstaande tabel:

Productlijn Versie Planning Beschikbaar
Exact Online Salaris 13 december 2012
Exact Globe Next 407* 7 januari 2013
Exact Compact 407 7 januari 2013
Exact Synergy Enterprise 252** 7 januari 2013
Exact Synergy 407** 7 januari 2013
Exact Globe 2000 304*** 18 november 2013 18   november 2013
Exact (Globe) voor Windows 3.82.2*** 18 november 2013 18   november 2013
Exact voor Dos 7.32.10*** 18 november 2013 18   november 2013
Exact Online Aangifte Reeds beschikbaar

* De salariswijzigingen komen ook beschikbaar in product update 406

** Op dit moment is het nog niet zeker of, en in welke eerdere product update, de salariswijzigingen beschikbaar komen

*** De ondersteuning op deze productlijnen stopt. De eindejaarsversie bevat alleen aanpassen voor het afdrukken van de jaaropgave werknemer en jaarloonopgaaf 2013 en geen rekenregels voor 2014.

Voor meer informatie over de salariswijzigingen kunt u het document ‘Wat zijn de salariswijzigingen in 2014’ raadplegen. Ook kunt u de startpagina salaris in de gaten blijven houden, daar zullen binnenkort de eindejaarshandleidingen op gepubliceerd worden. Voor Exact voor Dos, Exact (Globe) voor Windows en Exact Globe 2000 zijn deze reeds beschikbaar. U kunt ze bekijken via ‘Eindejaarsverwerking 2013/2014’.

Bron: Exact Support Blog

Exact Online: Aanpassen van de lay-out van bankrekening naar IBAN

/in /door

Bij de overgang van BBAN naar IBAN zijn er een aantal aanpassingen nodig. Als eerste is het belangrijk dat u de IBAN gegevens invoert bij uw relaties. Echter wilt u daarnaast ook dat uw eigen IBAN nummer op uw factuur wordt getoond. In deze blogpost leggen we uit hoe u dit aanpast. U kunt ook gebruik maken van de standaard layout die Exact voor u  beschikbaar heeft gesteld. U treft zowel een model aan voor gewone facturen als voor een incassofactuur als u in het lay-out scherm kiest voor Nieuw. Heeft u uw layout zelf opgebouwd of gewijzigd, dan kunt u beter uw layout aanpassen volgens de onderstaande stappen.

Uw lay-out kunt u openen via [Administratienaam, Stamgegevens, Lay-outs, Onderhoud]. Klik door op Verkoopfactuur en op de naam van uw lay-out. Het rekeningnummer wordt vaak in twee verschillende blokken op uw verkoopfactuur lay-out getoond. Voor beide blokken leest u hieronder hoe u het veld kunt aanpassen.

1. Bovenaan in het blok met uw eigen gegevens:

 

Selecteer het grijze blok dat om de eigen informatie heen staat door het aan te klikken. Het blok wordt dan omstippelt. U ziet nu dat naast Toevoegen de knop Velden verschijnt (hier in het geel aangegeven):

002

Klik op de knop Velden, nu krijgt u meerdere velden te zien die u kunt toevoegen. Eén daarvan is IBAN, klik dit veld aan en kies voor Toevoegen. Nu wordt het veld IBAN toegevoegd aan het blok met uw eigen gegevens. U zult zien dat het veld linksboven in wordt geplaatst, u kunt het nu aanklikken en naar de juiste plek verplaatsen en ervoor zorgen dat het veld de juiste grootte heeft. (let op: een IBAN rekening is kan 34 posities bevatten, in Nederland is het nu standaard 18 posities) Het veld dat u zojuist heeft toegevoegd heeft een blauwe omlijning. Dit betekent dat de informatie die erin komt uit de administratie wordt gehaald (we noemen dit ook wel een database veld). In het voorbeeld ziet u ook groene velden, dat zijn tekstvelden. Om ervoor te zorgen dat u dit tekstveld ook kunt toevoegen klikt u weer het grijze blok aan en kiest u voor Tekst (Label). Er wordt een groen veldje toegevoegd, zet deze weer op de juiste plek. Kies dan voor de knop Bewerken, haal de tekst weg en typ: IBAN.

Het blok met uw eigen gegevens ziet er nu als volgt uit:

003

Klik eventueel op de knop Afdrukvoorbeeld om te zien hoe uw lay-out er nu uit komt te zien.

2. Onderaan in het blok met de betalingsinformatie:

004

U ziet hier het veld Bank account, dit wordt gevuld met het bankrekeningnummer uit uw hoofd bankdagboek. Het blok met deze tekst is groen omlijnd en is dus een tekstveld. Klik het gehele groene blok en aan klik op Bewerken.

U zult nu zien dat het blok kunt bewerken, klik het veld Bank account aan en klik op het zwarte kruisje. Klik daarna op de knop Velden naast Toevoegen (als u dit niet ziet dan dient u het veld wellicht nogmaals te bewerken). Zorg ervoor dat uw cursor achter het woord ‘bankrekeningnummer’ staat als u dit doet.  Verplaats nu het veld IBAN van links naar rechts en klik op OK.

005

Zorg er nu voor dat het veld de juiste lettergrootte etcetera heeft. Klik op de knop Afdrukvoorbeeld om te zien hoe uw factuur eruit komt te zien.

Bron: Exact Support Blog

Online Eurobetalingen mogelijk met online boekhoudkoppeling Exact Online

/in /door

Met de online boekhoudkoppeling tussen Exact Online en de Rabobank is het vanaf vandaag mogelijk om Eurobetalingen te doen. Door een vinkje te plaatsen in het dagboekonderhoud bij de Europese overschrijving verstuurt u uw betaling(en) in PAIN-formaat. Als gevolg hiervan zijn betalingen in PAIN-formaat in RIB Pro terug te vinden.

Euro incasso’s
De Euro incasso’s zullen naar verwachting begin december via de boekhoudkoppeling vrijgegeven worden. We hebben daarvoor de Controlled Release fase nog niet afgerond.

Online boekhoudkoppeling met Exact Globe Next
Vanaf eind december 2013 kunt u via Exact Globe Next PAIN-bestanden via de online boekhoudkoppeling tussen Rabobank en Exact aanleveren. Dit betreft zowel de Euro-betalingen als de Euro-incasso’s.

Meer informatie

Bron: Exact Support Blog

De overgang op PKI certificaten – zelf aanschaffen of delen?

/in /door

In de blogpost ‘De overstap van BAPI/Pin naar SBR‘ heeft u al kunnen lezen welke veranderingen er aan zitten te komen op het gebied van het versturen van uw aangifte.

Vanaf het eerste tijdvak 2014 -januari of het eerste kwartaal- heeft u een PKI overheidscertificaat nodig om uw aangifte te verzenden. Aangezien de aanvraag van deze certificaten een aantal weken in beslag kan nemen willen we nogmaals het belang benadrukken om dit zo snel mogelijk te doen. Zo weet u zeker dat u voorbereid bent op het nieuwe jaar en niet tegen problemen aan zult lopen.

Zelf aanschaffen of delen?
Echter is het niet voor elke ondernemer die met Exact Online werkt nodig om zelf een certificaat aan te schaffen. Op dit moment kunnen accountants die werken met Exact Online Accountancy Geavanceerd hun certificaten delen.
Bij het gebruik van BAPI certificaten was dit al mogelijk, echter kon dat certificaat alleen gedeeld worden met administraties die binnen de eigen licentie vielen. De optie om PKI certificaten te delen is geavanceerder, de certificaten kunnen nu ook gedeeld worden met gekoppelde klanten. Oftewel klanten die eigen licentie hebben en een accountant hebben gekoppeld.
Dit scheelt voor u als klant hoge kosten. Vraag uw accountant of zij dit kunnen aanbieden.

Instellingen
Mocht uw accountant beschikken over een Exact Online Accountancy Geavanceerd en een PKI overheidscertificaat dat ze willen delen, dan kunnen ze dit instellen.

Op het tabblad Instellingen kan aangegeven worden of zij het certificaat:
• Alleen willen gebruiken in de betreffende administratie
• Willen delen over alle interne administraties
• Willen delen met alle gekoppelde klanten

Als dit laatste ingesteld wordt betekent dit dat u als klant de aangifte aanmaakt, de accountant controleert die aangifte en kan deze verzenden met behulp van zijn eigen certificaat.

Om de verdere overstap op PKI certificaten voor u zo gemakkelijk mogelijk te maken hebben we informatie verzameld op www.exact.nl/aangifte

Bij verdere vragen horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog

Houdt in Exact Online het overzicht: classificeer uw relaties!

/in /door

Op het moment dat uw bedrijf groeit of al een gevestigde naam is, dan krijgt u er waarschijnlijk steeds meer klanten en/of leveranciers bij. Het overzicht houden wordt dan steeds lastiger. In deze blogpost bespreken we een optie om relaties te classificeren.

Classificaties
Op de relatiekaart kunt u bij een relatie een classificatie koppelen. Ga hiervoor naar [Verkoop, Klanten, Onderhoud] of [Inkoop, Leveranciers, Onderhoud] en klik op een relatie door. Kies daarna voor Bewerken. U ziet nu de volgende optie onder het kopje Marketing.

Classificatie

Als u deze optie niet ziet dan kunt u op het gereedschap rechtsboven klikken, kies dan voor Aanpassen. Zet een vinkje bij Classificatie (en eventueel bij Marketing) en kies voor Bewaren. Als u het filter voor Classificatie heeft dan kunt u klikken op het vergrootglas om een classificatie te koppelen aan de relatie.

classificatie

Classificaties aanmaken

De classificaties kunt u zelf aanmaken. In het voorbeeld ziet u bijvoorbeeld ‘Nieuwsbrief’ waarmee u aan kunt geven dat deze klant een nieuwsbrief wil ontvangen. U zou echter ook classificaties aan kunnen maken zoals de branche of de bedrijfsgrootte.

De classificaties maakt u aan via [Administratienaam, Stamgegevens, Relaties, Classificaties]. Kies daar voor Nieuw, vervolgens ziet u dit scherm:

Classificatie

U kunt nu een code en een omschrijving aan de classificatie meegeven, beide velden zijn verplicht.

Filteren
Nadat u classificaties heeft aangemaakt en deze aan relaties heeft gekoppeld, kunt u filteren op deze classificatie. Dat kan in meerdere schermen, bijvoorbeeld in [Verkoop, Klanten, Onderhoud].

In dit scherm kunt u ook weer klikken op het gereedschapsicoon en vervolgens op Aanpassen. Nu kunt u op het tabblad Filters een vinkje zetten bij Classificatie. Ook kunt u op het tabblad Kolommen de kolom Classificatie toevoegen door er dubbel op te klikken. Nadat u kiest voor Bewaren ziet de kolom er als volgt uit:

Classificatie

Daarnaast kunt u nu bovenin het scherm ook filteren op één specifieke classificatie, zoals E-mail:

Classificatie

Dit overzicht kunt u vervolgens via het gereedschap icoon exporteren naar Excel, of afdrukken. Op deze manier hopen we u een handvat te bieden om onderscheid te maken in uw relaties.

Bron: Exact Support Blog

Hoe verzamel ik een betaling? Hoe wijzig ik een betaling? Exact Online

/in /door

In de blogpost ‘Meest gestelde vragen over het verrichten van betalingen‘ heeft u al meer kunnen lezen over het verrichten van betalingen en de vragen die daarbij naar voren kunnen komen. Ter aanvulling hebben we deze keer nog twee veel gestelde vragen hieronder weergegeven.

Het scherm Betalingen opent u via [Financieel, Bank, Betalingen selecteren].

Hoe verzamel ik een betaling?
Met de knop Verzamelen kunt u de betalingstermijn, de betalingsdatum, de betaalwijze, de betalingsreferentie, en de bankrekening van de verschillende betalingen aan één relatie, aan elkaar gelijk zetten. Hierdoor kunnen de verschillende betalingen met dezelfde betalingsconditie in één keer betaald worden. Dit kunt u doen door meerdere betalingen van dezelfde relatie aan te vinken en te klikken op ‘Verzamelen’. In het scherm ‘Betalingen selecteren’ staat vervolgens boven die betaling (vet gedrukt) het woord ‘Verzamelbetaling’.

U ziet dat er een betalingsreferentie automatisch is ingevuld. Als deze referentie wordt weggehaald dan wordt de verzameling weer ongedaan gemaakt.

De knop Verzamelen is grijs als de posten die zijn aangevinkt niet van dezelfde relatie zijn en/of als de betalingen niet de status Open hebben maar bijvoorbeeld geselecteerd. In dat geval kunt u ze eerst aanvinken en heropenen, en vervolgens Verzamelen.

Deze betaling moest toch een incasso zijn, hoe wijzig ik dat?
Of een betaling naar voren komt in het scherm Betalingen of Incasso wordt bepaald door de Betalingswijze in de Betalingsconditie. Als u in het scherm Betalingen een incasso ziet staan dan kunt u doorklikken op de betalingsdatum. Vervolgens kunt u de Methode aanpassen naar Incasso.

Betalingen_5

Voor meerdere betalingen tegelijk is dit weer mogelijk met de knop Toekennen.

We hopen dat u aan de hand van deze informatie nog gemakkelijker uw betaling kunt verrichten. Mocht u nog vragen hebben dan horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog

Meest gestelde vragen over het verrichten van betalingen

/in /door

In de blogpost Hoe kan een betaling verricht worden vanuit Exact Online?  heeft u kunnen lezen hoe het verrichten van betalingen vanuit Exact Online werkt. Deze optie heeft u als u werkt met de bank module van Exact Online. In deze blogpost bekijken we het scherm Betalingen en geven we daar tips over.

Het scherm Betalingen opent u via [Financieel, Bank, Betalingen selecteren].

1. Hoe splits ik een betaling op?
Het kan voorkomen dat u een betaling heeft staan van € 100,00 maar dat u deze wilt opsplitsen in twee betalingen van €50,00. Om dit te doen klikt u door op de datum (in het blauw) die staat onder Betalingsdatum.

Vervolgens komt u terecht in het scherm Betalingstermijn. Hier kunt u informatie toevoegen zoals een betalingsreferentie of een omschrijving. In het veld Bedrag staat nu €100,00.

Als u hier € 50.00 van maakt en op Bewaren klikt dan wordt u weer teruggebracht naar het scherm Betalingen. U ziet nu dat er twee regels zijn aangemaakt, oftewel de betaling is gesplitst. Wanneer u de tweede € 50.00 op een andere datum wilt betalen dan klikt u weer door op de Betalingsdatum om deze aan te passen. Klik daarna op Bewaren.

2. Het verkeerde eigen rekeningnummer wordt getoond?
Deze situatie kan ontstaan als u meerdere bankdagboeken heeft voor verschillende rekeningnummers, of als u onlangs bent overgegaan op een ander rekeningnummer. De Eigen rekening is te wijzigen door te klikken op de betalingsdatum, zoals hierboven is uitgelegd. Echter wilt u wellicht het rekeningnummer veranderen voor een hele lijst met betalingen.

Dit kunt u doen door alle/een deel van de betalingen aan te vinken. Klik vervolgens op de knop Toekennen. U komt nu terecht in het scherm Betalingen – Bijwerken.

U kunt nu achter ‘Eigen rekening’ op het vergrootglas klikken om de juiste eigen rekening te kiezen. U klikt vervolgens nogmaals op toekennen om de wijzigingen door te voeren voor alle regels.

Als u wilt dat die rekening voortaan de standaard rekening is, dan kunt u via [Administratie, Stamgegevens, Dagboeken] een vinkje zetten bij Hoofd.

3. Hoe wijzig ik de betalingsdatum?
In hetzelfde scherm als hierboven kunt u ook de betalingsdatum voor één of meerdere betalingen bepalen. Dit doet u door te kiezen voor betalingsdatum Vast: Datum of Uitstellen. Als u kiest voor Vast: Datum dan krijgen alle betalingen die u heeft aangevinkt dezelfde datum, die u handmatig invult. Als u kiest voor Uitstellen dan kunt u alle betalingen met bijvoorbeeld 3 dagen uitstellen. Het aantal dagen/weken/maanden/kwartalen/jaren vult u zelf in.

We hopen dat u aan de hand van deze informatie nog gemakkelijker uw betaling kunt verrichten. Mocht u nog vragen hebben dan horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe documenttypes beschikbaar in Exact Online Salaris

/in /door

Binnen Exact Online kunt u met documenten werken. Hierdoor kunt u uw medewerkersdossier digitaal in de loonadministratie opslaan.

Overzichtelijk
Naast de documenttypes Arbeidscontract, Identificatie en Declaratie, zijn nu ook de types Loonheffingsverklaring, Ziekmelding en Overige in de categorie HRM beschikbaar gekomen.

Tijdens het invoeren van een nieuwe medewerker kunt u meteen zijn arbeidscontract en identificatie uploaden. Nadat u de loonheffingsverklaring ondertekend van de medewerker heeft ontvangen, kunt u deze ook als document aan de medewerker koppelen. De correspondentie met betrekking tot een ziekmelding kunt u nu in documenten van het type Ziekmelding plaatsen. Dit is wel zo overzichtelijk.

Bron: Exact Support Blog

Werkwijze van de IBAN BIC service in Exact Online

/in /door

In de blogpost Bestaande bankrekeningnummers in Exact Online verrijken met IBAN en BIC heeft u al kunnen lezen dat u via het menu Administratienaam > Stamgegevens >Import/Export >IBAN BIC Service > Activeren, gebruik kunt maken van de IBAN BIC Service. In deze blog ziet u hoe deze service werkt.

Om gebruik te kunnen maken van de functies dient u eerst te klikken op Activeren. Let op: Alleen een gebruiker met het recht Licentie beheren kan de activatie regelen. Als u een melding krijgt dat u onvoldoende rechten heeft dan kunt u de hoofdgebruiker/een gebruiker met het juiste recht vragen dit te doen.

Als u de juiste rechten heeft dan kunt u aanvinken dat u akkoord gaat met de voorwaarden. Vervolgens ziet u dit staan onder IBAN BIC Service:

IBAN

Activeren
Onder het kopje Activeren ziet u nogmaals wat er eerder geaccepteerd is. U heeft hier de volgende opties:

  • Ik wil gebruik maken van de export van bankrekeninggegevens en de import van deze zelfde bankrekeninggegevens, verrijkt met de IBAN en BIC codes door de IBAN BIC Service.
  • Ik wil gebruik maken van de calculator in het onderhoud van bankrekeningen, waarmee BIC en IBAN codes behorende bij een bankrekening kunnen worden gegenereerd.

Als u in eerste instantie alleen de eerste optie markeert en later toch ook besluit de calculator te willen gebruiken dan kunt u dat in dit scherm aangeven.

Exporteren
Via deze functie maakt u de export aan van uw relatiebestand. U heeft de keuze om dit per administratie te doen of voor meerdere administraties tegelijkertijd.
Daarnaast kunt u kiezen of u alle bankrekeningen wilt exporteren, of alleen degene waarbij nog geen IBAN/BIC is ingevuld.
Vervolgens klikt u op de knop Exporteren onderin het scherm.

In onderstaande afbeelding kunt u een voorbeeld zien van het resultaat:

IBAN
In dit geval zijn er bijvoorbeeld 14 bankrekeningen gevonden die nog uitgebreid moeten worden met een IBAN/BIC nummer. U kunt nu dit bestand downloaden. Daarna kunt u inloggen op de site van www.ibanbicservice.nl om deze bankrekeningen te verrijken.

Importeren
De volgende dag zal het bestand van de IBAN BIC service aangeleverd worden, hierin zitten de IBAN/BIC nummers nu verwerkt. Bewaar dit bestand. Ga vervolgens naar Importeren en kies voor Accepteren nadat u de tekst heeft gelezen.

Klik daarna op de knop Bladeren, selecteer het aangevulde bestand en kies voor Volgende en tenslotte voor Importeren.

Import Resultaten
Na de import kunt u precies zien welke gegevens er zijn geïmporteerd.

Bron: Exact Support Blog