Berichten

Uw suggesties gerealiseerd in Exact Online CRM

/in /door

Uw wensen en suggesties voor bestaande en nieuwe functionaliteit vormen één van de belangrijkste informatiebronnen bij het ontwikkelen van onze software. Zo sluit onze software nog beter aan bij uw wensen en behoeften. U kunt efficiënter werken, de software past beter bij uw informatiebehoefte en is bovendien gemakkelijk in gebruik.

Op basis van klantfeedback is de afgelopen periode gewerkt aan een aantal kleine functies binnen Exact Online CRM. Hieronder vindt u een overzicht:

Splitsen van rechten voor het invoeren en verwijderen van verkoopkansen
In het onderhoud van de Gebruikersrechten is het recht om verkoopkansen in te voeren en te verwijderen opgesplitst in twee aparte rollen. Zo heeft u meer controle over de rechten per gebruiker op het gebied van de verkoopkansen.  Met de rol Verkoopkansen beheren kunt u ook verkoopkansen mee verwijderen. De rol Verkoopkansen invoeren en bewerken kan dat niet.

Verkoopkansen en Offertes filteren op stad of postcode gebied
In het overzicht van de verkoopkansen en offertes kunt u nu ook filteren op een stad of een bepaald postcode gebied. In het Overzicht kunt u via Aanpassen rechtsbovenin deze opties in het Filter toevoegen. U kunt op een postcode range filteren of op een gedeelte van de postcode. Bent u van plan een klant te bezoeken dan kunt u kijken of er wellicht andere verkoopkansen in de buurt liggen die u dan direct mee kunt nemen.

Makkelijker gemaakt om eigen verkoopkansen te zien
In het CRM menu is een aparte optie ‘Mijn verkoopkansen’ toegevoegd. Hiermee kan een vertegenwoordiger direct naar een overzicht met zijn eigen verkoopkansen gaan. Het Verkoper veld is dan voorgevuld met de huidige gebruiker. Tevens is er een tab ‘Mijn’ toegevoegd in het scherm Overzicht verkoopkansen.

Mijnverkoopkansen

Leverdatum en leveringswijze toegevoegd aan de offerte
Soms kan het in de offerte al van belang zijn voor uw klant te weten hoe de producten geleverd zullen worden en wanneer. Daarom zijn er velden voor de leverdatum en leveringswijze toegevoegd in de offerte. Tevens kunt u deze velden toevoegen aan uw lay-out. Bij het accepteren van de offerte naar een verkooporder worden deze velden ook meegenomen naar de order.

Project toegevoegd in verkoopkansen XML
Het is reeds mogelijk om Verkoopkansen te importeren. Ook is het mogelijk om een project aan een verkoopkans te koppelen. De import van verkoopkansen is nu aangepast zodat ook een project bij de import kan worden meegenomen bij de verkoopkans.

De wijzigingen zijn reeds beschikbaar. Kijk ook eens bij de release notes die voor elke wijziging worden geschreven.

Bron: Exact Support Blog

Tip: De standaard taal van een nieuw contactpersoon wijzigen in Exact Globe Next

/in /door

Wanneer u een nieuw contactpersoon aanmaakt in het onderhoud van een relatie ([Financieel, Debiteuren, Onderhouden] / [Financieel, Crediteuren, Onderhouden]), wordt het veld ‘Taal’ standaard gevuld door Exact Globe Next. De taal die hier standaard staat ingevuld, wordt verkregen via de medewerkerskaart van de gebruiker die het contactpersoon aanmaakt.

Taal wijzigen
Wanneer bij het aanmaken van een nieuw contactpersoon bijvoorbeeld standaard de taal ‘EN’ (Engels) ingevuld wordt door het systeem en u wilt dat dit ‘NL’ (Nederlands) wordt, kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Ga naar het menu [Systeem, HR&Beveiliging, Medewerkers]
  • Selecteer hier uit de lijst met medewerkers uw eigen naam en klik op de knop Open.
  • Op het tabblad ‘Algemeen’ in het veld Taal zal ‘EN’ ingevuld staan. Wijzig dit naar ‘NL’ en klik op de knop ‘Bewaren’.

Wanneer u nu in het onderhoud van een relatie op tabblad ‘Contactpersonen’ een nieuw contactpersoon aanmaakt, wordt bij ‘Taal’ standaard ‘NL’ ingevuld.

Bron: Exact Support Blog

Fiattering terugdraaien in Exact Globe Next

/in /door

Om onder andere te voorkomen dat het voor iedereen mogelijk is om betalingen te verwerken, kunt u werken met het fiatteren van betalingen. U kunt een betaling fiatteren via het menupad [Cash Flow, Betalingen, Fiatteren]. Als dit is gedaan, dan komt de betaling terecht bij [Cash Flow, Betalingen, Verwerken]. Vanuit dit menupad kunt u de betaling vervolgens verwerken.

Ongedaan maken
Het kan voorkomen dat u de betaling heeft gefiatteerd, maar dat u dit ongedaan wilt maken, zodat de boeking weer naar voren komt als ‘Te fiatteren’.

Dit kunt u als volgt doen:

  • Via [Cashflow, betalingen, fiatteren] het overzicht opvragen via de knop ‘Tonen’
  • Vervolgens hoeft u alleen een vinkje te zetten bij ‘Reeds gefiatteerd’.
  • Dan kunt u de post selecteren waarvan u de status terug wilt draaien en nogmaals klikken op ‘Fiatteren’
  • Vervolgens verschijnt de melding ‘Reeds gefiatteerd’. Kies hier voor de optie ‘Doorgaan’

Fiatteren

Wanneer u het scherm nu actualiseert via de knop ‘Actualiseren’, dan zult u zien dat de post verdwenen is uit dit overzicht (met het vinkje op ‘Reeds gefiatteerd’). Als u in dit scherm weer een vinkje zet bij ‘Te fiatteren’ en daarna kiest voor ‘Actualiseren’, dan is de post weer zichtbaar. Op deze manier kan een gefiatteerde post weer ter fiattering worden aangeboden.

Bron: Exact Support Blog

Tips om te beginnen met Exact Online

/in /door

Als nieuwe klant van Exact Online is het logisch dat u veel vragen heeft. Wellicht heeft u nog niet veel ervaring met boekhouden, of met het werken met boekhoudkundige software.

We proberen daarom om de software zo gemakkelijk mogelijk te maken en u werk uit handen te nemen. Uiteraard staat onze support-afdeling altijd voor u klaar om u op weg te helpen. Er zijn echter ook andere manieren om meer inzicht te krijgen in de werking van Exact Online. In deze blog vertellen we daar graag meer over zodat u zonder problemen kunt gaan starten in de wereld van Exact Online.

Inrichting
De inrichting van Exact Online is erg belangrijk, vooral als u gebruik gaat maken van de geavanceerdere versies van Exact Online (zoals Handel en Productie).  Hoe u de administratie inricht is later bepalend voor de boekingen die worden gemaakt en de processen die worden geregistreerd. Daarom willen we u graag helpen om daarmee goed van start te gaan.

In de blog ‘Beginnen met Exact Online‘ kunt u zien hoe u met een standaardinrichting van Exact Online kunt starten. Daarbij heeft u de keuze uit verschillende inrichtingen, zoals die voor een Commercieel bedrijf met CRM of een Vereniging. Als u kiest voor een standaardinrichting wordt uw administratie gevuld met grootboekrekeningen, btw-codes en andere stamgegevens.

Echter gaven we al aan dat de inrichting van bijvoorbeeld een Exact Online Handel administratie wat meer aandacht nodig heeft. We raden daarom ook aan om daarbij gebruik te maken van een consult (op locatie). Als u daar meer informatie over wilt kunt u een consult aanvraag indienen.
Klik daarvoor in Exact Online op het vinkje in de grijze balk, kies voor Nieuwe taak. Klik dan op Consult aanvraag onder Support en vul uw aanvraag in. Door bij de start te investeren in een goede inrichting zorgt u ervoor dat later alle processen goed verlopen.

Helpdocumentatie
Op veel vragen zijn de antwoorden terug te vinden in de documentatie van Exact Online. U kunt die helpdocumentatie vinden door in een scherm op het vraagteken te klikken, u kunt dan een helpdocument vinden over die specifieke pagina. U kunt ook klikken op ‘Help startpagina’ of direct zoeken naar een term.

Starten

Training
Trainingen voor Exact Online bestonden al een tijd, maar om ervoor te zorgen dat u goed op weg wordt geholpen bieden wij deze trainingen nu gratis aan! Hier leest u meer en kunt u zich aanmelden: http://www.exact.nl/support-en-training/trainingen/gratis-trainingen

Er zijn verschillende trainingen mogelijk, bijvoorbeeld een ‘Aan de slag’ training waarin de basis wordt behandeld, of een Handel training waarin er wordt ingegaan op de processen die dan van belang zijn. Door een training te volgen kunt u zelfverzekerd aan de slag gaan met Exact Online.

Webinar
Een andere optie die wij bieden om uw kennis te vergroten, zijn webinars. Een webinar is een online seminar dat via de pc kan worden bekeken. Wanneer u zich inschrijft voor de webinar, ontvangt u de url waarop de webinar te volgen is.

Op deze webpagina kunt u meer informatie lezen.

Support
Eerder in deze blog werd al aangeven dat ons doel op de Support afdeling ook is om u op weg te helpen. U kunt ons op meerdere manieren bereiken:

  • Telefonisch

U kunt telefonisch met ons in contact treden via 0157115100.

  • Webvraag

U kunt een webvraag bij ons indienen via Exact Online zelf. Hiervoor klikt u in de grijze balk van Exact Online op het vinkje en vervolgens op Nieuwe taak. Kies dan voor Vraag Exact Customer Support. Vul uw vraag in en kies voor Bewaren + Nieuw om nog een vraag in te dienen, of voor Bewaren + Bewerken. Bij het indienen van de vraag kunt u aangeven dat u teruggebeld wilt worden. Indien u dat niet invult krijgt u een reactie per e-mail. Graag ontvangen we een zo duidelijk mogelijke uitleg en eventueel een schermafbeelding zodat we uw vraag snel en correct kunnen beantwoorden.

  • Chat

Klik in Exact Online op het vraagteken en op Help startpagina. Nu kunt u kiezen voor de knop Chat (is online). Hierna begint een chatsessie met een support medewerker. We raden deze optie niet aan bij zeer ingewikkelde kwesties. Maar het gebruik van de chat kan erg handig zijn als u snel een antwoord wilt krijgen of als het druk is aan de telefoon. Zo hoeft u niet in de wacht te staan en kunt u snel weer verder!

De support afdeling is bereikbaar van 08.30 tot en met 17.30 op werkdagen.

Starten_3

Als laatste willen we u nog verwijzen naar deze website voor meer Tips & Tricks om te starten met Exact Online.

Bij verdere vragen horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog

Projectnummers automatisch genereren Exact Synergy Enterprise

/in /door

Bij het aanmaken van een nieuw project in Exact Synergy Enterprise is het standaard mogelijk om zelf een waarde te kiezen en in te voeren voor de projectcode. Bij elk nieuw project kan de projectcode handmatig ingevoerd worden en opgeslagen.

Automatisch genereren
Het is echter ook mogelijk om de projectnummers voor nieuwe projecten automatisch en opeenvolgend te laten voorstellen door het systeem bij het aanmaken van een nieuw project. De instelling die hiervoor nodig is, kunt u vinden via het menupad [Projecten, Inrichting, Diversen, Instellingen]. Hier kunt u het veld ‘Genereren (Projectcode) markeren, waarna u meteen het eerstvolgende vrije projectnummer kunt ingeven. Het eerstvolgende nieuwe project zal dit nummer toegewezen krijgen, vervolgens krijgt elk volgend project een opeenvolgend hoger nummer toegewezen.

Project instellingen

Ook na het activeren van het automatisch genereren van projectnummers zal het overigens wel mogelijk blijven om de voorgestelde projectnummers te wijzigen naar een andere waarde bij het aanmaken van een project.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Goedkeuren documenten in Exact Synergy Enterprise

/in /door

Binnen Exact Synergy Enterprise kunt u aangeven dat een document eerst moet worden goedgekeurd voordat deze beschikbaar is voor andere medewerkers, klanten of dealers. U kunt dit definiëren via de instellingen van een documenttype (via het menupad [Documenten, Inrichting, Document: Types]). Daarnaast kunt u hier ook aangeven welke rollen medewerkers moeten hebben om de documenten goed te mogen keuren.

Deze instelling kunt u vinden onder de tab ‘Publiceer’ bij de instellingen van het documenttype.

Document

Altijd goedkeuren
Het kan echter gebeuren dat deze instelling uit staat en dat nieuwe documenten van dit type of bestaande documenten die bewerkt worden alsnog goedgekeurd moeten worden. Dit kan er mee te maken hebben dat het document met beveiligingsniveau “0”, “1”, of “2” wordt opgeslagen. Documenten met een beveiligingsniveau van 2 of lager moeten altijd worden goedgekeurd, ongeacht de instellingen van het documenttype.

Mocht u niet willen dat het document goedgekeurd moet worden, dan dient u het document met een hoger beveiligingsniveau te bewaren.

Bron: Exact Support Blog

Is het zinvol om de webbrowser te upgraden?

/in /door

As a user I want web applications to be responsive, perform.  I don’t want to wait for a page to load or refresh for more than 5 seconds. Sometimes 3 seconds is already too much to me. For this reason I make sure to use the latest version of my browser. Why?

I notice that people often complain that web sites are slow whereas I don’t have that problem myself. When I ask what web browser and version they use they often do not know, especially when they use Microsoft Internet explorer. (Most people by the way use IE9 or even IE8.) When people use Chrome they always state “Chrome is faster than Internet Explorer’”. (So they are aware that performance differs per web browser.) When I ask when they upgraded their web browser the last time, they reply “I just downloaded it some time ago. Do I need to upgrade?”.

The issue with performance is it not always concerns the web site (application or server), but the browser being used. As software supplier we want to provide more and richer features and functions in our web applications. Suppliers like Google (Chrome), Microsoft (Internet Explorer) and Mozilla (Firefox) keep improving their browser to support new web technologies to provide better user experience. As software developers we therefore constantly update our software to support the latest technologies.

When we release a new version of Exact Synergy Enterprise new technology is likely to be used. The upcoming release 252 for instance uses new technology to improve the performance of some pages, for instance the service management dispatch board. The issue is users only benefit when they use the latest version of Internet Explorer.

Users shouldn’t need to constant be aware of new technologies and what browser version they need to get great user experience. This does not apply to Exact Synergy Enterprise, but to any web application.  Users only need to keep their web browser up to date with the latest version.

… and Chrome might no longer be faster in all cases compared to Internet Explorer. (Just check out some tech-sites yourself).

Bron: Exact Product Blog

Bankrekeningnummers verrijken met IBAN en BIC in Exact Synergy

/in /door

Om de bankrekeningen van uw relaties in Exact Synergy en Exact Synergy Enterprise bij te werken met het correcte IBAN en BIC-code is de Exact Synergy IBAN BIC service tool beschikbaar.

Met deze tool kunt u de bankrekeninggegevens van uw relaties uit uw Exact Synergy (Enterprise) database exporteren. Het geëxporteerde bestand kunt u vervolgens versturen naar een instantie die het bestand aanvult met het IBAN en BIC-code. Voor Nederlandse bankrekeningen kunt u het bestand bijvoorbeeld opsturen naar de IBAN BIC service van de Nederlandse Vereniging van Banken. Het aangevulde bestand dat u terug ontvangt kunt u vervolgens via dezelfde tool weer importeren in uw Exact Synergy (Enterprise) database.

IBAN BIC service tool downloaden
De Exact Synergy IBAN BIC service tool kunt u downloaden via deze link. U dient er rekening mee te houden dat u minimaal over product update 400 van Exact Synergy of minimaal over product update 249 van Exact Synergy Enterprise beschikt.

De tool kan voor zowel Exact Synergy als Exact Synergy Enterprise gebruikt worden. U dient over de system administrator-rol in Exact Synergy of Exact Synergy (Enterprise) te beschikken om deze tool te kunnen gebruiken.

Andere productlijnen
De IBAN BIC service tool is ook beschikbaar voor andere productlijnen van Exact. Voor meer informatie kunt u de volgende blogposts bekijken:

Bron: Exact Support Blog

Waar kan ik de IBAN BIC service tool downloaden?

/in /door

Om de bankrekeningen van uw relaties bij te werken met het correcte IBAN en BIC-code is de IBAN BIC service tool beschikbaar. Met deze tool kunt u de bankrekeninggegevens van uw relaties uit uw Exact Globe Next of Exact Compact administratie exporteren. Het geëxporteerde bestand kunt u vervolgens versturen naar een instantie die het bestand aanvult met het IBAN en BIC-code.

Voor Nederlandse bankrekeningen kunt u het bestand bijvoorbeeld opsturen naar de IBAN BIC service van de Nederlandse Vereniging van Banken.

Waar kan ik deze tool vinden?
Het aangevulde bestand dat u terug ontvangt kunt u vervolgens via dezelfde tool weer importeren in uw administratie. De service tool kunt u hier downloaden.

Bron: Exact Support Blog