Berichten

Tip: In Exact Globe een overzicht van handmatig aangemaakte facturen genereren

/in /door

Normaal gesproken wordt er, als u over de module E-Order beschikt, bij het verwerken van een order direct een factuur aangemaakt. Echter is het ook mogelijk om handmatig een factuur aan te maken. Wanneer u van deze laatste optie gebruik maakt kan het wenselijk zijn om in één overzicht te kunnen zien welke facturen handmatig zijn aangemaakt.

Overzicht van facturen opvragen

Om een overzicht van al uw facturen op te vragen gaat u naar [Factuur, Verslagen, Factuurhistorie]. Hier vult u eventueel de betreffende filters in en klikt op Zoeken. U krijgt nu een overzicht van de gehele factuurhistorie, ongeacht of de factuur nu handmatig of automatisch is aangemaakt.

Kolom ‘Pakbonnummer’ toevoegen

Om een beter inzicht te krijgen in welke facturen handmatig zijn aangemaakt kunt u de kolom Pakbonnummer toevoegen door rechts bovenin op de knop Kolommen te klikken. Vervolgens kunt u de optie Pakbonnummer vanuit de kolom Beschikbare naar de kolom Zichtbaar verplaatsen. Hierna klikt u op OK.

screenshot1nl

Handmatig aangemaakte facturen beschikken niet over een pakbonnummer

Doordat de kolom Pakbonnummer nu is toegevoegd aan het overzicht van alle facturen kunt u precies zien welke facturen handmatig zijn aangemaakt en welke zijn ontstaan vanuit een order. Handmatig aangemaakte facturen beschikken namelijk niet over een pakbonnummer. Bij deze factuur is het veld in deze kolom dan ook leeg. Door met uw rechtermuisknop op de kolom Pakbonnummer te klikken kunt u kiezen voor Sorteren. Hierdoor ziet u alle facturen zonder pakbonnummer onder elkaar staan.

screenshot2nl

De volgorde die wordt getoond kunt u eventueel nog omkeren door nogmaals met uw rechtermuisknop op de kolom te klikken en te kiezen voor Sorteervolgorde omkeren.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Financials alle informatie tonen bij het opvragen van een overzicht

/in /door

Bij het opvragen van diverse overzichten kan het voorkomen dat de informatie die getoond wordt niet volledig is, omdat het overzicht geen indruk geeft van de informatie op regelniveau, of omdat gegevens überhaupt niet getoond worden. Controleer in dit geval onderstaande zaken die te benaderen zijn via het selectiescherm van het betreffende overzicht:

“Groeperen”
Middels de sectie “Groeperen” kunt u aangeven hoe uw overzicht gegroepeerd en/ of gesorteerd dient te worden. De instellingen in deze sectie hebben invloed op de manier waarop de gevraagde informatie wordt weergegeven.

Sorteer/groepeerlijst
Via deze lijst kunt u de velden rangschikken.

Groeperen
De bovenste lijn in de lijst is ten behoeve van het groeperen. Dit houdt in dat de gegevens per geselecteerde entiteit gegroepeerd worden en dat er een totaal per entiteit wordt weergegeven. U dient de entiteiten waarop u wilt groeperen te selecteren en middels de pijltjes naar boven te verplaatsen. De entiteiten dienen onder de lijn “Groeperen”, maar boven de lijn “Sorteren” te staan. Op deze wijze kunt u de bedragen in het overzicht op verschillende niveaus totaliseren.

Sorteren
Door entiteiten te verplaatsen tot onder de lijn ‘Sorteren’ bepaald u de sortering van het overzicht. Het bovenste veld bepaalt het eerste sorteerniveau. Het tweede veld bepaalt het tweede sorteerniveau enz. De sorteervolgorde bepaalt de presentatie van de waarden binnen de gepresenteerde lijst. De lijst wordt op het eerste sorteerniveau oplopend gesorteerd, vervolgens op de tweede enz. Het verdient voorkeur om de sorteervolgorde van een entiteit gelijk te laten lopen met de voor de desbetreffende entiteit gedefinieerde indexen. Dit om de snelheid van de rapporten te optimaliseren.

Tonen details/Niveau pagina-einde
De velden ‘Tonen details’ en ‘Niveau pagina-einde’ zijn beschikbaar zodra er op de desbetreffende entiteit een getotaliseerd veld op een numerieke waarde aanwezig is, zoals bijvoorbeeld een bedrag. Geef in het veld ‘Tonen details’ aan of u in het overzicht de getoonde informatie alleen verdicht wilt zien of dat u ook de onderliggende regels (details) wenst te zien die resulteren in het getoonde totaal.

Indien nog steeds niet alle gegevens getoond worden, kunt u in het overzicht zelf kiezen voor “Standaardwaarden herstellen”. Voor meer informatie over deze optie, klik hier (inloggegevens benodigd).

Bron: Exact Support Blog

In Exact Synergy aangeven hoeveel regels per pagina getoond dienen te worden

/in /door

In Exact Synergy beschikt u over verschillende zoekpagina’s voor het zoeken naar gegevens. Zo kunt u bijvoorbeeld zoeken naar documenten, verzoeken, verkoopkansen, projecten, etc.

Zoals u heeft kunnen lezen in de blogpost De kolommen van het zoekresultaat aanpassen kunt u zelf bepalen welke kolommen u wilt tonen in de resultaten.

Naast het aanpassen van de kolommen is het ook mogelijk om aan te geven hoeveel gegevens u wilt tonen per pagina. Wanneer u het resultaat bijvoorbeeld wilt exporteren naar Microsoft Excel kan het wenselijk zijn om alle gegevens op één pagina te tonen.

U kunt dit eenvoudig instellen per resultaten pagina. Dit kunt u doen door rechtsonder aan de resultaten pagina de paginagrootte aan te passen. U geeft hier op hoeveel regels u per pagina wilt tonen en klikt vervolgens op ‘Tonen’.

De waarde die u opgeeft wordt onthouden voor de volgende keer. U kunt dit instellen per zoekpagina. Op deze manier kunt u aangeven dat u bij het zoeken naar verkoopkansen altijd 5 regels per pagina wilt tonen, terwijl u bij het zoeken naar projecten altijd 10 regels per pagina wilt tonen.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik in Exact Globe het ‘Overzicht verwerkt’ nogmaals tonen?

/in /door

In de Blog post ‘Hoe kan ik zien wie de betaling of incasso heeft verwerkt?’ heeft u al kunnen lezen over hoe u kunt zien welke gebruiker, welke bankbestanden aan heeft gemaakt via menupad [Cash flow, Betalingen, Aangemaakte bankbestanden]. Wat ook mogelijk is in dit menupad, is om het ‘Overzicht verwerkt’ nogmaals te tonen en af te drukken. Het voordeel van deze optie is, dat u de run niet helemaal terug hoeft te draaien en de run opnieuw dient te fiatteren en verwerken.

Samenvattingsinformatie
Het ‘Overzicht verwerkt’ komt normaal gesproken naar voren als een betaling wordt verwerkt via [Cash flow, Betalingen, Verwerken] als alle posten worden geselecteerd en er dan op de knop ‘ Verwerken’ wordt geklikt. Het overzicht toont samenvattingsinformatie over de aangemaakte run.  Zaken als het runnummer,  uw eigen bankrekeningnummer, het bestandenpad waar het bestand is opgeslagen en controlegetal worden getoond.

Opnieuw aanmaken
Het kan voorkomen dat u dit overzicht nogmaals af wilt drukken, bijvoorbeeld omdat er iets mis is gegaan bij de eerste keer afdrukken van het overzicht. Het opnieuw aanmaken kan gedaan worden via menu-pad [Cash flow, Betalingen, Aangemaakte bankbestanden]. Met de knop ‘Opnieuw aanmaken’, kunt u het betaalbestand nogmaals aanmaken. Als dit is gebeurd, dan wordt het ‘Overzicht verwerkt’ opnieuw getoond en kunt u dit afdrukken. Let er dan wel op dat het betaalbestand nogmaals is aangemaakt en de bestandsnaam op het overzicht nu iets anders is. Eventueel kunt u één van de dubbele betaalbestanden weer verwijderen in het aangegeven menu-pad.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik zien, in Exact Globe Next, wie de betaling of incasso heeft verwerkt?

/in /door

Het kan handig zijn om te weten welke gebruiker, welk betaalbestand of incassobestand heeft aangemaakt in uw administratie.  Deze bankbestanden worden aangemaakt op het moment dat  de geselecteerde betalingen  of incasso’s worden verwerkt via [Cash flow, Betalingen, Verwerken], [Cash flow, Incasso’s, Incasso] of [Cash flow, Incasso’s, Incassobatch beheren].

Om te kunnen zien wie welk bestand heeft aangemaakt, kunt u het overzicht ‘Aangemaakte bankbestanden’ raadplegen.  Dit overzicht kunt u opvragen via menupad [Cash flow, Betalingen, Aangemaakte bankbestanden].

In de kolom ‘Verricht door’ kunt u zien wie de betalingsrun of incasso run heeft verwerkt. In de kolom ‘Datum’ ziet u de datum waarop het bestand is verwerkt en de kolom ‘Eigen rekening’ geeft aan welk betaalmiddel is gebruikt. Tevens heeft u de mogelijkheid om dit overzicht te exporteren naar Microsoft Excel via de knop ‘Exporteren’.

Een andere manier om te bekijken welke gebruiker welk proces heeft uitgevoerd, is via het overzicht ‘Verwerkt door’, wat te benaderen is via het menupad [Cash flow, Statistieken, Verwerkt door]. Als dit overzicht op wordt gevraagd, gegroepeerd op ‘Details’, dan kunt u de muis boven één van de processen links onder in het scherm houden. Vervolgens kunt u dan zien wie welke stap heeft uitgevoerd.

Bron: Exact Support Blog

Een overzicht tonen in Exact Globe van de medewerkers met een e-mailadres

/in /door

In de blog post ‘Welke instellingen zijn van belang voor het e-mailen van salarisslips’ heeft u kunnen lezen wat er ingesteld dient te worden om salarisstroken te versturen via e-mail. Bij het verwerken van de salarisstroken, kan het handig zijn om een overzicht te kunnen tonen van de medewerkers die wel of geen e-mail adres hebben.

Via [Salaris, Invoer, Afdrukken/Verwerken] kunt u middels het klikken met de rechter muisknop op de kopregel, kiezen voor ‘Kolommen definiëren’.

Selecteer vervolgens de beschikbare kolom ‘E-mail’ en klik op de pijltjes die naar rechts wijzen, om de kolom zichtbaar te maken. Kies vervolgens voor ‘Verplaats naar boven’ om de kolom meer naar links te tonen in het overzicht.

Als u op ‘OK’ klik ziet u de nieuwe kolom in het overzicht. Eventueel kunt u dubbelklikken op de kolomnaam ‘E-mail’. Dan kunt u alle medewerkers met een e-mailadres groeperen. Zo kunt u de medewerkers waarbij u de strook per e-mail wilt versturen, gemakkelijker tegelijk selecteren en kiezen voor ‘Verwerken’.

Bron: Exact Support Blog

Houdt in Exact Online het overzicht: classificeer uw relaties!

/in /door

Op het moment dat uw bedrijf groeit of al een gevestigde naam is, dan krijgt u er waarschijnlijk steeds meer klanten en/of leveranciers bij. Het overzicht houden wordt dan steeds lastiger. In deze blogpost bespreken we een optie om relaties te classificeren.

Classificaties
Op de relatiekaart kunt u bij een relatie een classificatie koppelen. Ga hiervoor naar [Verkoop, Klanten, Onderhoud] of [Inkoop, Leveranciers, Onderhoud] en klik op een relatie door. Kies daarna voor Bewerken. U ziet nu de volgende optie onder het kopje Marketing.

Classificatie

Als u deze optie niet ziet dan kunt u op het gereedschap rechtsboven klikken, kies dan voor Aanpassen. Zet een vinkje bij Classificatie (en eventueel bij Marketing) en kies voor Bewaren. Als u het filter voor Classificatie heeft dan kunt u klikken op het vergrootglas om een classificatie te koppelen aan de relatie.

classificatie

Classificaties aanmaken

De classificaties kunt u zelf aanmaken. In het voorbeeld ziet u bijvoorbeeld ‘Nieuwsbrief’ waarmee u aan kunt geven dat deze klant een nieuwsbrief wil ontvangen. U zou echter ook classificaties aan kunnen maken zoals de branche of de bedrijfsgrootte.

De classificaties maakt u aan via [Administratienaam, Stamgegevens, Relaties, Classificaties]. Kies daar voor Nieuw, vervolgens ziet u dit scherm:

Classificatie

U kunt nu een code en een omschrijving aan de classificatie meegeven, beide velden zijn verplicht.

Filteren
Nadat u classificaties heeft aangemaakt en deze aan relaties heeft gekoppeld, kunt u filteren op deze classificatie. Dat kan in meerdere schermen, bijvoorbeeld in [Verkoop, Klanten, Onderhoud].

In dit scherm kunt u ook weer klikken op het gereedschapsicoon en vervolgens op Aanpassen. Nu kunt u op het tabblad Filters een vinkje zetten bij Classificatie. Ook kunt u op het tabblad Kolommen de kolom Classificatie toevoegen door er dubbel op te klikken. Nadat u kiest voor Bewaren ziet de kolom er als volgt uit:

Classificatie

Daarnaast kunt u nu bovenin het scherm ook filteren op één specifieke classificatie, zoals E-mail:

Classificatie

Dit overzicht kunt u vervolgens via het gereedschap icoon exporteren naar Excel, of afdrukken. Op deze manier hopen we u een handvat te bieden om onderscheid te maken in uw relaties.

Bron: Exact Support Blog

Verbeterde filters in Exact Online

/in /door

Wist u dat de filters van veel overzichten in Exact Online inklapbaar zijn? Erg handig, want de filtersecties kunnen veel ruimte innemen op uw scherm. Zo heeft u na het inklappen tot wel ruim 40% extra ruimte op bijvoorbeeld de Balans / Winst- en Verlies pagina.

U bepaalt op die manier zelf of er meer aandacht op de filters of op de inhoud van de pagina gelegd moet worden.

Filter    Filter

(eerste afbeelding: oude situatie, tweede afbeelding: nieuwe situatie)

Eenvoudig een filter verwijderen
Ingeklapt geeft de filtersectie compact en overzichtelijk weer waar u op filterde. Het is dan altijd duidelijk wat de context van de getoonde informatie is. U verwijdert een filter direct zonder de gehele sectie te hoeven openen. De pagina ververst dan automatisch.

U herkent de mogelijkheid tot inklappen aan een subtiele balk onder de filtersectie. Deze balk licht op zodra u focus geeft aan de filters.

Filter

Bron: Exact Support Blog