Berichten

3 tips voor een klantvriendelijke salarisverwerking

/in /door

Er zijn twee soorten kantoren die salarissen verwerken, blogt consultant salarisadministratie Vera Lenaerts. Het ene kantoor zegt dat het de klant centraal stelt. Kantoor 2 voegt de daad bij het woord. Bij welk kantoor hoor jij?

Niet verdienen op salarisadministratie

Onlangs ontmoette ik 2 salarisadministrateurs die samen 300 stroken verwerkten per maand. Ze kregen mutaties binnen via allerlei kanalen: e-mail, telefoon, fax, per post en zelfs via Whatsapp. Mutaties werden handmatig ingevoerd en verwerkt tot loonstrook. Sommige klanten kregen hun loonstroken per post, anderen per e-mail. Toen ik de partner vroeg hoe hij geld verdiende, gaf hij aan niet te verdienen op de salarisadministratie. Dit is een extra service was richting klanten. Daarom blijven ze bij ons, zo gaf hij aan.

Herstelwerk

Dat verhaal hoor ik vaker. Veel kleinere accountants- en administratiekantoren leveren salarisverwerking als extra dienst in het kader van de klant centraal stellen. Dus klanten mogen aanleveren zoals ze gewend zijn. Dit lijkt klantgericht maar deze vrije keus leidt tot een hoge foutmarge door het vele handmatige werk. Dat zorgt dikwijls voor boze klanten en bovendien veel herstelwerk voor de salarisadministrateurs. Daar herkende de partner zich in, maar hoe veranderen zonder klanten te verliezen? “Door klantgericht te werken”, antwoordde ik. Daarvoor heb ik drie tips:

  1. Categoriseer je klanten
    Inventariseer wat voor salarisadministraties je hebt: cao administratie of niet, zijn het vaste lonen of per uur betaald, hoe zit het met variabele mutaties, hoeveel dga-verloningen, hoeveel werk heb je aan elke klant. Door klanten te categoriseren, krijg je inzicht en kan je er eerlijke tarieven aan hangen. Aan de verloning van dga’s heb je haast geen werk terwijl uurloners meer aandacht vragen. Zo krijg je meer inzicht in wat je aan het doen bent en ontdek je bij welke klanten je efficiënter kunt gaan werken.
  2. Laat je klanten uniform hun mutaties aanleveren  
    Het is even wennen, maar je klanten ervaren snel dat aanleveren via een beveiligde omgeving makkelijk is. En jij voorkomt uitzoekwerk en fouten. Bovendien voldoe je aan de AVG. Gegevens staan klaar voor verwerking en je hoeft niets in te voeren. Willen je klanten de loonaangiften goedkeuren voordat je ze definitief maakt? Die goedkeuring kan gewoon via een beveiligde app. Alle info staat overzichtelijk bij elkaar zodat je klant direct kan checken of uren goed zijn verwerkt. Na zijn digitale goedkeuring worden stroken automatisch gegenereerd en gaat direct naar de uitvragende instanties. Dat scheelt je een hoop tijd.
  3. Geef je klanten inzicht
    Na verwerking van de salarissen stuur je de loonstrook eenvoudig naar medewerkers via een app. Hier vinden ze gelijk een overzicht van al hun stroken, jaaropgaven en vakantiedagen. Bovendien kunnen ze via de app verlofaanvragen en overwerk registreren. Super klantvriendelijk en scheelt salarisverwerkers een hoop tijd.

Weinig klantverlies

Ik kan me voorstellen dat je klanten die tegen hun pensioen aan zitten geen nieuwe werkwijze wilt opleggen. Maar de meeste klanten krijg je wel mee als je hen de voordelen uitlegt. En met het klantverlies valt het mee. Zo sprak ik laatst een kantoor dat aangaf door de nieuwe werkwijze 5 klanten te hebben verloren op een totaal van 200. Tegelijk is met de efficiencyslag is de klanttevredenheid toegenomen, vanwege het inzicht en gemak. En door de tijdwinst kon het kantoor de klantenstop opheffen.

Bron: Exact

Eindejaarsverwerking Salaris in Exact Globe: Tips

/in /door

Ook dit jaar zijn er weer een aantal wijzigingen in aantocht die van invloed zijn op uw salarisadministratie. Denk bijvoorbeeld aan de wijziging waarbij het belastingdeel van de loonheffingskorting, vanaf 1 januari 2019, alleen nog geldt voor inwoners van Nederland en het vervallen van code 6 van de codes ‘Reden geen bijtelling auto (0% bijtelling)’ in de aangifte loonheffingen.

Wij zullen er weer voor zorgen dat de software aan zal sluiten op de veranderingen die voor uw administratie van belang zijn.

Handige tips

Graag willen wij u een aantal tips geven ter voorbereiding op deze drukke periode:

  • Beschikt u al tenminste over Product Update 415?
    Om over de nieuwe rekenregels en wettelijke wijzigingen voor het nieuwe loonjaar te beschikken, dient u ervoor te zorgen dat uw software up-to-date is. De beschikbaarheid van de eindejaarsupdate staat gepland voor de eerste week van januari 2019 en zal alléén worden uitgebracht als service pack van product update 415/260, 416/261 en 417/262.

    Belangrijk: Indien u nu nog gebruik maakt van een versie lager dan product update 415/260, raden wij u aan nu al een update uit te voeren naar het meest recente service pack van deze product updates. Hiermee bent u alvast voorbereid op een soepele overgang naar de eindejaarsversie.
  • Zijn er gewijzigde systeemeisen voor u van toepassing? 
    Controleer aan de hand van de systeemeisen van Exact Globe en Exact Synergy of uw systeem gereed is voor de nieuwe update.
  • Maakt u gebruik van een oude integratieoplossing? 
    Houd er rekening mee dat de ondersteuning van een aantal oude integratieoplossingen stopt vanaf product update 417/262, wat effect kan hebben op uw Exact omgeving. Klik hier voor meer informatie.
  • De cao’s wijzigen weer vanaf 1-1-2019 
    Elk jaar vinden er wijzigingen plaats in de verschillende cao’s die wij ondersteunen. Ook dit jaar gaan we in januari de aangepaste cao componenten standaard twee maal per week uitleveren, op woensdag en vrijdag. Voor de voorlopige planning en exacte beschikbaarheidsdatum kunt u de Customer Portal en het Exact Support Blog in de gaten houden. Hier wordt een bericht geplaatst zodra er nieuwe cao’s beschikbaar zijn.

Bron: Exact

3 goede voornementips voor salarisadministrateurs in 2019

/in /door

Salarismutaties van je klanten komen via allerlei kanalen en vaak onvolledig binnen. Daardoor ontstaan fouten. Die herstel je vaak wel op tijd, omdat je hart voor je vak hebt. Maar toch, zou dit niet anders kunnen? In dit blog lees je hoe (en het is makkelijker dan je denkt).

Je werkt al jaren met salarissoftware. Invoeren kan je blindelings, maar je staat er wellicht niet bij stil hoeveel werk je eraan hebt. En hoeveel tijd je kwijt bent aan het volledig bijeensprokkelen van salarismutaties. Mogelijk neemt het alleen maar toe omdat klanten steeds vaker via verschillende kanalen aanleveren (bijvoorbeeld via Excel, email, Whatsapp en telefoon, op papier). Aan jou de taak om salarisstroken toch op tijd af te hebben en betaalbaar te stellen. Deze 3 tips helpen je.

1. Kies voor uniforme aanlevermethode

Snelle winst zit in het uniform aanleveren van mutaties als functiewijzigingen, declaraties, vergoedingen, etc. Zo voorkom je uitzoekwerk en bespaar je heel veel tijd. Moderne salarissoftware heeft een portaal en een app waar klanten hun gemakkelijk mutaties doorgeven en persoonlijke gegevens kunnen inzien en wijzigen. Gebruik dit als enige aanlever kanaal en je ervaart direct dat je makkelijker werkt.

2. Overleg vaker met accountants

Steeds meer deskundigen zijn het er over eens dat de salarisadministratie geen apart eiland binnen je organisatie mag zijn. Geregeld overleg met accountants binnen je kantoor leidt tot een betere samenwerking. Door dit overleg komen ook nieuwe advieskansen naar boven, bijvoorbeeld op het gebied van verzuim.

3. Integreer salarissoftware in de boekhouding

Overleg met accountants, hoe krijg ik dat van de grond? Simpel! Ga over op 1 geïntegreerd systeem voor salarisverwerking en boekhouding. Daardoor kijkt iedereen naar dezelfde cijfers, wat samenwerking bevordert. Als de gevolgen van salarismutaties, medewerkersgegevens, adressen en nog veel meer direct beschikbaar zijn in zowel boekhouding als salarissoftware, werkt iedereen prettiger.

Oriënteer je in september

Interessant? Begin dan nu met de oriëntatie op passende salarissoftware. Waarom? Nu heb je ruim de tijd voor een goede voorbereiding. Denk aan: producttraining volgen, pakket inrichten, afwijkende bedrijfsregelingen invoeren, schaduw draaien om te testen. Ook niet onbelangrijk: er zijn nu nog voldoende consultants beschikbaar voor assistentie. Daardoor ben je op tijd klaar en werk je vanaf 1 januari 2019 makkelijker en leuker.

Volg een gratis webinar

Ontdek in 30 minuten hoe Salaris voor Accountants jou helpt via een gratis live webinar. Stel direct je vragen en je krijg snel antwoord. De webinars zijn op 6, 11, 18 of 21 september.

Bron: Exact

Vijf tips om van je salarisadministratie een zelfrijdende auto te maken

/in /door

We kunnen tegenwoordig auto’s (voor een groot deel) zelfstandig laten rijden en smartphones door een elektromagnetisch veld draadloos opladen. Alle beslissingen die wij normaal nemen, worden in een splitsecond genomen door een van de aanwezige computersystemen. Als dat allemaal mogelijk is, dan moet je salaris- en personeelsadministratie toch ook veel eenvoudiger kunnen? Waarom zou je administratieve taken dubbel uit moeten voeren?

Door applicaties aan elkaar te koppelen, verbeter en vereenvoudig je de personeelsprocessen , waardoor je onder andere meer tijd over houdt voor andere dingen. Benieuwd waarom het koppelen van applicaties nog meer zo handig is? Wij zetten de voordelen op een rij.

1. Het dubbel invoeren van gegevens is verleden tijd

Leidt het bij jou ook wel eens tot frustraties; het dubbel invoeren van gegevens? Nergens voor nodig. Door systemen aan elkaar te koppelen, worden gegevens automatisch met elkaar uitgewisseld. Handmatig de gewerkte uren vastleggen in zowel het tijdregistratiesysteem als de salarisadministratie? Dat is echt verleden tijd.

2. Tijdsbesparing

Als gegevens niet meer dubbel ingevoerd hoeven worden, is de kans groot dat je tijd over houdt. Tijd die je vast goed kunt gebruiken voor andere zaken.

3. Minimale foutkans

Niet alleen tijdsbesparing is een heel groot voordeel van het koppelen van systemen, ook de kans op verkeerd ingevoerde data wordt minimaal. Als gegevens slechts één keer ingevoerd hoeven worden, is de kans op fouten namelijk kleiner dan wanneer dit meerdere keren in verschillende systemen handmatig ingevoerd moet worden.

4. Kiezen met welke systemen je werkt

Wil je dat de journaalposten automatisch worden ingelezen in het financiële systeem? Of wil je dat de gewerkte uren automatisch worden ingelezen in de salarisadministratie? Het is allemaal mogelijk en het mooie is dat je zelf kunt kiezen met welke systemen je werkt. Je hebt namelijk geen all-in-one oplossing voor de gehele administratie, maar kunt van alle software de beste kiezen.

5. Data wordt uitgewisseld op een veilige manier

Met het oog op de privacy van persoonsgegevens, is het koppelen van beveiligde systemen een goede oplossing. Dit voorkomt dat je data ergens laat ‘slingeren’, want alle gegevens worden automatisch via een beveiligde verbinding tussen de systemen uitgewisseld. Daar heb je geen omkijken naar.

Bron: Exact Blog

4 tijdwinstboosters voor de salarisadministrateur

/in /door

‘De adviestaak wordt ook voor salarisadministrateurs steeds belangrijker’ en ‘De werkdruk blijft maar stijgen’. Deze constateringen staan in het Trendonderzoek salarisprofessionals 2017 van het Nederlands Instituut van Register Payroll Accounting (NIRPA). Hoe kan je de werkdruk verlagen én tijd winnen voor je adviesrol? Deze 4 tips helpen je op weg.

Tip 1: Lever mutaties digitaal aan

Salarisadministrateurs besteden tussen de 45-60% van hun werkweek aan het verwerken van mutaties, stelt het Trendonderzoek Salarisprofessionals 2017. Snelle winst verkrijg je door een uniforme digitale aanlevering via een portaal in plaats van per email, WhatsApp, Excel of papier. De salarisadministrateur hoeft zich nu alleen nog maar bezig te houden met uitzonderingen en controles en houdt dus meer tijd over voor advieswerkzaamheden. Accountantskantoor Joanknecht, dat maandelijks 4.500 loonstroken verwerkt, heeft deze exercitie succesvol doorgevoerd. Het resultaat: de jaarafsluiting gaat automatisch in plaats van een half uur per klant. Piekmomenten zijn verdwenen omdat de aanlevermomenten met de klant zijn afgestemd. Klanten worden niet opgezadeld met meer werk, want ze moeten sowieso hun mutaties doorvoeren. Alleen doen ze dat nu via een portaal in plaats van verschillende media. Door die standaardisatie heeft de klant inzicht in zijn salarisadministratie.

Tip 2: Gebruik een automatische bankkoppeling

De automatische bankkoppeling is de eerste stap naar automatisering. De praktijk leert dat veel kantoren die niet gebruiken, omdat ze geen betalingen willen doen voor hun klanten. Dit is echter een misvatting. Met de bankkoppeling voer je geen betalingen uit, je zet ze klaar. De klant controleert en accordeert ze zelf. Hij is dus zelf verantwoordelijk voor de betalingen. Medewerkers afzonderlijk hun salaris overmaken? Hoeft niet. Moderne software genereert een SEPA-bestand dat je direct kunt importeren in de bankomgeving waardoor de salarisbetalingen klaar staan voor je klant. Bankieren klanten bij ING en Rabobank, dan is zelfs deze handmatig import niet nodig. Dat scheelt niet alleen tijd, je voorkomt ook fouten doordat handmatige invoer is verdwenen.

Tip 3: Integreer de financiële en de salarisadministratie

Handmatige invoer van alle salarisjournaalposten kost voor een klein administratiekantoor al snel een hele werkdag. Die tijd bespaar je als je boekhouding is geïntegreerd in je salarisverwerking. Je voorkomt fouten en bent geen tijd meer kwijt aan het overzetten van informatie. Die tijdsbesparing is nog groter in combinatie met de bankkoppeling. Een bijkomend voordeel van de integratie van de boekhouding en de salarisadministratie komt naar voren in de werkkostenregeling. Financieel georiënteerde mensen hebben vaak geen zicht op de loonkosten terwijl salarisadministrateurs de boekhouding niet scherp hebben. Integreer je deze administraties, dan zijn de kosten die in de financiële administratie zijn geboekt op de grootboekrekening Werkkosten ook zichtbaar in de salarisadministratie. Je ziet direct de boekingen inclusief en exclusief het btw-bedrag. Het is direct duidelijk wat de vrije ruimte is en of je eventueel eindheffing moet betalen. Stuur de werkkosten automatisch mee in de loonaangifte aan het begin of einde van het boekjaar.

Tip 4: Verloon al je DGA administraties tegelijkertijd

Een simpelste salarisadministratie is die van de DGA. Toch zijn veel kantoren elke maand er een hoop tijd aan kwijt. Die tijd gaat zitten in het switchen tussen administraties om de verloningen te doen en dan nog een keer om de aangiftes te versturen. Wist je dat je al je DGA-administraties tegelijk kunt verlonen? Selecteren, berekenen, controleren, definitief maken en dan kan de aangifte de deur uit. En de loonstrook? Die wordt automatisch verstuurd of klaargezet in een portaal. Loonaangiftedocumenten, betaaladvieslijsten, SEPA-bestanden worden automatisch verzonden bij de afronding van de verloning.

Deze tips in praktijk brengen en tijd winnen om je adviesrol beter in te vullen? Ik vertel je graag hoe tijdens de gratis kennissessie Salarisverwerking voor accountantskantoren op 13 juni in Delft.

Bron: Exact

Geplande maatregelen die van invloed zijn op de salarisadministratie in 2014

/in /door

De derde dinsdag van september is geweest. Door de Koning is de Troonrede voorgelezen. Maar ook zijn de Miljoenennota 2014 en het Belastingplan 2014 op dinsdag 17 september 2013 door het kabinet gepresenteerd.

In deze blogpost wil ik u graag een selectie geven van geplande maatregelen die van invloed zijn op de salarisadministratie in 2014:

  • Verplichte invoering werkkostenregeling pas per 1 januari 2015 in plaats van 1 januari 2014. De overstap naar de werkkostenregeling kunt u hierdoor nog één jaar uitstellen. Dit uitstel van een jaar is er vanwege vereenvoudigingsplannen voor deze regeling.
  • Eerste schijf loon- en inkomstenbelasting stapsgewijs omlaag. In 2014 blijft het tarief nog hetzelfde als nu, maar in de twee jaren erna wijzigt het tarief tot in 2017 0,23% lager dan nu.
  • De inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (ZVW) daalt in 2014 van 5,65% naar 5,4%. Dit is niet de werkgeversheffing voor de ZVW, maar de premie die door sommige werknemers zelf bijdragen moet worden, zoals pseudo-werknemers en directeuren-grootaandeelhouders die niet verplicht zijn voor de werknemersverzekeringen. De hoogte van de werkgeversheffing ZVW in 2014 is nog onbekend.
  • De WW-premie stijgt van 1,70% in 2013 naar 2,30% in 2014.
  • De gemiddelde sectorpremie daalt in 2014 naar 2,67% ( in 2013 2,76%). Deze premie verschilt per sector. Voor uw sector kan het percentage anders zijn, dit is afhankelijk van de sector waarin u bent ingedeeld.
  • De eerste schijf van de afdrachtvermindering voor speur- en ontwikkelingswerk (S&O) wordt verlengd van € 200.000 naar € 250.000 én het tarief in de eerste schijf wordt verlaagd van 38% naar 35%. Door deze verlenging is de afdrachtvermindering op een groter deel van de loonkosten voor speur- en ontwikkelingswerk van toepassing en kunnen meer MKB-ers hieraan deelnemen.
  • De heffingskortingen worden niet gecorrigeerd voor de inflatie.
  • De arbeidskorting gaat in 2014 omhoog. De maximale arbeidskorting stijgt in 2014 met € 374 naar € 2.097. De maximale arbeidskorting wordt voor hoge inkomens in stappen afgebouwd tot € 0. Vanaf 1 januari 2017 krijgen werknemers met een inkomen hoger dan € 110.000 geen arbeidskorting meer. De maximale arbeidskorting van lage inkomens neemt de komende jaren toe.
  • De algemene heffingskorting wordt verhoogd met € 99, waarbij voor inkomens boven de € 19.645 de algemene heffingskorting geleidelijk wordt verlaagd voor de hogere inkomens naar € 0 in 2016.
  • De crisisheffing hoge lonen wordt met een jaar verlengd. Ook in 2014 dient de werkgever 16% crisisheffing te betalen over het deel van het loon van werknemers dat meer bedraagt dan € 150.000.
  • Afdrachtvermindering onderwijs eindigt. Met ingang van 1 januari 2014 wordt deze afdrachtvermindering afgeschaft. Deze afdrachtvermindering wordt vervangen door de subsidieregeling praktijk leren.

Blog: Exact Support Blog