Berichten

Welke instellingen zijn van belang voor het e-mailen van salarisslips?

/in /door

Wanneer u de salarisstroken wilt e-mailen naar uw medewerkers, dan dient u rekening te houden met de volgende instellingen:

  • Via [Salaris, Personeel, Onderhouden] kunt u de medewerker openen. Zorg ervoor dat er aan de rechterkant, in de sectie ‘Dienstverband’ een e-mailadres ingevuld staat. Het veld voor het e-mailadres aan de linkerkant kan voor een privé e-mailadres gebruikt worden
  • Via [Salaris, personeel, onderhouden, tabblad salaris, salarisgegevens] dient u op het tabblad ‘Algemeen’ bij de regel e-mailadres aangeven naar welk e-mail adres de salarisstroken gemaild dienen te worden. Let hierbij op dat u dit in de juiste periode aanpast.
  • Via [Systeem, Algemeen, Gebruikersinstellingen] kunt u op het tabblad ‘Uitvoer’ kiezen voor het juiste e-mail programma, bijvoorbeeld ‘Outlook’.

Vervolgens kunt u, nadat de boekingen zijn berekend en gefiatteerd, gaan naar [Salaris, Invoer, Afdrukken / Verwerken], hier kiest u bij ‘Verwerken’ voor de optie ‘Definitief’ en bij ‘Uitvoer’ voor ‘E-mail’

Nu zullen de stroken naar de betreffende e-mailadressen worden gestuurd. Indien er geen e-mailadres ingegeven staat bij de medewerker zal de salarisstrook geprint worden.

Bron: Exact Support Blog

Stagiair aanpassen in Exact Globe naar een vast dienstverband?

/in /door

Een medewerker die als stagiair in de administratie staat kan na verloop van tijd een vast dienst verband krijgen. Dit kan zowel op oproepbasis zijn als op contractbasis (bepaalde of onbepaalde tijd). Om dit correct in de administratie te verwerken dient u de volgende stappen te doorlopen.

Gegevens aanpassen

  1. Open de medewerker via het menupad [Salaris, Personeel, Onderhouden].
  2. Ga via het tabblad Salaris naar de Salarisgegevens.
  3. Ga in het nieuwe scherm naar het tabblad Polisadministratie.
  4. Ga naar het veld ‘Nummer Inkomstenverhouding’ en hoog deze met 1 op (dus als er stond 1, dan wordt dit nu 2).
  5. Zet een vinkje bij ‘Afwijkende datum’ en vul hieronder de Begindatum van het nieuwe dienstverband in.
  6. Controleer op dit tabblad ook of er iets verandert in de sectie ‘Sociale Verzekeringen’. Zo ja, pas dit aan.
  7. Ga vervolgens naar het tabblad ‘Loonheffing’ en wijzig indien van toepassing het veld ‘Uitzondering’.
  8. Bewaar en Sluit het scherm Salarisgegevens.

Indien de medewerker verloond wordt met hetzelfde salariscomponent is het voldoende om hier een opvolger voor aan te maken, zie hiervoor het document Componenten Onderhouden.

  • Krijgt de medewerker halverwege de maand een nieuw dienstverband, maar het salariscomponent blijft hetzelfde? Open dan het salariscomponent via [Salaris, Componenten, Onderhouden] en ga naar het tabblad ‘Extra gegevens’. Zorg dat er bij ‘Bedrag relateren’ de optie ‘Kalenderdagen’ of ‘Werkdagen’ staat.
  • Krijgt de medewerker halverwege de maand een nieuw dienstverband maar met een ander salariscomponent? Dan dient u in de overgangsperiode het aanvullende loon te verlonen met een component van het type ‘Bruto Vergoeding’. Deze dient u aan de medewerker te koppelen met zelf het berekende bedrag. Vanaf de nieuwe periode kunt u de nieuwe salariscomponent gebruiken.

Bron: Exact Support Blog

Jaaropgave aan de medewerker in PDF formaat

/in /door

Elk jaar ontvangen medewerkers van hun werkgever een jaaropgave over het afgelopen jaar. Deze jaaropgave werknemer kan de medewerker gebruiken bij zijn aangifte Inkomstenbelasting. Via het menupad [Salaris, Aangiften, Jaarlijks, Jaaraangifte werknemer] kunt u de jaaropgave van de medewerker aanmaken in Exact Globe Next.

Eindejaarsversie 2012/2013
Veel salarisstroken worden via de e-mail aan de medewerkers verstrekt, in HTML of PDF formaat. Hierdoor was er ook veel vraag naar de mogelijkheid om de jaaropgave in PDF formaat te kunnen verstrekken. Vanaf de eindejaarsversie 2012/2013 is een nieuwe lay-out beschikbaar voor het afdrukken van de jaaraangifte werknemer.

Deze nieuwe lay-out is beschikbaar in PDF formaat en u kunt de jaaropgave met deze nieuwe lay-out afdrukken of e-mailen aan de medewerkers. Hiervoor hoeft u de module SE1706 e-Salaris pdf-stroken niet aan te schaffen.

Voordat u deze nieuwe lay-out kunt gebruiken, dient u eerst loonjaar 2013 te openen. Bij het openen van loonjaar 2013 worden de documentinstellingen voor de nieuwe lay-outs aangemaakt. U kunt deze lay-outs (PDF_MAIL en PDF_PRINT) onderhouden via het veld ‘Jaaropgaven’ in de documentinstellingen die u kunt openen via het menupad [Systeem, Algemeen, Instellingen].

Bij het e-mailen van de PDF jaaropgave wordt dezelfde wijze toegepast als bij het e-mailen van de salarisslips. Naar welk e-mailadres de PDF jaaropgave wordt verstuurd is afhankelijk van de instelling ‘E-mailadres’ uit de salarisgegevens van de medewerker. Wanneer de optie ‘Niet mailen’ is geselecteerd of wanneer er geen e-mailadres beschikbaar is, wordt de aangifte op het scherm getoond en kunt u deze afdrukken.

Deze nieuwe lay-out heeft de volgende extra functies die niet aanwezig zijn in de bestaande jaaropgave lay-outs:

  • Wanneer ‘Adres 2′ op de werkgeverskaart is gevuld wordt deze ook afgedrukt.
  • Wanneer de medewerker in het buitenland woont wordt tevens het land afgedrukt.

Bron: Exact Support Blog