Deze maand introduceren wij de release ImageCapture 6.8. Naast kleine optimalisaties in de ImageCapture Manager, is er één nieuwe feature die met kop en schouders uitsteekt boven de rest: Een robot functie voor het verwerken van facturen! Deze unieke feature maakt het mogelijk om ImageCapture in te zetten als een extra medewerker op uw administratie. De software gedraagt zich zoals een menselijke gebruiker dat zou doen, op basis van vooraf ingestelde regels. Op deze manier verloopt het verwerkingsproces van uw facturen dus nog sneller en profiteert u van betalingskortingen bij uw leverancier. Daarnaast bespaart u op de kostbare verwerkingstijd van uw medewerkers.
Op dit moment is de robot functie al beschikbaar in de nieuwste standaardinrichting van Exact Globe maar in de komende maandreleases zal de functionaliteit ook aan onze andere standaardkoppelingen worden toegevoegd. Voor meer informatie over de robot functie in combinatie met uw applicatie kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen.
Herkenning van buitenlandse facturen
De herkenning van buitenlandse facturen is in de release ImageCapture 6.8 verder uitgebreid; vanaf deze versie worden ook Deense facturen standaard ondersteund, naast de ondersteuning van Nederlandse, Vlaamse, Duitse, Franse, Engelse, Amerikaanse, Poolse, Roemeense, Spaanse en Zweedse facturen die al in eerdere releases is opgenomen.
Robot functionaliteit
Ofwel het verwerken en boeken van facturen zonder menselijke interactie. Uiteraard is het hierbij niet de bedoeling dat facturen zonder controle worden verwerkt en geboekt. Daarom is het mogelijk om vooraf bepaalde zaken vast te stellen, op basis waarvan ImageCapture beoordeelt of een factuur volledig automatisch mag worden doorgezet. Een aantal mogelijkheden om vooraf te bepalen of een factuur automatisch verwerkt mag worden zijn:
100% match met de geplaatste bestelling
Wanneer een factuur op zowel kop- als regelniveau matcht met de eerder geplaatste bestelling in het inkoopsysteem mag de factuur automatisch geboekt worden. Wijkt de factuur af, bijvoorbeeld doordat er transportkosten worden vermeld of wanneer bedragen of aantallen niet overeenkomen, dan verschijnt de factuur in het controle scherm waar uw medewerkers de factuur kunnen beoordelen en eventueel de boeking nog kunnen aanpassen.
Wanneer het een UBL factuur betreft
U kunt ervoor kiezen om UBL facturen altijd automatisch te laten boeken wanneer verplichte informatie zoals bijvoorbeeld een grootboekrekening of kostenplaats op de factuur vermeld staan. Wanneer deze informatie ontbreekt, of wanneer het bijvoorbeeld een nieuwe crediteur betreft, komt de factuur in het controle scherm en kan deze door uw medewerker aangepast worden. Een nieuwe crediteur kan tijdens dit proces ook direct vanuit ImageCapture aangemaakt worden.
Per crediteur
Wanneer u periodiek facturen ontvangt voor abonnementen of terugkerende diensten dan kunt u ervoor kiezen de facturen van de desbetreffende crediteuren automatisch in te laten boeken.
Meer informatie of de update aanvragen
Voor meer informatie over de release ImageCapture 6.8 kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen. Voor relaties met een lopende onderhoudsovereenkomst wordt de update kosteloos beschikbaar gesteld. Neem hiervoor contact op met onze supportafdeling. Zij beoordelen samen met u de mogelijkheden van deze update en of u deze zelf, of met behulp van betaalde consultancy (remote of onsite) kunt uitvoeren. Bent u nog geen klant van Scan Sys? Vul dan ons contactformulier in. Onze sales medewerkers kunnen u vrijblijvend informeren over de mogelijkheden van onze software voor uw financiële administratie.
Bron: ScanSys
