Berichten

Exact AEC 1.46 service packs

/in /door

Op 21 maart en 6 april jl zijn respectievelijk service pack 3 en 4 voor Exact AEC 1.46 beschikbaar gekomen. Hierin vindt u o.m. de volgende verbeteringen:

  • Voor de berekening van het G-bedrag op de verkoopfactuur kan bij de debiteur ingesteld worden dat er voor regieprojecten een vast of een berekend percentage loondeel toegepast moet worden.
  • Bij de digitale verkoopfacturering kunnen bijlagen d.m.v. een externe tool automatisch samengevoegd worden met de PDF van de factuur.
  • Zet solutions biedt een service om digitale verkoopfacturen via het Simplerinvoicing netwerk door te sturen naar overheidsdiensten. Het is nu mogelijk om AEC via de digitale brievenbus aan te sluiten op deze service.

Zie voor een volledige overzicht van de aanpassingen in deze service packs: 27.179.791 – Exact AEC-releasenotes 1.46

Bron: Exact Support Blog

Exact Self Service app is uitgebreid met Postvak-in functionaliteit en medewerkerlijst

/in /door

Met de Exact Self Service app hadden medewerkers al inzicht in hun vakantiedagen, loonstrookjes, ziekmeldingen en persoonlijke dossiers. Ook is het mogelijk een ziekmelding of vakantie aanvraag te doen via de app.

Met de nieuwste versie van de Self Service app (1.3 iOS of 1.3 Android), kunt u ook uw werkstroom bekijken en de contactgegevens van uw opvragen.

U kunt de app downloaden via Google Play en iTunes.

Bron: Exact Support Blog

Werken met garantie in Service Management in Exact Synergy

/in /door

In Service Management is het mogelijk om te werken met garantie. Het is mogelijk om bij een service activiteit een vinkje te plaatsen bij ‘garantie’ voor zowel de materiaalregels of uurregels. Als bij een service activiteit het vinkje ‘garantie’ aangezet wordt, worden de diensten en uren geleverd tegen een nultarief. Intern wordt als gevolg van de service activiteit wel een order aangemaakt en deze wordt bij het fiatteren van de service activiteit vervolgens geleverd. Hierbij worden de kosten en voorraadboekingen als gevolg van de order wel gewoon geboekt in Exact Globe Next. Als gevolg van het vinkje ‘garantie’ wordt de factuur die op basis van de service activiteit wordt gegenereerd een nulfactuur. Deze is af te drukken en als bewijs voor de geleverde diensten en materialen naar de klant te sturen of kan voor de interne administratie bewaard worden.

Het is ook mogelijk om garantieafspraken vast te leggen in een contract. U kunt deze afspraken vastleggen aan de hand van het afspraaktype ‘Tekst’. In Exact Globe Next dient u bij het artikel waar garantie op verleend wordt een begin en einddatum in te vullen. Dit dient op serienummer niveau te gebeuren. Indien er service wordt verleend op een serienummer waarbij de service activiteit valt tussen het opgegeven datumtraject dan wordt automatisch het vlaggetje aangevinkt op de service activiteitregels.

Dus tot aan de einddatum van het serienummer verleent u garantie op de service activiteiten die u voor dat betreffende configuratieonderdeel invoert.

Bron: Exact Support Blog

Field Service App versie 2.0 beschikbaar voor iPad

/in /door

De Exact Field Service App wordt al door veel klanten gebruikt. Statistieken tonen aan dat steeds meer servicegerichte organisaties hun personeel uitrusten met een iPad in plaats van papieren dossiers. Ze zijn overtuigd van de voordelen van het direct koppelen van de activiteiten van hun monteurs in de back office. Het biedt hen de mogelijkheid om de activiteiten goed te keuren voor facturering, een bevestiging te sturen wanneer de werkzaamheden zijn afgerond en hebben altijd een up-to-date planning voor de monteur. Ook worden alle voorraad wijzigingen direct in de back office beheerd en verliest men een getekende service order niet uit het oog.

Versie 2.0 van de Field Service App biedt nieuwe functies en een verbeterde user interface. Enkele wijzigingen zijn:

  • Een nieuwe activiteit kan worden aangemaakt vanuit de service order. Op deze manier kan de monteur een bericht versturen naar de interne organisatie wanneer dit nodig is, bijvoorbeeld: wanneer de klant de machine slecht onderhoud, de monteur een kans ziet een bestaande machine te vervangen of om de planner een nieuwe afspraak in te laten plannen.
  • Beveilig de Field Service App met een pincode. De monteur kan zijn pincode bepalen in de instellingen van de App.  Elke keer dat hij de App gebruikt, moet eerst een pin code worden ingevuld.
  • De gebruikers interface van de App is flink aangepast met als doel het service order scherm eenvoudiger te maken, zonder dat dit ten koste gaan van de beschikbare informatie.
  • De gebruiker wordt geïnformeerd wanneer hij een geblokkeerd artikel wordt toegevoegd aan de service order.

Naast deze nieuwe functies, zijn er honderden kleine wijzigingen doorgevoerd in deze versie van de Field Service App. Sommige zichtbaar, maar de meeste niet. Probeer de nieuwe versie van de App en voel het verschil.

Belangrijk: Een niet zichtbare verandering is de verbeterde communicatie met de Exact Synergy Applicatie. Deze communicatie werkt nu op identieke wijze als de overige Exact Apps die dit jaar zijn uitgebracht. De communicatie verloopt volledig via web services en daarom is het van belang dat dit wordt opengezet in Exact Synergy Enterprise. Ga naar de Web services instellingen in het systeem menu. Activeer alle services in de rechterkolom en bewaar de wijzigingen. Voer nu een IISreset uit en de App is klaar voor gebruik.

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe Exact Field Service App beschikbaar voor iPad

/in /door

Vanaf heden is een nieuwe Field Service App beschikbaar in de Apple App Store.

De volgende nieuwe functionaliteit is toegevoegd:

  • De look-and-feel van de Field Service App is aangepast en is in lijn met de nieuwe Exact CRM App.

  • Zoekscherm voor het toevoegen van materialen blijft actief totdat u klaar bent met de invoer. Het voordeel hiervan is dat alle materialen gelijktijdig toegevoegd kunnen worden in plaats van dat het zoekscherm continu opnieuw geopend moet worden. Dit resulteert in tijdwinst en een groter gebruiksgemak.
  • Bij het toevoegen van materialen kan ook op artikelcode worden gezocht, zodat de service monteur hier direct op kan zoeken als hij de code al weet. Net als bij het zoeken op omschrijving kan het percentage teken (%) worden gebruikt als zogenaamde wildcard. Indien bekend is dat een artikel begint met ‘123’ en ergens verderop staat ‘CMD’ dan kan er gezocht worden op ‘123%CMD’ en wordt bijvoorbeeld het artikel ‘123-KOPCMP-4’ gevonden.
  • Selectie van artikelen mogelijk. Als gewerkt wordt met meerdere magazijnen, bijvoorbeeld de service-auto van de monteur en het centraal magazijn, dan is het handig als alleen de artikelen getoond worden die beschikbaar zijn in de betreffende service-auto. Vanaf deze release wordt dit mogelijk gemaakt om eenvoudig deze selectie van artikelen te realiseren. Bij de inrichting van Service Management kan worden vastgelegd wat het standaard magazijn is van de service engineer en tot welke andere magazijnen deze persoon toegang heeft. Op basis van deze inrichting kan de service monteur de gebruikte artikelen selecteren.
  • Zoals in de vorige Field Service App is het mogelijk in de Service order uren vast te leggen. Het uur type kan worden geselecteerd en tevens kan worden aangegeven of de uren binnen de garantie heeft plaatsgevonden.

    

  • Tonen van het verzoeknummer op de iPad. Op het moment dat een servicemonteur overleg moet hebben met collega’s op kantoor is het handig dat men de collega’s snel over de juiste informatie beschikken. Omdat het verzoeknummer in de melding staat vermeld, kan de monteur dit doorgeven aan de collega op kantoor, waardoor direct duidelijk is om welke melding het gaat.

Als u werkt met product update 407 van Exact Globe Next en product update 252 van Exact Synergy Enterprise in combinatie met de Service Management module kunt u gebruik maken van versie 1.0 van de Field Service App, indien u na 7 februari 2014 een update heeft uitgevoerd van zowel Exact Globe Next en Exact Synergy Enterprise.

In het geval dat u op dit moment de vorige versie van de Field Service applicatie in gebruik heeft en uw bedrijf voert een software-update uit naar de hierboven vermelde versies, dan moet u de Field Service App volledig verwijderen van uw iPad en de nieuwe Field Service App 1.0 installeren vanuit de Apple App Store.

Zoeken op materiaal

Een voorwaarde voor het gebruik van Service Management (en Field Service App) is dat de gebruiker een van de volgende rollen en functierechten nodig heeft: Professioneel, Service Management, Service Planner of Service Manager.

Vanaf Exact Synergy Enterprise 252 wordt materiaal direct opgehaald uit Exact Globe Next 407. In de vorige versie werd deze informatie uit Exact Synergy Enterprise betrokken. Reden voor de wijziging is dat Exact Globe Next 407 altijd de meest recente informatie over artikelen heeft. Zoals eerder vermeld is het noodzakelijk dat zowel Exact Globe Next product update 407 als Exact Synergy Enterprise product update 252 na 7 februari 2014 zijn bijgewerkt.

In het artikelzoekscherm is een filter toegevoegd voor Service artikelen (materiaal). De gebruiker kan hierdoor filteren op service artikelen en niet-service artikelen.

Door middel van de aanpassen knop rechts bovenin het artikelzoekscherm kan de nieuwe filteroptie worden geactiveerd.

Bron: Exact Support Blog

Werkwijze van de IBAN BIC service in Exact Online

/in /door

In de blogpost Bestaande bankrekeningnummers in Exact Online verrijken met IBAN en BIC heeft u al kunnen lezen dat u via het menu Administratienaam > Stamgegevens >Import/Export >IBAN BIC Service > Activeren, gebruik kunt maken van de IBAN BIC Service. In deze blog ziet u hoe deze service werkt.

Om gebruik te kunnen maken van de functies dient u eerst te klikken op Activeren. Let op: Alleen een gebruiker met het recht Licentie beheren kan de activatie regelen. Als u een melding krijgt dat u onvoldoende rechten heeft dan kunt u de hoofdgebruiker/een gebruiker met het juiste recht vragen dit te doen.

Als u de juiste rechten heeft dan kunt u aanvinken dat u akkoord gaat met de voorwaarden. Vervolgens ziet u dit staan onder IBAN BIC Service:

IBAN

Activeren
Onder het kopje Activeren ziet u nogmaals wat er eerder geaccepteerd is. U heeft hier de volgende opties:

  • Ik wil gebruik maken van de export van bankrekeninggegevens en de import van deze zelfde bankrekeninggegevens, verrijkt met de IBAN en BIC codes door de IBAN BIC Service.
  • Ik wil gebruik maken van de calculator in het onderhoud van bankrekeningen, waarmee BIC en IBAN codes behorende bij een bankrekening kunnen worden gegenereerd.

Als u in eerste instantie alleen de eerste optie markeert en later toch ook besluit de calculator te willen gebruiken dan kunt u dat in dit scherm aangeven.

Exporteren
Via deze functie maakt u de export aan van uw relatiebestand. U heeft de keuze om dit per administratie te doen of voor meerdere administraties tegelijkertijd.
Daarnaast kunt u kiezen of u alle bankrekeningen wilt exporteren, of alleen degene waarbij nog geen IBAN/BIC is ingevuld.
Vervolgens klikt u op de knop Exporteren onderin het scherm.

In onderstaande afbeelding kunt u een voorbeeld zien van het resultaat:

IBAN
In dit geval zijn er bijvoorbeeld 14 bankrekeningen gevonden die nog uitgebreid moeten worden met een IBAN/BIC nummer. U kunt nu dit bestand downloaden. Daarna kunt u inloggen op de site van www.ibanbicservice.nl om deze bankrekeningen te verrijken.

Importeren
De volgende dag zal het bestand van de IBAN BIC service aangeleverd worden, hierin zitten de IBAN/BIC nummers nu verwerkt. Bewaar dit bestand. Ga vervolgens naar Importeren en kies voor Accepteren nadat u de tekst heeft gelezen.

Klik daarna op de knop Bladeren, selecteer het aangevulde bestand en kies voor Volgende en tenslotte voor Importeren.

Import Resultaten
Na de import kunt u precies zien welke gegevens er zijn geïmporteerd.

Bron: Exact Support Blog