Berichten

Formules verwerken in rapportages Exact Financials

/in /door

Binnen Exact Financials Enterprise kan het voorkomen dat bepaalde velden niet geselecteerd kunnen worden op een rapport. Een vaak voorkomende vraag is of de notities van openstaande posten direct op het overzicht openstaande posten getoond kunnen worden. Standaard wordt een sterretje (*) getoond als er een notitie bij een openstaande post is vastgelegd waar eigenlijk de tekst van de notitie gewenst is.

Een formule veld aanmaken
Aangezien de notities in een andere tabel worden bewaard dan de openstaande posten moet er een Formule veld aangemaakt worden. Dit kunt u doen op de volgende manier:

  • Open [Systeem; Applicatie, Overzichtenlay-outs, Formules, Onderhoud]
  • Kies bij Type lay-out voor ‘Debiteuren openstaande posten’. Een formulecode zal gevuld worden met een vrije code.
  • Kies in het veld vertaling voor ‘Nieuw’ en selecteer een taal. (Dit moet dezelfde taal zijn als in de gebruikersinstellingen gedefinieerd is) en geef een omschrijving van het veld in. Bijvoorbeeld ‘Tekst notitie’.
  • Stel het Datatype in op Tekst en de lengte op 99. (Dit is de maximale lengte; als uw notitie uit meer tekens bestaat zal deze afgebroken worden).
  • Copier de volgende formule: IF (DBQUERY (RETURN-FIELD = stalog.adm_nr, adm_nr = ‘Administratie’, key_value_1 = TEXT (‘Debiteur’), key_value_2 = TEXT (‘Type:_Boekstuknummer’), key_value_3 = TEXT (‘Boekstuknummer’), table_id = 900071, type_action_log = 107701) = ‘Administratie’, DBQUERY (RETURN-FIELD = stalog.notes, adm_nr = ‘Administratie’, key_value_1 = TEXT (‘Debiteur’), key_value_2 = TEXT (‘Type:_Boekstuknummer’), key_value_3 = TEXT (‘Boekstuknummer’), table_id = 900071, type_action_log = 107701) , “”)
  • Kies nu voor ‘Bewaren’ en sluit het scherm.
  • Kies vervolgens voor [Finance; Debiteuren, Openstaande posten] en open een lay-out. Toon hier een voorbeeld op het scherm.
  • Met de rechter muisknop in de kolomnamen kunt u een veld toevoegen. (Kies Meer en selecteer het formule veld met de omschrijving zoals in het veld ‘Vertaling’ is aangemaakt met de toevoeging (F), van formule.
  • Kies Ok om het overzicht opnieuw op te bouwen. De laatste kolom zal nu een (deel van de) notitie tonen.

Het kan zijn dat de eerste tekens uit vraagtekens bestaan. Dit betekent dat de velden aandachts- en actiedatum van de notitie bij openstaande post niet gevuld zijn.

Dit is een voorbeeld de mogelijkheden van formule velden in de overzichten van Exact Financials Enterprise. Aangegeven moet worden dat het maken en onderhouden van formule velden niet door de support afdeling van Exact ondersteund kan worden. De consultants van Exact zullen u graag helpen bij het bouwen van dergelijke formules en rapportages.

Bron: Exact Support Blog

Vragen over instellingen van Exact Online

/in /door

Op de support afdeling van Exact Online krijgen we vaak vragen binnen die opgelost kunnen worden door een bepaalde instelling aan te passen.

De instellingen vindt u via het menu [Administratienaam, Instellingen]. In deze blog leest u meer over de instellingen die veel gebruikt worden en wat ze precies doen.

1. Tabblad Financieel

Instellingen

Grootboekrekeningen: Koppelingen
Hier kunt u bepalen welke grootboekrekeningen op de achtergrond worden gebruikt op het moment dat u een transactie aanmaakt. Zo kiest u bijvoorbeeld (afhankelijk van uw licentie) een grootboekrekening voor betalingsverschillen. U kunt een grootboekrekening koppelen door te klikken op het vergrootglas. Als u gebruik maakt van een standaard inrichting dan zijn deze koppelingen vaak al ingevuld.

Welke grootboekrekening u waar dient in te vullen kunt u bespreken met uw accountant.

Toestaan: Heropenen: Boekingen
Als u hier een vinkje zet zorgt dit ervoor dat u een verwerkte boeking weer kunt heropenen. Als u bijvoorbeeld een verwerkte memoriaalboeking opzoekt dan ziet u dankzij een vinkje bij deze instelling de knop Heropenen.

Er zijn echter situaties waarin het niet mogelijk is om een verwerkte boeking te heropenen, ondanks dat het vinkje aan staat. Dit komt voor als:

  • De boeking reeds is meegenomen in de definitieve Btw-aangifte en/of ICP-aangifte.
  • Als het een verkoopboeking betreft die gegenereerd is na het definitief afdrukken van een factuur.
  • Als de boeking afkomstig is uit de module Activa.
  • Als de boeking afkomstig is uit een conversie.

Periode-datumcontrole
Met deze instelling (onder het kopje Data) bepaalt u of er controle plaatsvindt op periode einddatum. Oftewel; mag er geboekt worden in periode 3 met datum 01-04-2013?

U heeft drie opties:

  • Nee: Er zal geen controle worden uitgevoerd en u hebt de mogelijkheid om de periode te wijzigen.
  • Optioneel: U kunt de periode wijzigen maar er verschijnt een waarschuwing. Dit is de standaard optie.
  • Verplicht: De transactiedatum dient in de gekozen periode te liggen. De velden periode/jaar kunnen tijdens het boeken niet handmatig worden ingegeven en zijn grijs.

2. Tabblad Verkoopfactuur
Dit tabblad is alleen zichtbaar als u gebruikt maakt van de factuurmodule.

Instellingen

Toewijzen Factuurnummer
Hier kunt u bepalen op welk moment er een factuurnummer aan een factuur wordt gegeven: Bij het aanmaken van de factuur (Invoer) of bij het definitief afdrukken (Afdrukken).

Het is aan te raden om het factuurnummer toe te kennen bij het afdrukken. De reden hiervoor is dat de factuurnummers niet meer opeenvolgend zullen zijn wanneer u conceptfacturen maakt welke u niet afdrukt en eventueel verwijderd.
De factuurnummers worden bepaald in het verkoopdagboek. U kunt de nummering wijzigen via [Administratienaam, Stamgegevens, Dagboeken]. Open het verkoopdagboek, onder het kopje Boekjaar: Boekstuknummer kunt u het gewenste factuurnummer invullen.

Omzetrekening
Met dit drop down veld wordt bepaald waar de omzetrekening vandaan gehaald moet worden wanneer u een boeking/factuur opslaat in het verkoopdagboek. Standaard wordt de omzetrekening van de artikelgroep gebruikt. Er kan ook gekozen worden om de omzetrekening van de klant te gebruiken. Dat is bijvoorbeeld handig als u onderscheid wilt maken tussen buitenlandse en binnenlandse omzet.
U kunt ook kiezen voor Artikelgroep maar vervolgens per artikel de omzetrekening op de kaart invullen. Die omzetrekening wordt dan gebruikt in plaats van de omzetrekening uit de artikelgroep. Als u op de artikelkaart geen optie ziet om een omzetrekening in te voeren dan kunt u dit toevoegen door te klikken op het gereedschap-aanpassen.

Methode voor versturen facturen
Met dit veld kan de standaard afhandeling voor definitieve facturen gekozen worden. Wanneer er bij de klant een andere afhandelingswijze opgegeven is dan zal deze gebruikt worden. Dus als u bij de instelling Papier invult maar op 1 klantenkaart staat Mail dan kunt u in het scherm [Verkoop, Verkoopfacturen, Afdrukken] een vinkje zetten bij Gebaseerd op klant. Nu wordt de methode per klant gekozen.

3. Tabblad Algemeen

Instellingen

Op het tabblad Algemeen vult u onder andere de adresgegevens in. Aan de rechterkant kunt u het btw- en KVK-nummer invullen. U kunt hier ook de prijsprecisie bepalen.

Mocht u nog vragen hebben dan horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog