Berichten

Binnen Exact Synergy CRM app verkoopkansen bekijken op vervolgdatum

/in /door

Op de kaart van de verkoopkansen is de vervolgdatum beschikbaar. In dit veld kunt u de datum opgeven voor de opvolging van de verkoopkans actie. In de CRM app kunt u eenvoudig aangeven of u de verkoopkansen wilt sorteren op de einddatum (closing date) of de vervolgdatum.

In het overzicht van uw verkoopkansen kunt u bovenin zien of de gegevens zijn gesorteerd op einddatum (closing date) of de vervolgdatum. Door erop te drukken kunt u aangeven hoe u de gegevens wenst te sorteren.

Bron: Exact Support Blog

Tip: De rollenbalk in Exact Globe Next

/in /door

In Exact Globe Next vindt u links in uw scherm de rollenbalk. In de rollenbalk kunt u uw meest gebruikte menukeuzes onderbrengen en daarmee snel uw weg vinden in het pakket. U kunt de rollenbalk aan- en uitzetten door middel van de knop ‘Rollenbalk’ in de knoppenbalk bovenin uw scherm.

De rollenbalk vullen met menuopties
Een menuoptie kunt u onderbrengen in de rollenbalk door het in de rollenbalk te slepen. Het is niet mogelijk om hoofdmenu’s, die onderliggende menupaden bevatten, in de rollenbalk te slepen. Het hoofdmenu Verslagen uit Financieel kunt u bijvoorbeeld niet toevoegen, de menupaden hieronder, bijvoorbeeld Te verwerken en Verwerkt, kunt u uiteraard wel toevoegen.
Nadat u een menuoptie in uw rollenbalk heeft gesleept, kunt u door met de rechter muistoets op het pictogram te klikken de naam van de functie een eigen naam geven.

Via de menu optie [Beeld, Rollenbalk, Grote pictogrammen] kunt u aangeven of u de menuopties in de rollenbalk als groot pictogram of als klein pictogram (bovenstaande afbeelding) wilt tonen.

Automatisch een machtiging koppelen bij het invoeren van een factuur of boeking

/in /door

Wanneer u een verkoopfactuur of verkoopboeking invoert kunt u middels de betalingsconditie aangeven dat het bedrag geïncasseerd dient te worden. Via de knop ‘Condities’ in de factuur/boeking kunt u de betalingsconditie koppelen. Wanneer u een betalingsconditie koppelt waarvan de betaalwijze ‘Incasso’ betreft, krijgt de openstaande post die volgt uit de boeking ook de betaalwijze ‘Incasso’.

Voor een SEPA incasso is het van belang dat er een incassomachtiging is gekoppeld aan de openstaande post (termijn). U kunt deze incassomachtiging handmatig koppelen, maar u heeft ook de mogelijkheid om de machtiging automatisch te laten koppelen. Bij het onderhoud van de incassomachtiging kunt u een betalingsconditie koppelen. Het koppelen van een betalingsconditie zorgt ervoor dat deze machtiging standaard wordt gekoppeld bij het aanmaken van een factuur of boeking met deze betalingsconditie.

Wanneer er slechts één machtiging aanwezig is voor de debiteur wordt deze automatisch gekoppeld, ongeacht of de betalingsconditie gevuld is.

Bron: Exact Support Blog

Een foto toevoegen aan een serviceorder

/in /door

Met de Field service app heeft de service monteur inzicht in de serviceorders, ordergeschiedenis en klantinformatie. De service monteurs kunnen alle informatie om de service order af te ronden registeren in de app. Ze kunnen zelf foto’s toevoegen en deze koppelen aan de betreffende service order. Op deze manier kan de monteur een foto maken een beschadiging en deze toevoegen.

Dit kan als volgt worden gedaan:

  • Via de App opent u de service bon.
  • In de sectie ‘Extra informatie’ drukt u op ‘Documenten’.

  • Vervolgens drukt u op + om een nieuw document toe te voegen.

  • Nu kunt u een eerder gemaakte foto selecteren uit het fotoalbum (optie ‘Fotoalbums’), of een nieuwe foto maken (optie ‘Camera’).

Voor meer informatie over de Field service app, zie Aan de slag met de Field service app.

Bron: Exact Support Blog

Tip: In Exact Globe Next een andere rekening bij het uitvoeren van een telling

/in /door

De boeking die wordt aangemaakt bij het uitvoeren van een telling wordt gemaakt op de ‘kostprijs verkopen’ rekening die aan het artikel is gekoppeld. In sommige gevallen is het wenselijk een specifieke grootboekrekening te kunnen selecteren, bijvoorbeeld een rekening ‘beschadigde goederen’.

Dit kunt u doen via de optie ‘Gebruiken kostprijs verkopen’ in het tellingen scherm. Wanneer u deze optie uitvinkt kunt u in de kolom ‘Grootboekrekening’ de gewenste grootboekrekening selecteren die u wilt gebruiken in de telling.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe Next een standaard lay-out definiëren

/in /door

In Exact Globe Next kunt u zelf bepalen hoe de lay-out van uw facturen, orderbevestigingen, pakbonnen, bestelbonnen, etc eruit zien. Deze lay-outs kunt u aan uw debiteuren/crediteuren koppelen. Per debiteur/crediteur kunt u aangeven welke lay-out u als standaard voor die debiteur/crediteur wilt gebruiken. Wanneer u een nieuwe lay-out heeft gemaakt kunt u deze aan een aantal debiteuren koppelen door via het onderhoud van die debiteuren de betreffende lay-out te selecteren. U kunt echter ook vanuit [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen] aangeven aan welke debiteur u allemaal een specifieke lay-out wilt koppelen. Via het menupad kiest u achter de betreffende lay-out voor , waarna u de debiteuren kunt selecteren om vervolgens met de knop ‘Wijzigen’ een lay-out aan die debiteuren te koppelen.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Synergy Enterprise favorieten gebruiken

/in /door

In Exact Synergy Enterprise is het mogelijk om overzichten en documenten die u vaak nodig heeft, toe te voegen aan uw favorieten. Op deze manier bent u in staat om op een later tijdstip snel en makkelijk de gewenste informatie op te vragen.

Zodra u iets vanuit Exact Synergy Enterprise wilt toevoegen aan uw favorieten, kunt u de  knop rechts bovenin uw scherm gebruiken. Nadat u op deze knop heeft geklikt, verschijnt onderstaande scherm.

De omschrijving en de URL worden automatisch gevuld. Indien gewenst kunt u de omschrijving aanpassen. Bij ‘Categorie’ kunt u een categorie selecteren waaronder u de favoriet wilt opslaan. Wanneer u de favoriet onder een nieuwe categorie wilt opslaan kunt u bij ‘Categorie – Nieuw’ de naam van de nieuwe categorie opgeven. De favoriet wordt dan in die nieuwe categorie opgeslagen. Deze nieuwe categorie is bij het opslaan van een andere favoriet daarna ook beschikbaar bij het veld ‘Categorie’.

Deze functionaliteit kan ook gebruikt worden voor verwijzingen naar andere websites. U kunt achter de URL immers zelf invullen wat u wilt.

Om de opgeslagen favorieten te raadplegen klikt u boven in het menu op ‘Favorieten’.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Globe dubbele relaties zoeken en samenvoegen

/in /door

Wanneer u een groot relatiebestand heeft kan het voorkomen dat bepaalde relaties dubbel voorkomen in uw administratie. Via menupad [CRM, Processen, Doublures] is een functie aanwezig om deze dubbele relaties op te sporen, waarna u ze volgens kunt verwijderen of samenvoegen. In het selectiescherm kunt u aangeven op welke criteria u de dubbele relaties wilt zoeken.

In werkelijkheid kan het voorkomen dat twee verschillende relaties dezelfde naam hebben terwijl het wel degelijk twee verschillende relaties zijn. In dat geval zal bijvoorbeeld het adres van beide relaties dan ook afwijken wilt u deze ook niet samenvoegen. Via de ‘Match’ criteria kunt u zelf aangeven waarop u de relaties wilt vergelijken.

Er zijn bijvoorbeeld twee relaties aanwezig met een verschillende naam, terwijl deze relaties in werkelijkheid één en dezelfde relatie zijn (bijvoorbeeld Exact en Exact Software). Bij het maken van een selectie op ‘Naam’ komen deze relaties dan ook niet naar voren als dubbele relatie, omdat de namen niet gelijk zijn aan elkaar. In dat geval kunt u bijvoorbeeld een selectie maken op ‘Plaats’ en ‘Bankrekening’, omdat de twee relaties in werkelijkheid dezelfde zijn, komen de plaats en bankrekening met elkaar overeen, en worden deze relaties getoond als zijnde dubbel. U kunt vervolgens de relaties samenvoegen zodat deze nog maar één maal voorkomt in uw administratie.

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe Exact Field Service App beschikbaar voor iPad

/in /door

Vanaf heden is een nieuwe Field Service App beschikbaar in de Apple App Store.

De volgende nieuwe functionaliteit is toegevoegd:

  • De look-and-feel van de Field Service App is aangepast en is in lijn met de nieuwe Exact CRM App.

  • Zoekscherm voor het toevoegen van materialen blijft actief totdat u klaar bent met de invoer. Het voordeel hiervan is dat alle materialen gelijktijdig toegevoegd kunnen worden in plaats van dat het zoekscherm continu opnieuw geopend moet worden. Dit resulteert in tijdwinst en een groter gebruiksgemak.
  • Bij het toevoegen van materialen kan ook op artikelcode worden gezocht, zodat de service monteur hier direct op kan zoeken als hij de code al weet. Net als bij het zoeken op omschrijving kan het percentage teken (%) worden gebruikt als zogenaamde wildcard. Indien bekend is dat een artikel begint met ‘123’ en ergens verderop staat ‘CMD’ dan kan er gezocht worden op ‘123%CMD’ en wordt bijvoorbeeld het artikel ‘123-KOPCMP-4’ gevonden.
  • Selectie van artikelen mogelijk. Als gewerkt wordt met meerdere magazijnen, bijvoorbeeld de service-auto van de monteur en het centraal magazijn, dan is het handig als alleen de artikelen getoond worden die beschikbaar zijn in de betreffende service-auto. Vanaf deze release wordt dit mogelijk gemaakt om eenvoudig deze selectie van artikelen te realiseren. Bij de inrichting van Service Management kan worden vastgelegd wat het standaard magazijn is van de service engineer en tot welke andere magazijnen deze persoon toegang heeft. Op basis van deze inrichting kan de service monteur de gebruikte artikelen selecteren.
  • Zoals in de vorige Field Service App is het mogelijk in de Service order uren vast te leggen. Het uur type kan worden geselecteerd en tevens kan worden aangegeven of de uren binnen de garantie heeft plaatsgevonden.

    

  • Tonen van het verzoeknummer op de iPad. Op het moment dat een servicemonteur overleg moet hebben met collega’s op kantoor is het handig dat men de collega’s snel over de juiste informatie beschikken. Omdat het verzoeknummer in de melding staat vermeld, kan de monteur dit doorgeven aan de collega op kantoor, waardoor direct duidelijk is om welke melding het gaat.

Als u werkt met product update 407 van Exact Globe Next en product update 252 van Exact Synergy Enterprise in combinatie met de Service Management module kunt u gebruik maken van versie 1.0 van de Field Service App, indien u na 7 februari 2014 een update heeft uitgevoerd van zowel Exact Globe Next en Exact Synergy Enterprise.

In het geval dat u op dit moment de vorige versie van de Field Service applicatie in gebruik heeft en uw bedrijf voert een software-update uit naar de hierboven vermelde versies, dan moet u de Field Service App volledig verwijderen van uw iPad en de nieuwe Field Service App 1.0 installeren vanuit de Apple App Store.

Zoeken op materiaal

Een voorwaarde voor het gebruik van Service Management (en Field Service App) is dat de gebruiker een van de volgende rollen en functierechten nodig heeft: Professioneel, Service Management, Service Planner of Service Manager.

Vanaf Exact Synergy Enterprise 252 wordt materiaal direct opgehaald uit Exact Globe Next 407. In de vorige versie werd deze informatie uit Exact Synergy Enterprise betrokken. Reden voor de wijziging is dat Exact Globe Next 407 altijd de meest recente informatie over artikelen heeft. Zoals eerder vermeld is het noodzakelijk dat zowel Exact Globe Next product update 407 als Exact Synergy Enterprise product update 252 na 7 februari 2014 zijn bijgewerkt.

In het artikelzoekscherm is een filter toegevoegd voor Service artikelen (materiaal). De gebruiker kan hierdoor filteren op service artikelen en niet-service artikelen.

Door middel van de aanpassen knop rechts bovenin het artikelzoekscherm kan de nieuwe filteroptie worden geactiveerd.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Een verzoek vooraf vullen via een hyperlink

/in /door

In Exact Synergy Enterprise kan veel informatie door middel van verzoeken vastgelegd worden. Meestal moeten alle velden door de aanmaker ingevuld worden, maar u kunt er ook voor kiezen deze via een hyperlink van tevoren in te vullen. Zo kunt u gebruikers in staat stellen vanuit een document een specifiek verzoek aan te maken waarbij bepaalde velden al zijn ingevuld.

U wilt bijvoorbeeld dat men vanuit een document een verzoek kan aanmaken van een bepaald type met een bepaalde omschrijving en een bepaald project gekoppeld. Dit kunt u met de volgende hyperlink realiseren:

WflRequest.aspx?BCAction=0&Type=6010&Description=Voorbeeld%20omschrijving&Projectnumber=DEC

Het nieuwe verzoek zal er dan als volgt uitzien:

Zoals u kunt zien is het project en de omschrijving reeds gevuld op basis van de parameters die u in de hyperlink heeft meegegeven. Het verzoek is een Afspraak met terugkoppeling welke het type 6010 betreft. Tussen de parameters gebruikt u een &-teken.

Naast de omschrijving en het project kunt u ook parameters gebruiken om de andere velden in een verzoek te vullen. Voor een overzicht van de beschikbare parameters kunt u document17.098.366 raadplegen.

Bron: Exact Support Blog