Wij willen u graag bedanken voor de prettige samenwerking in het afgelopen jaar en hopen dat u het komende jaar net zoveel efficiëntie met onze samenwerking behaald.
Prettige feestdagen en een spetterend, maar vooral succesvol 2017!
In de vorige blogposts in deze serie over ELIS hebben we u geïntroduceerd met de oplossing en uitgelegd hoe u een oplossing kunt inrichten in ELIS. In deze blogpost kunt u lezen hoe u pro-actieve alerts kunt instellen voor het geval er zich problemen voordoen bij de synchronisatie.
ELIS biedt twee manieren om pro-actieve alerts in te stellen. De eerste mogelijkheid is om dit via e-mail te doen. Hiermee ontvangen één of meerder personen een e-mail wanneer er zich issues voor doen. De tweede mogelijkheid is om verzoeken aan te maken in Exact Synergy Enterprise waar een werkstroom kan worden gebruikt voor opvolging. In beide gevallen is de informatie hetzelfde.
Om e-mail als alert optie te gebruiken is de eerste stap om ELIS in te stellen voor het versturen van e-mails. Dit kan worden uitgevoerd via het ELIS management console onder de Settings optie. ELIS gebruikt SMTP voor het versturen van e-mails. Naast de instellingen voor het versturen van e-mails kunt u ook de e-mailadressen opgeven van de personen die een alert dienen te ontvangen wanneer de ELIS licentie vervalt. Dit is om te voorkomen dat de integratie niet meer werkt omdat de licentie is vervallen.
Nadat dit is ingesteld is de volgende stap om te definiëren welke personen een e-mail ontvangen in het geval van issues. Dit kunt u onder de product optie per client instellen. In het scherm voor het aanpassen van de client gegevens is een Alert knop aanwezig onder aan het scherm.
In het scherm dat wordt getoond wanneer u hier op klikt, kunnen één of meerdere e-mailadressen worden opgegeven. Al deze personen ontvangen dan een e-mail wanneer er zich issues voor doen.
Naast een notificatie e-mail, is de andere optie om verzoeken in Exact Synergy Enterprise te gebruiken als notificatie. Hiervoor hoeft u geen e-mail instellingen te definiëren. De enige vereiste stap is om in de client van Exact Synergy Enterprise aan te geven dat een verzoek dient te worden gebruikt, en welk verzoektype dit is.
Opmerkingen:
Bron: Exact Support Blog
Vanaf nu is de nieuwe Field Service Q app met offline support beschikbaar in de App stores.
Hiermee biedt Exact een nieuwe app aan, waarmee je niet afhankelijk bent van een internet verbinding. Het biedt een servicemonteur die onderweg is, of op locatie waar geen internet verbinding is, de mogelijkheid om verschillende zaken uit te voeren die essentieel zijn voor zijn of haar werk.
De app biedt de volgende functies:
Om gebruik te maken van deze app dient u te beschikken over Exact Synergy Enterprise product update 256 of hoger en Android 4.0 (of hoger) of iOS 8 (of hoger).
Download de app hier:
Bron: Exact Support Blog
ELIS staat voor Exact Lightweight Integration Server en is het platform van Exact voor het beheren van integratie oplossingen die integreren met Exact Globe, Exact Synergy Enterprise, Andere Exact oplossingen en andere oplossingen van derden.
ELIS biedt functionaliteit voor het beheren van verschillende integratie oplossingen op één centrale plek op dezelfde uniforme wijze. Het maakt niet uit welke integratie oplossing van Exact of een Exact partner u gebruikt met ELIS. De installatie, configuratie, activatie, monitoring en alerting werken allemaal op dezelfde manier. Het voordeel is dat mensen niet te hoeven worden getraind om een nieuwe oplossing in te richten.
In ELIS beschikt u over een management console dat de centrale plek is om ELIS en de integratie oplossingen die er op draaien te beheren. Dit management console biedt tevens de mogelijkheid om ELIS te beheren wanneer het op een andere machine draait.
In ELIS kunnen meerdere oplossingen naast elkaar draaien en deze oplossingen kunnen ook verschillende versies hebben. Dit maakt het mogelijk om in één overzicht te zien welke oplossingen worden gebruikt en om deze oplossingen op één plek te monitoren. U kunt bijvoorbeeld meerdere instanties van Exact integrator naast elkaar draaien, zolang iedere integrator is gekoppeld aan één Exact Globe database en één Exact Synergy database.
Iedere oplossing verstuurt berichten naar ELIS die verwerkt dienen te worden. Door het verwerken van deze berichten vindt synchronisatie plaats tussen te verschillende oplossingen. De berichten worden gelijktijdig verwerkt voor een efficiënte verwerking van de berichten in real-time.
Met ELIS wordt een aantal Windows services ingezet die nodig zijn voor het verwerken van de berichten. ELIS monitort deze services om ervoor te zorgen dat ze worden uitgevoerd. En wanneer ze niet worden uitgevoerd zal ELIS proberen om ze te starten. Het is belangrijk dat de services altijd worden uitgevoerd, omdat als één van de services niet wordt uitgevoerd het verwerken van de berichten wordt gestopt, en er geen synchronisatie plaatsvindt. In het uitzonderlijke geval dat de services worden gestopt, blijft het bericht aanwezig in de wachtrij totdat de benodigde services weer worden uitgevoerd en het bericht succesvol kan worden verwerkt.
Daarnaast zijn er verschillende plekken waar het systeem de berichten logt, zowel succesvolle berichten als gefaalde berichten. Dit helpt u bij het oplossen van eventuele issues en het achterhalen van de oorzaak van de fout.
Voor meer informatie over ELIS kunt u het online help document raadplegen en kunt u de volgende blogposts in deze serie over ELIS volgen.
Bron: Exact Support Blog
Dit jaar gaan we iets nieuws doen. Elk jaar vinden er wijzigingen plaats in de verschillende cao’s die wij ondersteunen.
In tegenstelling tot vorig jaar, gaan we dit jaar de aangepaste cao componenten standaard twee maal per week uitleveren in de bestaande service packs, op woensdag en vrijdag.
In onderstaande tabel kunt u zien om welke data het gaat. Het reguliere, maandelijkse service pack (geel gearceerd), staat gepland op 3 januari 2017. De tussentijdse cao-updates zijn in het groen aangegeven. Product Update 413 staat gepland op 6 januari (blauw gearceerd).
Om te zien welke cao’s op welke dag beschikbaar zijn gekomen, kunt u dit blog of de Startpagina Salaris in de gaten houden.
Let op: in sommige gevallen kan voorkomen dat een cao beschikbaar komt op een andere dag dan de woensdag en vrijdag. Voor de exacte beschikbaarheidsdatum kunt u het blog of de Startpagina Salaris in de gaten houden. Hier wordt een bericht geplaatst zodra er nieuwe cao’s beschikbaar zijn gekomen.
Hou er tevens rekening mee dat de genoemde data in dit bericht geplande data zijn. Deze kunnen dus nog wijziging. Hou de genoemde communicatiekanalen dus goed in de gaten.
Bron: Exact Support Blog
Wanneer u de documenten in Exact Synergy wilt opschonen kunt u deze verwijderen of archiveren.
Bij het verwijderen van documenten worden de documenten volledig uit de database verwijderd. Bij het archiveren van documenten blijven ze nog wel aanwezig met de status Gearchiveerd, maar worden ze uitgesloten bij zoekacties.
U kunt een document archiveren door het document te bewerken en op de knop Archiveren te klikken.
Het is echter ook mogelijk om meerdere documenten in één keer te archiveren.
Voordat u de documenten kunt archiveren dient u een selectie te maken op de te archiveren documenten. Dit kun u doen via Modules ➔ Documenten ➔ Overzichten ➔ Documenten ➔ Zoeken.
Via de verschillende selectie criteria maakt u een selectie op de documenten die u wilt archiveren, en klikt vervolgens op Tonen.
U ziet nu de documenten die aan de opgegeven criteria voldoen. Om te voorkomen dat u onterecht de verkeerde documenten archiveert, is het belangrijk om te controleren of er alléén documenten worden getoond die u wilt archiveren.
Om deze documenten te archiveren klikt u op de knop Onderhoud. Op de Documenten: Onderhoud pagina past u niets aan maar klikt hier op de knop Archiveren. De documenten worden nu gearchiveerd.
Wanneer u een gearchiveerd document weer beschikbaar wilt maken zoekt u het betreffende document op en klikt op de knop Herstellen.
Bron: Exact Support Blog
Het is belangrijk dat de informatie in uw klantendatabase volledig up-to-date is. Deze data wordt namelijk gebruikt om te communiceren met uw klanten, om analyses uit te voeren en op basis van die statistieken actie te ondernemen, en uiteraard om offertes, facturen en orders te adresseren. Wanneer u dubbele relaties in uw klantendatabase heeft staan, kan dit tot vervelende situaties leiden. Een e-mail kan bijvoorbeeld twee keer verstuurd worden naar dezelfde relatie of een factuur wordt naar een verkeerd adres verzonden waardoor deze niet op tijd wordt betaald, etc.
Om dit soort situaties te voorkomen, heeft u in Exact Synergy Enterprise de mogelijkheid om relaties te ontdubbelen.
Met de functie Ontdubbelen worden gelijkwaardige of identieke gegevens verwijderd of samengevoegd. Deze functie draagt bij aan het creëren van een ‘schonere’ en kleinere database waarbij doublures zo veel mogelijk worden voorkomen. Om relaties te ontdubbelen gaat u naar [Modules ➔ Klanten ➔ Overzichten ➔ Kwaliteitsanalyse ➔ Ontdubbelen].
In de sectie Hoofdinstellingen dient u bij Samenvoegen aan te geven welke methode u wilt gebruiken voor het ontdubbelen. Wanneer u kiest voorVoorbeeld, dan worden de relaties nog niet meteen samengevoegd, maar dan krijgt u eerst een rapport te zien met de te verwachten resultaten. Wanneer u voor Werkelijke kiest dan wordt het proces definitief uitgevoerd en worden dubbele relaties samengevoegd.
Tevens is het veld Contactpersonen verplicht. Hier kunt u aangeven of u de contactpersonen van de betreffende relatie(s) wilt Samenvoegen of wiltToevoegen. Nadat u alle andere betreffende velden heeft ingevuld kiest u voor Verwerken.
Om relaties te kunnen ontdubbelen heeft u het functierecht 608 – Allows to perform accounts/contact deduplication tasks nodig. Dit recht is standaard aanwezig in de Administrator rol.
Voor meer informatie over het ontdubbelen van relaties en over de in te vullen velden etc. kunt u dit document raadplegen.
Bron: Exact Support Blog
Via het 
icoon kunt u een lijst met favorieten opvragen. Deze lijst kunt u zelf samenstellen door de pagina’s die u veel gebruikt via het 
icoon in de titelbalk toe te voegen aan uw favorieten. Echter is het ook mogelijk om, zonder eerst alle pagina’s te openen, vanuit het algemene menu de betreffende pagina’s als favoriet toe te voegen.
Om snel meerdere pagina’s toe te voegen aan uw favorieten gaat u naar het gewenste menu via Modules rechts bovenin. In dit voorbeeld gebruiken we het menu Klanten. Op de pagina Menu: Klanten heeft u drie tabbladen: Invoer, Overzichten en Inrichting. Op ieder tabblad staan weer verschillende secties met verschillende menu opties. Door met uw rechtermuisknop op één van de menu opties te klikken krijgt u de opties om deze pagina aan uw lijst met favorieten toe te voegen. Zie onderstaand voorbeeld:
Om uw favorieten pagina op te vragen klikt u linksboven in Exact Synergy Enterprise op en kiest u voor Favorieten.
Vervolgens komt u op de pagina Systeem: Favorieten terecht waarbij de zojuist toegevoegde menu opties staan weergegeven.
Op deze manier kunt u snel een lijst aanmaken met pagina’s die u regelmatig gebruikt.
Bron: Exact Support Blog
Wanneer u de medewerkerskaart bewerkt, kunt u zien dat het ID van de medewerker niet aan te passen is. Toch kan het in sommige gevallen nodig of wenselijk zijn om dit nummer te wijzigen. Dit is mogelijk door de medewerker te vernummeren.
Om de medewerkerskaart aan te kunnen passen heeft u het functierecht 147 – Maintain resource card nodig. Dit functierecht is standaard in de volgende rollen aanwezig:
Om een medewerker te vernummeren gaat u naar de betreffende medewerkerskaart en klikt u op Bewerken. Hier kunt u zien dat het veld ‘ID’ niet aan te passen is. Om het ID nummer te wijzigen, kunt u kiezen voor de knop Vernummer bovenaan op de medewerkerskaart.
Let op! Afhankelijk van uw instellingen, kan het zijn dat deze knop verborgen is. U kunt dan op 
klikken om de knop Vernummer te tonen.
Nadat u op de knop Vernummer heeft geklikt, komt u op onderstaande pagina uit. Hier kunt u een nieuw ID nummer invoeren. Ten slotte kiest u voorBewaren.
Bij het vernummeren blijven alle gegevens, zoals documenten of verzoeken, gewoon aan de betreffende medewerker gekoppeld.
Bron: Exact Support Blog
Op de verschillende pagina’s in Exact Synergy zijn er diverse knoppen en pictogrammen aanwezig waarmee u bepaalde acties kunt uitvoeren.
Wanneer u een verzoek opent, beschikt u bijvoorbeeld over de knoppen Sluiten, Bewaren, Actualiseren, Verwijderen, etc. Maar u beschikt ook over verschillende pictogrammen waarmee bepaalde acties kunnen worden uitgevoerd.
Naast het aanklikken van deze knoppen en pictogrammen, is het ook mogelijk de betreffende actie te activeren door een toetscombinatie te gebruiken. Om het verzoek te bewaren is dit bijvoorbeeld de toetscombinatie ALT S.
Door de muis boven de betreffende knop of het pictogram te houden kunt u zien wat de toets combinatie voor die actie is.
Houd er rekening mee dat de toetscombinatie afhankelijk is van de webbrowser die u gebruikt. In het bovenstaande voorbeeld betreft het de toetscombinatie ALT S voor het bewaren in Internet Explorer.
In Firefox betreft dit de toetscombinatie ALT SHIFT S.
Bron; Exact Support Blog
