Zo boek je in Exact Online een factuur van een leverancier op een werkorder
Natuurlijk wisten we al dat facturen van materialen die op een werkorder worden besteld heel eenvoudig kunnen worden ingeboekt. Datzelfde geldt voor facturen van uitbesteed werk. Er zijn soms facturen die niet letterlijk aan deze omschrijving voldoen. Denk aan uitzendkrachten, parkeerboetes, takelwerk, inspectiediensten, maar ook aan pizza’s die besteld zijn voor overwerk. Kunnen zulke facturen “gewoon” worden ingeboekt in het inkoopboek met een verwijzing naar de werkorder in Exact Online voor Productie? Deze vraag kwam binnen via de Support Portal. Hier is het antwoord.
Alle facturen die regelrecht bij een bestelling op een werkorder horen
Alle facturen die regelrecht bij een werkorder horen moeten afgeletterd worden met een bestelling van een product (materiaal) of dienst (uitbesteed werk). Dat gaat via het menu [Inkoop] Facturen, Te ontvangen facturen, de betreffende inkoopfactuur aan te maken en zonodig te corrigeren voor aantallen, prijs en additionele kosten (levering, statiegeld).
Wat nu met facturen die bij een werkorder horen, maar niet bij een bestelling?
Om facturen te verwerken die bij een werkorder horen voor diensten die niet besteld zijn moet de volgende inrichting gedaan worden. We hebben een artikelgroep nodig die als Voorraad/kosten rekening een kostenrekening gekoppeld heeft, zoals “Overige kosten”. Deze artikelgroep wordt gebruikt in bewerkingen zoals “Toeslagen met factuur” (dit is natuurlijk een bewerking met een hulpbron “leverancier”, en de artikelgroep moet ingesteld worden op het artikel dat bij het aanmaken van de bewerking automatisch gecreëerd wordt). Ook is het van belang dat we leveranciers (crediteuren) koppelen aan de bewerking:
Als we een factuur ontvangen voegen we aan de werkorder bewerkingsvolgorde het artikel “Toeslagen met factuur” toe. We vullen de kosten in, hetzij in relatie tot het geproduceerde aantal, of gewoon onder Minimum kosten het factuurtotaal (excl. BTW):
Op de werkorder klikken we op “Inkopen uitbesteed werk”, daarna op “Maak bestellingen aan”, (we gaan geen bestelling versturen!), We klikken op “Ontvangen” (heel belangrijk want zo worden de kosten opgenomen in het onderhanden werk), en tenslotte op “Factuur aanmaken”:
Hoe worden de facturen dan geboekt?
Op de werkorderkaart zien we als Boekingen: Goederen in bewerking de kosten opgevoerd in het onderhanden werk:
Als we de presentatie wijzigen naar Boekingen: Tegen dan zien we dat de tegenrekening “Overige kosten” is. Die rekening komt dus uit de artikelgroep die we eerder ingesteld hebben. Als de behoefte bestaan om te boeken op andere rekeningen voor andere soorten facturen moeten we dus een bijbehorende artikelgroep en bewerking aanmaken, en de bijbehorende leveranciers koppelen.
Bron: Exact
