Berichten

Het opschonen van debiteuren of crediteuren in Exact Globe Next

/in /door

Het is mogelijk om een relatie te verwijderen via menupad [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] of [Financieel, Crediteuren, Onderhouden] knop ‘Verwijderen’.  Het is alleen mogelijk om de debiteur of crediteur te verwijderen als de relatie nog nooit gebruikt is in een transactie. Indien u uw relatiebestand op wilt schonen, en de relatie wel reeds gebruikt is, dan zijn er verschillende opties.

Status wijzigen
Via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kunt u al uw relaties met de status ‘Actief’ tonen, door alleen het vinkje ‘Actief’ aan te zetten.

Via het onderhoud van de relatie, kan de optie ‘Non-actief’ worden gebruikt bij ‘Status’, zodat deze niet naar voren komt in de lijst van actieve relaties bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden]. Deze optie is alleen aanwezig wanneer u geen gebruik maakt van de module E-CRM.

Wanneer u wel gebruik maakt van E-CRM, kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Ga naar [Systeem, Algemeen, CRM, Activiteitsoorten]. Hier kunt u een nieuwe activiteitsoort invoeren.
  • Vervolgens kunt u gaan naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen] en het veld ‘Aanvraag inactief’ vult u met de zojuist aangemaakte activiteit.
  • Hierna kunt u via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] de debiteur of crediteur  openen en op  , naast de status, om de relatie inactief te maken. Het systeem zal hier een activiteit voor aanmaken.

Vernummeren/Samenvoegen
Via de knop ‘Vernummeren’ bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kan er in het veld ‘Nieuwe waarde’ een nieuwe waarde ingevuld worden om de relatie een ander nummer te geven.  Via het veld Samenvoegen kunt de relatie invullen waarmee er moet worden samengevoegd.

Bron: Exact Support Blog

Een verkeerd geïmporteerd afschrift verwijderen in Exact Globe Next

/in /door

In Exact Globe Next is het mogelijk om bankafschriften te importeren via menupaden zoals [Cashflow, Invoer, Importeren] of [Financieel, Invoer, Bank/Kas] knop ‘Importeren’. Het kan voorkomen dat een afschrift verkeerd, of dubbel wordt geïmporteerd. Dit laatste kan gebeuren als het afschrift, na de import, wordt bewerkt en bijvoorbeeld de datum in de kopregel aan wordt gepast. Als hetzelfde afschrift daarna nogmaals wordt geïmporteerd, staat dit in feite ‘dubbel’ in de administratie.

Via menupad [Cashflow, Verslagen, Dubbele afschriften] kunt u een overzicht opvragen van de dubbele afschriften. In de kolom ‘Nummer’ ziet u het afschriftnummer staan.

Hier heeft u de mogelijkheid de regel van het foutieve afschrift te selecteren en te kiezen voor de knop ‘Verwijderen’. Na het verwijderen is het afschrift ook verdwenen uit het bankdagboek waarin het afschrift geïmporteerd was. Indien het afschrift reeds is verwerkt, dan is het niet meer mogelijk om het afschrift op deze manier te verwijderen.

Het dubbel tonen van de regels in het overzicht bij [Cashflow, Verslagen, Dubbele afschriften] wil overigens niet zeggen dat de administratie niet in orde is. Wanneer u een bankboeking importeert, dan wordt de rapportagedatum in de boekingsregels standaard gevuld met de afschriftdatum. Indien een geïmporteerd afschrift bewust wordt bewerkt om er bijvoorbeeld een extra regel in toe te voegen welke een andere rapportage datum (afwijkend van de kopregel) bevat, dan wordt er een extra regel getoond in dit overzicht. Het overzicht wordt dus gebaseerd op de rapportagedatum van de boeking. Wanneer u het afschrift slechts één keer in het overzicht wilt zien, dan dient u de rapportagedatum in de bankboeking gelijk te houden aan de datum in de kopregel van deze bankboeking.

Bron: Exact Support Blog

Een regel invoegen of verwijderen in Exact Globe Next

/in /door

Via verschillende menupaden is het mogelijk om boekingsregels in te voeren. Een voorbeeld hiervan is een boeking invoeren in het bankdagboek via [Financieel, Invoer, Bank/Kas] knop ‘Nieuw’.  Het kan voorkomen dat u, tijdens het invoeren van de boeking, een extra regel toe wilt voegen. Dit kan gedaan worden door op de regel te gaan staan, waar een nieuwe regel boven geplaatst dient te worden. Klik dan op de knop ‘Regel toevoegen’ en er zal een lege regel tussengevoegd worden.

Tevens is het mogelijk om een bestaande regel te verwijderen. Ga dan op de regel staan die u wilt verwijderen en klik op de knop ‘Regel verwijderen’.

In Exact Globe Next zijn deze opties zijn in meerdere menupaden beschikbaar. De knoppen zijn bijvoorbeeld ook terug te vinden bij [Factuur, Invoer, Facturen] of [Inkoop, Invoer, Bestellingen].

Bron: Exact Support Blog

Voorkom ‘gaten’ bij verwijderen van een factuur

/in /door

Het verwijderen van een factuur waaraan reeds een factuurnummer is toegekend kan zorgen voor ‘gaten’ in de factuurnummering. Met de factuurinstelling ‘Verwijderen facturen met factuurnummer’ kunt u aangeven of facturen met een factuurnummer verwijderd mogen worden.

De instelling heeft betrekking op verkoopfacturen (inclusief directe facturen, creditfacturen en POS facturen). Wanneer deze instelling is aangevinkt en de gebruiker beschikt over het functierecht ‘Facturen verwijderen’, dan mag deze gebruiker facturen verwijderen inclusief de facturen waaraan reeds een factuurnummer is toegekend.

Wanneer de optie is uitgevinkt en de gebruiker beschikt over het functierecht ‘Facturen verwijderen’, dan mag deze gebruiker alleen facturen verwijderen waaraan nog geen factuurnummer is toegekend. De knop ‘Verwijderen’ is dan niet actief in de volgende schermen:

  • [Factuur, Invoer, Facturen]
  • [Factuur, Invoer, Fiatteren]
  • [Factuur, Invoer, Directe facturen]

Facturen die definitief zijn afgedrukt kunnen nooit worden verwijderd ongeacht of deze instelling is aangevinkt.

Bron: Exact Support Blog

Uw suggesties gerealiseerd in Exact Online CRM

/in /door

Uw wensen en suggesties voor bestaande en nieuwe functionaliteit vormen één van de belangrijkste informatiebronnen bij het ontwikkelen van onze software. Zo sluit onze software nog beter aan bij uw wensen en behoeften. U kunt efficiënter werken, de software past beter bij uw informatiebehoefte en is bovendien gemakkelijk in gebruik.

Op basis van klantfeedback is de afgelopen periode gewerkt aan een aantal kleine functies binnen Exact Online CRM. Hieronder vindt u een overzicht:

Splitsen van rechten voor het invoeren en verwijderen van verkoopkansen
In het onderhoud van de Gebruikersrechten is het recht om verkoopkansen in te voeren en te verwijderen opgesplitst in twee aparte rollen. Zo heeft u meer controle over de rechten per gebruiker op het gebied van de verkoopkansen.  Met de rol Verkoopkansen beheren kunt u ook verkoopkansen mee verwijderen. De rol Verkoopkansen invoeren en bewerken kan dat niet.

Verkoopkansen en Offertes filteren op stad of postcode gebied
In het overzicht van de verkoopkansen en offertes kunt u nu ook filteren op een stad of een bepaald postcode gebied. In het Overzicht kunt u via Aanpassen rechtsbovenin deze opties in het Filter toevoegen. U kunt op een postcode range filteren of op een gedeelte van de postcode. Bent u van plan een klant te bezoeken dan kunt u kijken of er wellicht andere verkoopkansen in de buurt liggen die u dan direct mee kunt nemen.

Makkelijker gemaakt om eigen verkoopkansen te zien
In het CRM menu is een aparte optie ‘Mijn verkoopkansen’ toegevoegd. Hiermee kan een vertegenwoordiger direct naar een overzicht met zijn eigen verkoopkansen gaan. Het Verkoper veld is dan voorgevuld met de huidige gebruiker. Tevens is er een tab ‘Mijn’ toegevoegd in het scherm Overzicht verkoopkansen.

Mijnverkoopkansen

Leverdatum en leveringswijze toegevoegd aan de offerte
Soms kan het in de offerte al van belang zijn voor uw klant te weten hoe de producten geleverd zullen worden en wanneer. Daarom zijn er velden voor de leverdatum en leveringswijze toegevoegd in de offerte. Tevens kunt u deze velden toevoegen aan uw lay-out. Bij het accepteren van de offerte naar een verkooporder worden deze velden ook meegenomen naar de order.

Project toegevoegd in verkoopkansen XML
Het is reeds mogelijk om Verkoopkansen te importeren. Ook is het mogelijk om een project aan een verkoopkans te koppelen. De import van verkoopkansen is nu aangepast zodat ook een project bij de import kan worden meegenomen bij de verkoopkans.

De wijzigingen zijn reeds beschikbaar. Kijk ook eens bij de release notes die voor elke wijziging worden geschreven.

Bron: Exact Support Blog