Berichten

Naar boven afronden op seriegrootte in MRP werkorder advies in Exact Online

/in /door

De seriegrootte van een stuklijst is de ideale grootte van een werkorder. Die ideale grootte hangt af van insteltijd, de hoeveelheid die per werkdag geproduceerd kan worden (500 stuks) of bijvoorbeeld van de capaciteit van de machines (1.000 liter per keer). Als de MRP berekening een bruto behoefte toont van 475 stuks dan kan het efficiënter zijn om een serie van 500 stuks te produceren. Als de seriegrootte 200 liter is en de bruto behoefte 450 liter, kan het advies zijn om 600 liter (3 batches) te produceren. We hebben nu (februari 2019) functionaliteit toegevoegd om ‘naar boven af te ronden op seriegrootte’.

Bruto behoefte en afronden op seriegrootte

Op het scherm Werkorderadvies (MRP, Exact voor Productie Premium) wordt de bruto behoefte aan werkorders getoond met de afzonderlijke behoefte datums. We kunnen op dit scherm aanvinken ‘naar boven afronden op seriegrootte’ en vervolgens werkorder aanmaken. Op het volgende scherm wordt een behoefte aan 4 stuks (over afzonderlijke periodes) getoond:

SERIEGROOTTE 001

Werkorder op seriegrootte

De resulterende werkorder(s) zijn geportioneerd in (hele) meervouden van de seriegrootte. Gebaseerd op het voorgaande voorbeeld is een werkorder voor 5 stuks aangemaakt:

SERIEGROOTTE 002

Zichtbaarheid in het MRP detail scherm

Op het scherm MRP details van het betreffende artikel zien we zowel de bruto behoefte als de aangemaakte werkorder:

SERIEGROOTTE 003

Bron: Exact

Zo boek je in Exact Online een factuur van een leverancier op een werkorder

/in /door

Natuurlijk wisten we al dat facturen van materialen die op een werkorder worden besteld heel eenvoudig kunnen worden ingeboekt. Datzelfde geldt voor facturen van uitbesteed werk. Er zijn soms facturen die niet letterlijk aan deze omschrijving voldoen. Denk aan uitzendkrachten, parkeerboetes, takelwerk, inspectiediensten, maar ook aan pizza’s die besteld zijn voor overwerk. Kunnen zulke facturen “gewoon” worden ingeboekt in het inkoopboek met een verwijzing naar de werkorder in Exact Online voor Productie? Deze vraag kwam binnen via de Support Portal. Hier is het antwoord.

Alle facturen die regelrecht bij een bestelling op een werkorder horen

Alle facturen die regelrecht bij een werkorder horen moeten afgeletterd worden met een bestelling van een product (materiaal) of dienst (uitbesteed werk). Dat gaat via het menu [Inkoop] Facturen, Te ontvangen facturen, de betreffende inkoopfactuur aan te maken en zonodig te corrigeren voor aantallen, prijs en additionele kosten (levering, statiegeld).

Wat nu met facturen die bij een werkorder horen, maar niet bij een bestelling?

Om facturen te verwerken die bij een werkorder horen voor diensten die niet besteld zijn moet de volgende inrichting gedaan worden. We hebben een artikelgroep nodig die als Voorraad/kosten rekening een kostenrekening gekoppeld heeft, zoals “Overige kosten”. Deze artikelgroep wordt gebruikt in bewerkingen zoals “Toeslagen met factuur” (dit is natuurlijk een bewerking met een hulpbron “leverancier”, en de artikelgroep moet ingesteld worden op het artikel dat bij het aanmaken van de bewerking automatisch gecreëerd wordt). Ook is het van belang dat we leveranciers (crediteuren) koppelen aan de bewerking:

GAMBINO 001

Als we een factuur ontvangen voegen we aan de werkorder bewerkingsvolgorde het artikel “Toeslagen met factuur” toe. We vullen de kosten in, hetzij in relatie tot het geproduceerde aantal, of gewoon onder Minimum kosten het factuurtotaal (excl. BTW):

GAMBINO 002

Op de werkorder klikken we op “Inkopen uitbesteed werk”, daarna op “Maak bestellingen aan”, (we gaan geen bestelling versturen!), We klikken op “Ontvangen” (heel belangrijk want zo worden de kosten opgenomen in het onderhanden werk), en tenslotte op “Factuur aanmaken”:

GAMBINO 003

Hoe worden de facturen dan geboekt?

Op de werkorderkaart zien we als Boekingen: Goederen in bewerking de kosten opgevoerd in het onderhanden werk:

GAMBINO 004

Als we de presentatie wijzigen naar Boekingen: Tegen dan zien we dat de tegenrekening “Overige kosten” is. Die rekening komt dus uit de artikelgroep die we eerder ingesteld hebben. Als de behoefte bestaan om te boeken op andere rekeningen voor andere soorten facturen moeten we dus een bijbehorende artikelgroep en bewerking aanmaken, en de bijbehorende leveranciers koppelen.

GAMBINO 005

Bron: Exact

Werkorders plannen naar seriegrootte in Exact Online

/in /door

Efficiënt produceren betekent vaak dat we een ketel vullen met een vaste hoeveelheid, of dat we een seriegrootte maken van een vast aantal stuks. Op die manier maken we optimaal gebruik van onze productiemiddelen waardoor de kosten laag blijven. We hebben het scherm voorraadplanning aangepast met een optie om werkorders te maken rekening houdend met deze optimale seriegrootte.

Seriegrootte van de stuklijstversie

Bij het onderhoud van de stuklijstversie kunnen we een seriegrootte invoeren. Deze seriegrootte wordt uitgedrukt in de eenheid van het maakartikel.:

Voorraadplanning naar optimale seriegrootte

Het scherm voorraadplanning ([Productie] Planning, Voorraadplanning) is uitgebreid met een optie “Naar boven afronden op seriegrootte”. Wanneer deze optie gekozen wordt zal de resulterende werkorder de seriegrootte van de default stuklijstversie hebben, of een geheel aantal keer deze seriegrootte:

Deze verbetering is nu beschikbaar in alle edities van Exact voor Productie. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact voor Productie gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

Bron: Exact Support Blog

Exact voor Productie Ease of Use: Klantnaam in het werkorderoverzicht

/in /door

Als een werkorder is gekoppeld aan een verkooporder dan wordt de naam van de klant getoond op het werkorderscherm, op de werkbon en op een aantal overzichten. Een belangrijk rapport waar de klantnaam nog ontbrak is het overzicht werkorders. Inmiddels hebben we de klantnaam toegevoegd.

Op het overzicht werkorders ([Productie] werkorders, Overzicht) kunnen we met een schermaanpassing (gereedschapsicoontje rechtsboven) het veld Klant toevoegen:

Deze verbeteringen zijn beschikbaar in alle edities van Exact voor Productie. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact voor Productie gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

Bron: Exact Support Blog

Waar vind ik een lijst van alle producten die ik deze maand geproduceerd heb?

/in /door

Als we een lijst willen maken van alle producten die we in een bepaalde periode hebben geproduceerd dan lijkt het menupad Ontvangsthistorie de voor de hand liggende weg. Nu is dat pad bedoeld om de ontvangstslip (opnieuw) af te drukken, en voldoet het niet aan het doel om een rapport te maken van alle ontvangen producten in een periode. Gelukkig is er een ander rapport dat dit wel kan.

Retouren ontvangst aanmaken

Via het menupad [Productie] Werkorders, Retouren ontvangst, Aanmaken krijgen we een lijst te zien met alle artikelen die geproduceerd zijn. Via bijvoorbeeld de tab Datum ontvangen zijn de ontvangsten gegroepeerd naar datum. Dit rapport kan ook worden geëxporteerd naar Excel of worden afgedrukt:


(Klik om te vergroten)

Als u dit niet het meest voor de hand liggende menupad vindt zijn we dat met u eens. We werken er aan.

Deze functionaliteit is beschikbaar in alle edities van Exact voor Productie.

Bron: Exact Support Blog

Corrigerende voorraadtransacties in Exact voor Productie Online

/in /door

Fouten maken is menselijk. We geven wel eens te veel materiaal uit (en dat moet dan terug in de voorraad), of hebben verbruik van het verkeerde materiaal geregistreerd, of we ontvangen per ongeluk op de verkeerde werkorder, of we willen juist meer materiaal uitgeven maar de betreffende regel wordt niet meer getoond. Wat nu?

Teveel of verkeerd materiaal uitgegeven op een werkorder

De situatie is dat we dat verbruik nu op een werkorder hebben geregistreerd terwijl we het materiaal nog gewoon op de werkvloer hebben liggen. Het materiaal mag terug in de voorraad, en het teveel moet worden gecorrigeerd op de werkorder anders klopt de nacalculatie niet.

De snelste weg is om naar het werkorder scherm te gaan, tab Uitgegeven. Daar is een link Storneren. We klikken de link en komen op het scherm Retour materiaaluitgifte – Nieuw. Daar markeren we de materialen die we willen corrigeren en klikken op de knop Nieuw. Op het volgende scherm, Retour materiaaluitgifte vullen we de hoeveelheden in die geretourneerd worden, eventueel een reden, en klikken op de knop Verwerken:

Stel nu dat we materiaal hebben ingekocht op de werkorder en we willen een hoeveelheid retourneren. Het correcte proces is om eerst de bovenstaande procedure uit te voeren, en daarna via [Inkoop] Ontvangsten en retouren, Retouren aanmaken de materialen uit het magazijn naar de leverancier te retourneren.

Niet genoeg uitgegeven, maar het materiaal wordt niet meer getoond op het uitgiftescherm

Stel de geplande hoeveelheid is 4,00 meter. Die hebben we al uitgegeven, maar op de werkvloer wordt een metertje verprutst. Geen nood, we gaan de ontbrekende meter uitgeven. Helaas laat het uitgiftescherm niets meer zien, immers alle geplande materiaal is uitgegeven. Gelukkig is er dan nog de knop Ontvangen. Als we daar op klikken worden alle regels getoond die al uitgegeven zijn. We vullen de extra hoeveelheid van 1,00 meter in en klikken op de knop Verwerken:

Teveel of het verkeerde product ontvangen

We hebben 40 stuks product ontvangen. Helaas wordt daar bij de kwaliteitscontrole anders over gedacht. Drie stuks komen terug voor herstelwerk. De snelste weg is om naar het werkorder scherm te gaan, tab Ontvangen. Daar is een link Storneren. We klikken de link en komen op het scherm Retour ontvangst – Nieuw. Daar markeren we de (bij-) producten die we willen corrigeren en klikken op de knop Nieuw. Op het volgende scherm, Retour ontvangst vullen we de hoeveelheden in die geretourneerd worden, eventueel een reden, en klikken op de knop Verwerken:

Bron: Exact Support Blog

Exact voor Productie ease of use: Formulieren voor de werkvloer in Exact Online

/in /door

De gebruikelijke methode in Exact voor Productie om informatie naar de werkvloer te brengen zijn documenten en de Smart Shop Floor app. Toch zijn er vaak ook gegevens nodig die niet gemakkelijk in Exact voor Productie onder te brengen zijn, of er is een behoefte om gegevens te verzamelen op de werkvloer door middel van formulieren. Een recente verbetering maakt het mogelijk om formulieren voor te bedrukken met gegevens uit Exact voor Productie.

Een formulier ontwerpen in Exact voor Productie

We kunnen het formulier zelf ontwerpen in een oplossing zoals Visio en het opslaan als een .jpg bestand. Het is een goed idee als het formulier dezelfde lengte en breedte verhoudingen heeft als de lay-out. Dus, als we een A4 formulier willen zullen we het ontwerp van de .jpg daar op moeten afstemmen.

(Klik om te vergroten)

Als we dan met de lay-out in Exact Online aan de slag gaan slepen we het “Briefpapier” op de lay-out en selecteren we ons .jpg bestand. We kunnen nu velden gaan toevoegen als gebruikelijk:

(Klik om te vergroten)

Tekst aan het formulier toevoegen

We kunnen kiezen of we teksten zoals “Kwaliteitscontrole” in de .jpg opnemen of als “Tekst (label)” in de lay-out:

(Klik om te vergroten)

Deze functionaliteit is origineel ontworpen om briefpapier in lay-outs zoals facturen en bestellingen toe te voegen.

Deze verbeteringen zijn beschikbaar in alle edities van Exact voor Productie. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact voor Productie gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

Meer informatie bij Pieter Hamans, pieter.hamans@exact.com

Bron: Exact Support Blog

Exact voor Productie Ease of Use: Verbeteringen aan de werkorder afhandeling Exact Online

/in /door

Als we alle materialen hebben uitgegeven, het product ontvangen, de tijd hebben geregistreerd en de inkoopfacturen hebben geboekt kunnen we de werkorder afhandelen. Het afhandelen blokkeert de werkorder voor nieuwe transacties en maakt een boeking aan. Soms vindt het afhandelen in een periode plaats na de ontvangst, of hebben we een transactie vergeten. Twee verbeteringen maken het makkelijker om de werkorder correct af te handelen.

Wat gebeurt er als we een werkorder afhandelen?

We moeten ons bedenken dat we een werkorder kunnen gereedmelden en kunnen afhandelen. Als we deze termen verwarrend vinden: Een werkorder wordt gereed gemeld als er product ontvangen wordt in de voorraad, of als er product gereed is om te verzenden. Gereedmelden is een taak voor de werkvloer. Als we een werkorder afhandelen dan betekent dat dat we alle goederenbewegingen (uitgaven, ontvangsten) geregistreerd hebben, alle tijdregistraties hebben goedgekeurd en alle inkoopfacturen voor die werkorder hebben ingeboekt. Het is nu het moment om het verschil tussen de voorcalculatie en de nacalculatie naar de winst en verlies rekening te boeken. Dit is een taak voor de productieboekhouder. We bevelen aan dat de rechten om een werkorder af te handelen alleen aan een boekhouder worden toegekend, en we bevelen aan om werkorders tijdig af te handelen. Werkorders kunnen worden afgehandeld met een knop op het werkorder scherm of via het menu [Productie] Werkorders, Afhandelen.

 

Werkorder datum van afhandeling

Als we een werkorder niet afhandelen dan blijft het resultaat (het verschil tussen de kostprijs van het product en de verwachte kostprijs van de werkorder) op de balans, in het onderhanden werk. Als we de werkorder afhandelen wordt het resultaat uit het onderhanden werk genomen en naar de productievariantie rekening op de winst en verlies rekening geboekt. Eerder werd deze boeking gemaakt op de dag dat de werkorder werd afgehandeld.  Een verbetering aan [Productie] Werkorder, Afhandelen maakt het nu mogelijk om een boekingsdatum voor het afhandelen in te voeren. Op deze manier kan het resultaat worden gerealiseerd in dezelfde periode (of financieel jaar) als de ontvangst van de werkorder. Als we afhandelen via de knop op het werkorder scherm kunnen we geen datum invoeren.

COMPLETE-001-NL

(Klik om te vergroten)

 

Afhandelen ongedaan maken

Soms handelen we de verkeerde werkorder af, of we vinden nog een factuur die we graag willen koppelen aan een werkorder. Tot nu toe was de status van afgehandeld voor eeuwig. Een verbetering maakt het nu mogelijk om de status van afhandelen ongedaan te maken.

COMPLETE-002-NL

(Klik om te vergroten)

 

Deze verbeteringen zijn beschikbaar in alle edities van Exact voor Productie. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact voor Productie gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

Bron: Exact Support Blog