Berichten

Tijd voor de grote financiële schoonmaak

/in /door

Vier financiële processen die nog vaak leunen op lossen systemen of spreadsheets

Digitalisering en automatisering zijn binnen financiële afdelingen in rap tempo de norm aan het worden. Veel automatiseringsprojecten binnen ondernemingen worden geïnitieerd vanuit de CFO of Financiële Manager.

Toch komt het nog regelmatig voor dat financiële afdelingen werken met Word- en Excel-bestanden, of gegevens uit verschillende systemen handmatig aan elkaar knopen. Dat geldt niet alleen voor kleinere organisaties; zelfs bij grote bedrijven komt het regelmatig voor.

Tijd om de bezem te halen door het woud van losse tools, systemen en bestanden. Maar waar begin je? Start eens met het bekijken van de volgende vier processen. Zijn ze herkenbaar? Dan loop je onnodig risico en is het beter de schoonmaak-handen uit de mouwen te gaan steken.

1. Rapportages in Excel

De autofill-functie van Google verraadt dat Excel nog vaak wordt gebruikt in het financiële proces:

Spreadsheets worden regelmatig gebruikt om rapportages mee te maken of voor consolidatie. En dat terwijl je hier een behoorlijk risico mee loopt. Eén klein typefoutje in een Excel-formule kan er al voor zorgen dat het management totaal verkeerde cijfers krijgt voorgeschoteld.

Daar weten ze bij het Britse pensioenfonds Mouchel alles van: de ontdekking van een rekenfout in een spreadsheet zorgde voor tot een neerwaartse bijstelling van het resultaat van 8,6 miljoen Britse pond. De aandelenkoers daalde na de bekendmaking daarvan met ruim 30 procent en de CEO werd gedwongen af te treden.

En dit is geen uitzondering. Felienne Hermans van de TU Delft onderzocht 15.000 spreadsheets en kwam tot de conclusie dat ruim 750 bestanden (dat is 5 procent) méér dan 100 fouten bevatten. De voornaamste oorzaak: spreadsheets worden binnen bedrijven heen en weer gestuurd en iedereen kan naar eigen inzicht wijzigingen aanbrengen, zonder dat duidelijk is afgesproken wie waarvoor verantwoordelijk is.

Een ander risico is dat dit soort rapportage-spreadsheets zo ingewikkeld zijn, dat er vaak maar één persoon binnen de organisatie is die weet hoe ze zijn opgebouwd (en dus kunnen worden aangepast). Als deze spreadsheet-koning(in) niet aanwezig is of nog erger, de organisatie verlaat, dan heb je een probleem.

2. Factureren in Word

Je staat er misschien niet elke dag bij stil, maar als er één document is binnen de financiële afdeling die de afgelopen decennia een flinke transformatie heeft doorgemaakt, dan is het wel de factuur.

Ga maar na. Vroeger kreeg je papieren facturen per post binnen, die je handmatig moest inboeken in het crediteureninkoopboek. De eerste stapjes op het gebied van digitalisering werden gezet door het inscannen van deze papieren facturen. De volgende stap (de meeste bedrijven hebben deze inmiddels wel gemaakt) is het versturen van facturen als pdf-bestand via e-mail. Dat levert al een kostenbesparing op: facturen hoeven niet meer te worden geprint of gefrankeerd. Maar deze manier van werken is nog altijd behoorlijk arbeidsintensief; facturen worden nog handmatig (meestal in Word) gemaakt, de ontvanger moet de pdf vervolgens weer verwerken, en soms zelfs informatie handmatig overtikken. Ook hier komt foutgevoeligheid weer om de hoek kijken.

Als je deze zomer toch de bezem door je financiële processen haalt, waarom zou je dan niet de volgende stap nemen door volledig elektronisch te gaan factureren via UBL? UBL (Universal Business Language) is een standaard format voor elektronisch factureren. Een UBL-factuur maakt het daarom ook mogelijk om factuurdata van boekhoudpakket A naar boekhoudpakket B te sturen. Zo’n factuur kan direct worden ingelezen, zonder dat daar handmatige invoering aan te pas hoeft te komen. Dat is niet alleen een stuk efficiënter, je krijgt ook meer grip op je cashflow omdat je klanten sneller betalen.

3. Expense management

Declaraties indienen en verwerken is ook typisch zo’n typisch proces dat wordt bijgehouden in losse systemen of spreadsheets. En laten we eerlijk zijn; invoeren van declaraties staat al niet bovenaan het favorietenlijstje van de gemiddelde werknemer. Het onhandige geklooi met bonnetjes (je raakt er altijd wel een paar kwijt), het onthouden welk Btw-tarief ook alweer hoort bij treinkaartjes; het is al geen feest, laat staan dat je declaraties moet indienen via een Excel-bestandje.

Voor de finance-afdeling is het werken met Excel-spreadsheets voor declaraties vooral onhandig wanneer er verantwoording moet worden afgelegd bij de Belastingdienst. Probeer immers maar eens een bonnetje snel terug te vinden als daar naar gevraagd wordt.

Hoewel papieren bonnetjes voorlopig nog niet zullen verdwijnen, is het met financiële software inmiddels een stuk eenvoudiger geworden om bonnetjes te scannen en automatisch te verwerken. Dat maakt declareren niet alleen minder frustrerend voor werknemers, maar ook minder foutgevoelig. Een bijkomend voordeel is dat alle onkostendeclaraties in een centraal systeem bijgehouden worden – wel zo handig als de fiscus aanklopt.

4. Verlof en verzuim

Misschien komt dit bekend voor; je bent druk bezig om de laatste hand te leggen aan de maandafsluiting, als de HR-manager om half zes binnenkomt om nog wat wijzigingen door te geven in de verlof- en verzuimadministratie. Aangezien alle nog openstaande vakantiedagen op de juiste manier moeten worden verwerkt op de balans, betekent dit ook een last-minute wijziging voor de maandafsluiting. Dat is nog maar half zo erg, maar wanneer verlof en verzuim ook nog eens worden geregistreerd in losse systemen of Excel-bestanden, dan is het helemaal frustrerend. En het komt nog regelmatig voor dat grotere organisaties dit nog steeds in een apart bestandje administreren, waardoor er veel data handmatig moeten worden uitgedraaid en overgedragen van HR naar finance.

Kortom: het gebruik van losse systemen, Word-bestanden en Excel-spreadsheets is iets wat vaak historisch zo gegroeid is, maar er komt altijd het moment waarop deze manier van werken zorgt voor inefficiënties – en zelfs voor fouten. De herfstmaanden zijn uitermate geschikt om de huidige systemen en processen eens tegen het licht te houden – al was het maar om op tijd klaar te zijn met de opruiming voor de start van het nieuwe financiële jaar.

Bron: Exact

Binnen Exact Synergy bijlagen koppelen aan een verzoek

/in /door

In de definitie van een verzoek kunt u definiëren welke velden in het verzoek worden getoond. Zo kunt u bijvoorbeeld het veld ‘Document’ toevoegen, waarmee u een document kunt koppelen aan een verzoek.

Wanneer u een bestand, bijvoorbeeld een Word document of een PDF document aan een verzoek wilt koppelen, kunt u dit doen door het bestand te koppelen aan een document, en vervolgens dit document te koppelen in het verzoek.

Het is echter ook mogelijk om het bestand rechtstreeks aan het verzoek te koppelen. Hiervoor dient u in de verzoekdefinitie het veld ‘Bijlagen’ toe te voegen.

In een verzoek waarin dit veld aanwezig is kunt u met de knop ‘Bladeren’ meerdere bijlagen één voor één selecteren. Na het bewaren van het verzoek zijn de bijlagen aan het verzoek gekoppeld, en kunt u deze vanuit het verzoek ook openen en bekijken, of indien gewenst verwijderen.

Bron: Exact Support Blog

Exact Synergy Word Merge tricks

/in /door

Exact Synergy offers the possibility the send (bulk)-emails and -letters. This has been possible for years already, but last year this mechanism was completely renewed. This new Word Merge is by default activated for new customers. Customers already using Synergy for over a year can also benefit from these new possibilities. Switching to this new mechanism is quite straighforward and the benefits are great. For more information go to this video or this blog post.

With the new Word Merge, letter- and email-templates can be made in MS Word. In MS Word, the template creator selects which schema to use, where a schema is nothing more than a group of merge fields. Merge fields from the selected template(s) can be dragged into the MS Word template. At the moment a user is creating a letter or sending an email to a customer or colleague, these merge fields will be filled with the correct corresponding data.

Exact delivers a huge set of merge fields by default which are stored in one big schema. Administrators can create their own schemas with their own set of merge fields. He can use default merge fields or add new merge fields to this schema: field that were not delivered by default. How this works, is described in the example below. Credits for this example go to my colleagues Sanja Djuretic and Mahyar Shojaeifar.

A real life example

In this example we will extend a schema used to create a Word Merge template for this scenario: For the request type “I Need” a “TextFreeField4″ is linked to the item. In this example an item with a code 80003 and description Flowers is selected in specific request, as shown in the following screenshot.1picture

 
When the WordMerge template for the letter from Request is created using Exact General schema then mapping TextFreeField4 to the content control in template document will result in showing item code, here 80003, in the final letter. 2picture

– If user wants to show description of the TextFreeField4, in this example Flowers, than it is necessary to extend the schema used for xml mapping by means of adding new metadata and creating new schema related to the new metadata.

One can get new metadata, here item description of the “TextFreeField4″ (“freetextfield_04″ DB name), in 2 different ways:
• By sub query:
<Field name=”ItemDescFromTextFreeField4″ sql=”(SELECT Description FROM Items WHERE ItemCode = {0}.freetextfield_04)” />
• By using join:
<Join name=”ItemFromTextFreeField4″ lookUpEntity=”Items” lookUpJoinType=”left” fieldName=”freetextfield_04″ lookUpKey=”Code”  />

Note that using join it is possible to get more information from the Item while sub query returns only one value, description in here.

-Following section shows the content of new metadata file and schema and explains how and where to save these files.
These files should be created and saved according to the naming conventions and in the folders as described in the document How to: Extending Word Merge schemas

1.Save following metadata as “MailMergeTags.Req.xml” file in the “xml” folder of the Synergy “Exact WordMerge Integrator” installation:

<?xml version=”1.0″ encoding=”utf-8″?>
<eExact>
<Entities>
<Entity name=”Request”>
<Fields>
<Field name=”ItemDescFromTextFreeField4″ sql=”(SELECT Description FROM Items WHERE ItemCode = {0}.freetextfield_04)” />
</Fields>
<Joins>
<Join name=”ItemFromTextFreeField4″ lookUpEntity=”Items” lookUpJoinType=”left” fieldName=”freetextfield_04″ lookUpKey=”Code”  />
</Joins>
</Entity>
</Entities>
</eExact>

2.Save following text as “Req.Schema.xml“. You can save it in the same folder as the above metadata file is saved.

<eExact  xmlns=”Exact extended Request schema”>
<Request>
<ItemDescFromTextFreeField4>Description of item, stored in request free text field no.4</ItemDescFromTextFreeField4>
<ItemFromTextFreeField4>
<AssortmentCode>AssortmentCode</AssortmentCode>
<Description>Description</Description>
<IsSerialNumberItem>IsSerialNumberItem</IsSerialNumberItem>
<LongDescription>LongDescription</LongDescription>
<NetWeight>NetWeight</NetWeight>
<Picture>Picture</Picture>
<StatisticalNumber>StatisticalNumber</StatisticalNumber>
</ItemFromTextFreeField4>
</Request>
</eExact>

3.Upload new schema to the Synergy – click on the Documents menu in the Word Merge section on the Schemas and select New Schema. Choose Request as a group.
Note: It is not necessary to upload new schema to Synergy before you use it to create the Word Merge template but in case that you want to share it with other users we recommend the upload.

-Next step is to update the existing Word document used for Request letter template with the free field description field from the new schema.
This can be achieved by adding new schema in the Xml Mapping pane – add new Custom XML Part –  and then adding new description field to the template document as shown below.
Save and upload this document template to Synergy and you are ready to use it!

The letter created from the Request using latest template (created with the field from extended schema) will contain description for the item selected in related TextFreeField4. 3picture

Our customers and partner can go to this document in the customer portal, where attached is a simple app Word2SQLApp which gets the template, extracts used tags and output final SQL; it can help to understand how template will behave during merge process.

Furthermore, attached here are extended metadata file, schema and template used as examples in this document.

Bron: Exact Product Blog